15 OCTOBRE 2018. - Décret relatif à la communication électronique, publique ou adressée aux particuliers, des autorités de la région de langue allemande
Le Parlement de la Communauté germanophone a
adopté et Nous, Gouvernement, sanctionnons ce qui suit : CHAPITRE 1er. - Dispositions
générales Article 1er. Qualifications Dans le présent décret, les
qualifications s'appliquent à tous les sexes. Art. 2. Définitions Pour l'application
du présent décret, il faut entendre par : 1° autorité : a) la Communauté germanophone; b)
les organismes de droit public qui dépendent de la Communauté germanophone; c) les communes,
les centres publics d'action sociale et autres entités territoriales de la région de langue allemande; d)
tout organisme qui, indépendamment de sa nature et de sa forme juridique, - a été créé pour
satisfaire spécifiquement des besoins d'intérêt général ayant un caractère autre que commercial, et -
est doté de la personnalité juridique, et - dont l'activité est financée essentiellement par
les autorités ou organismes mentionnés aux a), b) et c) ou qui est soumis, en ce qui concerne sa direction,
à leur tutelle ou dont l'organe d'administration, de direction ou de tutelle est majoritairement composé
de membres désignés par ces autorités ou organismes; e) les associations créées par une ou plusieurs
des autorités mentionnées aux a), b), c) ou d); 2° communication : toute transmission d'informations
de la part d'une autorité ou adressée à celle-ci dans le cadre de ses compétences et comportant notamment
l'utilisation de formulaires ou de tout autre document, ainsi que le traitement et la diffusion de données
ad hoc; 3° formulaire : tout document structuré qui est utilisé dans le cadre d'une procédure
et à l'aide duquel un usager externe introduit des demandes auprès des autorités ou échange des informations
avec celles-ci; 4° données de journalisation : toutes données techniques de connexion ou de
trafic qui sont enregistrées par les serveurs des autorités; 5° signature électronique : la
signature électronique au sens de l'article 3, 10°, du règlement UE n° 910/2014; 6° signature
électronique qualifiée : une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3, 12°, du règlement
UE n° 910/2014; 7° cachet électronique qualifié : un cachet électronique qualifié au sens de
l'article 3, 27°, du règlement UE n° 910/2014; 8° horodatage électronique qualifié : un horodatage
électronique qualifié au sens de l'article 3, 34°, du règlement UE n° 910/2014; 9° service d'envoi
recommandé électronique qualifié : un service d'envoi recommandé électronique qualifié au sens de l'article
3, 37°, du règlement UE n° 910/2014; 10° applications mobiles : les logiciels d'application
conçus et développés par les autorités ou pour leur compte, en vue d'être utilisés par le grand public
sur des appareils mobiles, tels que des smartphones ou des tablettes. Ils ne comprennent pas les logiciels
qui contrôlent ces appareils (systèmes d'exploitation mobiles), ni le matériel informatique; 11°
personnes dépendantes : les personnes mentionnées à l'article 3, 3°, du décret du 13 décembre 2016 portant
création d'un Office de la Communauté germanophone pour une vie autodéterminée; 12° accessibilité
: l'accessibilité mentionnée à l'article 3, 7°, du décret du 13 décembre 2016 portant création d'un Office
de la Communauté germanophone pour une vie autodéterminée; 13° norme : une norme au sens de
l'article 2, 1°, du règlement UE n° 1025/2012; 14° norme européenne : une norme européenne au
sens de l'article 2, 1°, b), du règlement UE n° 1025/2012; 15° norme harmonisée : une norme
harmonisée conformément à l'article 2, 1°, c), du règlement UE n° 1025/2012; 16° médias temporels
: les types de médias suivants : uniquement audio, uniquement vidéo, audio et vidéo, audio et/ou vidéo
avec des composants interactifs; 17° pièces de collections patrimoniales : des biens privés
ou publics présentant un intérêt historique, artistique, archéologique, esthétique, scientifique ou technique,
et faisant partie de collections conservées par des institutions culturelles telles que des bibliothèques,
des archives ou des musées; 18° règlement UE n° 1025/2012 : le règlement (UE) n° 1025/2012 du
Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif à la normalisation européenne, modifiant
les directives 89/686/CEE et 93/15/CEE du Conseil ainsi que les directives 94/9/CE, 94/25/CE, 95/16/CE,
97/23/CE, 98/34/CE, 2004/22/CE, 2007/23/CE, 2009/23/CE, et 2009/105/CE du Parlement européen et du Conseil
et abrogeant la décision 87/95/CEE du Conseil et la décision n° 1673/2006/CE du Parlement européen et
du Conseil; 19° règlement UE n° 910/2014 : le règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen
et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour
les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE est d'application; 20°
directive européenne : la directive (UE) 2016/2102 du Parlement européen et du Conseil du 26 octobre
2016 relative à l'accessibilité des sites internet et des applications mobiles des organismes du secteur
public. CHAPITRE 2. - Communication électronique adressée aux particuliers Section
1re - Effet juridique des communications électroniques Art. 3. Principes §
1er - L'effet juridique d'une communication ne peut être contesté au seul motif qu'elle
est établie par voie électronique. L'alinéa 1er n'est applicable que si les
conditions suivantes sont remplies : 1° les conditions mentionnées à l'article 3, § 2,
alinéa 2, relatives aux procédés auxquels recourir en cas de communication électronique; 2°
les conditions minimales fixées aux articles 4 à 12; 3° les conditions fixées, le cas échéant,
par le Gouvernement en vertu de l'article 13; 4° les conditions techniques édictées en vertu
de l'article 15, alinéa 2; 5° les conditions relatives à l'accord des autorités et usagers concernés
conformément à l'article 16; 6° les mesures que les autorités doivent prendre conformément à
l'article 17. § 2 - Toute exigence légale, décrétale ou règlementaire de forme requise
à l'occasion d'une communication est réputée satisfaite, par voie électronique, lorsque les qualités
fonctionnelles de cette exigence ont été préservées conformément aux conditions minimales fixées dans
le présent chapitre. L'autorité définit un ou plusieurs procédés auxquels recourir en cas de
communication électronique; ils sont objectifs, transparents, proportionnés et non discriminatoires.
Ce faisant, le contexte et l'objet de l'information à laquelle s'appliquent les exigences de forme, ainsi
que toutes les circonstances y ayant trait, sont pris en considération. Art. 4. Formulaires Un
formulaire électronique dûment complété, validé par l'autorité et transmis, avec ses éventuelles annexes,
est assimilé au formulaire papier ayant le même objectif, dûment complété, signé et transmis à l'autorité
concernée. Art. 5. Forme papier L'exigence d'écrits sur support papier ou durable est
satisfaite par tout instrument qui, d'une part, permet à l'autorité ou à l'usager de stocker des informations
qui lui sont adressées d'une manière permettant de s'y reporter ultérieurement pendant un laps de temps
adapté aux fins auxquelles les informations sont destinées et qui, d'autre part, permet la reproduction
à l'identique des informations stockées. Art. 6. Signature L'exigence d'une ou plusieurs
signatures manuscrites ou de paraphes pour assurer la validation d'un formulaire, d'une pièce qui s'y
rattache ou de tout autre document requis dans le cadre d'une communication électronique est remplie
: 1° par l'utilisation d'une signature électronique qualifiée; 2° par tout autre procédé
reconnu et validé par l'autorité et qui garantit l'authenticité de l'origine, l'adhésion au contenu de
l'acte et le maintien de l'intégrité des informations contenues dans le document. Art. 7. Cachet
et sceau L'exigence d'un cachet ou d'un sceau sur un document est satisfaite : 1° par
l'utilisation d'un cachet électronique qualifié; 2° par l'utilisation d'une signature électronique
conformément à l'article 6, apposée soit sous le contrôle de la personne morale titulaire dudit sceau,
soit par son représentant. Art. 8. Recommandés L'exigence d'un envoi par recommandé
est satisfaite : 1° par un recommandé électronique notifié par un service d'envoi recommandé
électronique qualifié; 2° par tout procédé de recommandé électronique qui respecte les conditions
fixées par le Gouvernement. Art. 9. Horodatage L'exigence d'un horodatage sur un document
est satisfaite : 1° par l'utilisation d'un horodatage électronique qualifié; 2° par
tout procédé reconnu et validé par l'autorité et qui garantit l'exactitude de la date et de l'heure ainsi
que l'intégrité des données liées à celles-ci. Art. 10. Mentions manuscrites L'exigence
de mentions manuscrites est satisfaite par tout procédé reconnu et validé par l'autorité garantissant
que l'attention de celui qui s'oblige a été attirée avec la même efficacité sur la portée de son engagement. Valent
comme mentions manuscrites la mention « lu et approuvé » ainsi que toute autre mention manuscrite qui
permet d'attirer l'attention du signataire. Art. 11. Exemplaires L'exigence d'envoi
en plusieurs exemplaires est satisfaite dès que les documents ont été transmis par voie électronique
moyennant le respect des modalités prévues par l'autorité, et pour autant que le procédé utilisé permette
la conservation des informations figurant dans le document dans le respect des fonctions d'intégrité
et de pérennité, tout en permettant à chacune des parties, destinataire ou expéditrice, d'y avoir accès
et de les reproduire à l'identique. Art. 12. Transmission § 1er
- Si des dispositions légales, décrétales ou règlementaires prévoient un envoi postal à une adresse précise,
un formulaire est considéré comme dûment introduit lorsqu'il a été transmis par voie électronique à l'autorité
compétente dans le respect des conditions fixées au chapitre 2 et des autres modalités de transmission
prévues pour tout formulaire électronique. Lorsqu'un accusé d'enregistrement doit être transmis
à l'usager, ledit accusé ainsi que les données de journalisation détenues par les autorités font foi,
jusqu'à preuve du contraire, de la réception technique du formulaire et des pièces qui l'accompagnent,
ainsi que du moment de la réception et du contenu des données transmises. § 2 - Sous
réserve du droit de chaque autorité d'exiger, si nécessaire et avant toute prise de décision, la remise
par l'usager d'une copie des données originales, les pièces justificatives qui sont annexées à un formulaire
électronique peuvent être transmises sous forme électronique. A défaut de pouvoir transmettre
une pièce électronique ayant valeur d'original, reconnue et validée par l'autorité, l'usager est autorisé
à remettre une version électronique constituant une copie de la pièce originale. Dans ce cas, l'usager
accompagne cette version électronique d'une déclaration sur l'honneur attestant qu'il est en possession
de la pièce originale qu'il conserve à disposition de l'autorité pour consultation éventuelle. Art.
13. Autres conditions minimales Sans préjudice des prescriptions fixées par l'autorité fédérale
en matière de communication et de services de confiance électronique, le cas échéant aux fins d'application
du règlement UE n° 910/2014, le Gouvernement peut déterminer d'autres conditions minimales auxquelles
doit répondre une communication électronique pour bénéficier de l'assimilation mentionnée à l'article
3, § 2. Section 2 - Correspondance électronique Art. 14. Principe Sans
préjudice de dispositions légales, décrétales ou règlementaires contraires, un usager ne peut être contraint
de poser un acte ou d'entrer en communication avec l'autorité par voie électronique. Art. 15.
Communications à une autorité Une communication électronique à une autorité n'a d'effet juridique
que si cette autorité a rendu public le fait qu'elle autorise l'usage de cette voie de communication. L'autorité
peut fixer des restrictions et des exigences techniques supplémentaires pour les communications électroniques. Art.
16. Correspondance entre l'usager et l'autorité § 1er - L'autorité peut
communiquer avec un usager par voie électronique si les dispositions légales, décrétales ou règlementaires
applicables ne prévoient pas explicitement l'utilisation de ce moyen de communication. §
2 - La transmission tant unilatérale que bilatérale de communications entre un usager et une autorité
qui s'opère uniquement par voie électronique n'a d'effet juridique que si l'usager a préalablement marqué
son accord explicite quant à l'utilisation de ce moyen de communication. Préalablement, l'autorité
informe l'usager de manière détaillée sur d'éventuelles démarches administratives et sur les conséquences
juridiques de cet accord. L'usager peut en tout temps révoquer cet accord pour la correspondance
future, et ce, sans justification. Si pendant une correspondance électronique avec l'autorité,
l'usager rencontre des problèmes techniques, il peut dans ce cas communiquer avec elle par tout autre
moyen en indiquant le problème, et ce, nonobstant l'accord mentionné à l'alinéa 1er. Art.
17. Mesures techniques En tenant compte du contenu, de l'objectif et de la nature de la communication
électronique, l'autorité prend toutes les mesures nécessaires pour : 1° assurer la sécurité
des communications électroniques; 2° garantir la confidentialité, l'authenticité et la complétude
des données échangées; 3° assurer la traçabilité des transferts de données; 4° garantir
l'accessibilité. CHAPITRE 3. - Communication électronique publique Art. 18. Clause
européenne Le présent chapitre transpose partiellement la directive (UE) 2016/2102 du Parlement
européen et du Conseil du 26 octobre 2016 relative à l'accessibilité des sites internet et des applications
mobiles des organismes du secteur public. Art. 19. Champ d'application Le présent chapitre
comprend les règles en vertu desquelles il convient de veiller à ce que les sites internet, quel que
soit l'appareil utilisé pour y accéder, et les applications mobiles des autorités respectent les exigences
en matière d'accessibilité énoncées à l'article 20. Les dispositions du présent chapitre ne
s'appliquent pas aux sites internet et applications mobiles qui : 1° proviennent de diffuseurs
de service public et de leurs filiales ou d'autres organismes et de leurs filiales accomplissant une
mission de diffusion de service public; 2° proviennent des organismes mentionnés à l'article
2, 1°, d), qui ne fournissent pas de services essentiels pour le public, ni de services répondant spécifiquement
aux besoins des personnes dépendantes ou destinés à celles-ci, notamment ceux repris à l'article 3, 5°,
du décret du 13 décembre 2016 portant création d'un Office de la Communauté germanophone pour une vie
autodéterminée. Les dispositions du présent chapitre ne s'appliquent pas aux contenus des sites
internet et applications mobiles suivants : 1° les formats de fichiers bureautiques publiés
avant le 23 septembre 2018, sauf si ces contenus sont nécessaires pour les besoins de processus administratifs
actifs concernant des tâches effectuées par l'autorité concernée; 2° les médias temporels préenregistrés
publiés avant le 23 septembre 2020; 3° les médias temporels en direct; 4° les cartes
et les services de cartographie en ligne, pour autant que les informations essentielles soient fournies
sous une forme numérique accessible pour ce qui concerne les cartes destinées à la navigation; 5°
les contenus de tiers qui ne sont ni financés ni développés par l'autorité concernée, et qui ne sont
pas sous son contrôle; 6° les reproductions de pièces de collections patrimoniales qui ne peuvent
être rendues totalement accessibles en raison : a) de l'incompatibilité des exigences en matière
d'accessibilité avec la préservation de la pièce concernée ou l'authenticité de la reproduction (p. ex.,
en termes de contraste); b) de la non-disponibilité de solutions automatisées et économiques
qui permettraient de transcrire facilement le texte de manuscrits ou d'autres pièces de collections patrimoniales
et de le restituer sous la forme d'un contenu compatible avec les exigences en matière d'accessibilité; 7°
le contenu d'extranets et d'intranets, à savoir de sites internet qui ne sont accessibles qu'à un groupe
restreint de personnes et non au grand public, publié avant le 23 septembre 2019 jusqu'à ce que ces sites
internet fassent l'objet d'une révision en profondeur; 8° le contenu des sites internet et applications
mobiles qui sont considérés comme des archives, à savoir qu'ils ne présentent que des contenus qui ne
sont pas nécessaires pour les besoins de processus administratifs actifs, ni mis à jour ou modifiés après
le 23 septembre 2019. Art. 20. Principe de l'accessibilité Aux fins d'accessibilité,
les sites internet et applications mobiles des autorités sont rendus perceptibles, utilisables, compréhensibles
et robustes. Art. 21. Charge disproportionnée Les autorités appliquent les exigences
en matière d'accessibilité conformément à l'article 20 dans la mesure où le respect de celles-ci aux
fins dudit article ne leur impose pas une charge disproportionnée. Afin d'évaluer dans quelle
mesure le respect des exigences en matière d'accessibilité impose une charge disproportionnée, l'autorité
tient compte notamment des circonstances suivantes : 1° la taille, les ressources et la nature
de l'autorité concernée; 2° l'estimation des coûts et des avantages pour l'autorité concernée
par rapport à l'avantage estimé pour les personnes dépendantes, compte tenu de la fréquence et de la
durée d'utilisation du site internet ou de l'application mobile spécifique, selon le cas. L'autorité
concernée procède à l'évaluation initiale pour savoir dans quelle mesure le respect des exigences en
matière d'accessibilité impose une charge disproportionnée. Lorsqu'une autorité s'octroie la
dérogation prévue dans le présent article pour un site internet ou une application mobile spécifique,
elle explique, dans la déclaration visée à l'article 23, les parties des exigences en matière d'accessibilité
qui ne pouvaient pas être respectées et, le cas échéant, elle présente les alternatives accessibles. Art.
22. Présomption de conformité avec les exigences en matière d'accessibilité § 1er
- Le contenu des sites internet et des applications mobiles conformes à des normes harmonisées ou à des
parties de ces normes, rédigées en vertu de la directive européenne, est présumé conforme aux exigences
en matière d'accessibilité conformément à l'article 20 qui sont couvertes par ces normes ou parties de
normes. § 2 - Lorsqu'aucune référence aux normes harmonisées visées au § 1er
n'a été publiée, le contenu des applications mobiles qui satisfait aux spécifications techniques ou à
des parties de celles-ci, rédigées en vertu de la directive européenne et dont les références ont été
publiées par la Commission européenne, conformément au règlement UE n° 1025/2012, au Journal officiel
de l'Union européenne, est présumé conforme aux exigences en matière d'accessibilité énoncées à l'article
20 qui sont couvertes par ces spécifications techniques ou des parties de celles-ci. §
3 - Lorsqu'aucune référence aux normes harmonisées visées au § 1er n'a été publiée,
le contenu des sites internet qui satisfait aux exigences pertinentes de la norme européenne EN 301 549
V1.1.2 (2015-04) ou à des parties de celles-ci est présumé conforme aux exigences en matière d'accessibilité
énoncées à l'article 20 qui sont couvertes par ces exigences pertinentes ou des parties de celles-ci. Lorsqu'aucune
référence aux normes harmonisées visées au § 1er du présent article n'a été publiée,
et en l'absence des spécifications techniques visées au § 2, le contenu des applications mobiles
qui satisfait aux exigences pertinentes de la norme européenne EN 301 549 V1.1.2 (2015-04) ou à des parties
de celles-ci est présumé conforme aux exigences en matière d'accessibilité énoncées à l'article 20 qui
sont couvertes par ces exigences pertinentes ou des parties de celles-ci. Si la Commission européenne
adopte une norme mise à jour en vertu de la directive européenne, la référence à la norme européenne
EN 301 549 V1.1.2 (2015-04) doit être lue comme une référence à la norme actualisée. Art. 23.
Déclaration sur l'accessibilité L'autorité fournit et met régulièrement à jour une déclaration
sur l'accessibilité détaillée, complète et claire sur la conformité de ses sites internet et de ses applications
mobiles avec le présent décret. Elle apporte, dans un délai raisonnable, une réponse adéquate aux communications
ou demandes de l'usager. Cette déclaration sur l'accessibilité est : 1° pour les sites
internet, fournie dans un format accessible et publiée sur le site internet pertinent; 2° pour
les applications mobiles, fournie dans un format accessible et disponible sur le site internet de l'autorité
qui a développé l'application mobile concernée, ou apparaît avec d'autres informations disponibles lors
du téléchargement de l'application. Cette déclaration sur l'accessibilité comprend : 1°
une explication sur les parties du contenu qui ne sont pas accessibles et les raisons de cette inaccessibilité
et, le cas échéant, une présentation des alternatives accessibles prévues; 2° la description
d'un mécanisme de retour d'information et un lien vers ce mécanisme pour permettre à toute personne de
notifier à l'autorité concernée toute absence de conformité de son site internet ou de son application
mobile avec les exigences en matière d'accessibilité énoncées à l'article 20 et de demander les informations
exclues en vertu de l'article 19, alinéa 2, et de l'article 21; 3° un lien avec la procédure
permettant d'assurer le respect des dispositions, mentionnée à l'article 25, à laquelle il peut être
recouru dans le cas où une réponse non satisfaisante est apportée à la notification ou à la demande. L'autorité
établit la déclaration sur l'accessibilité au moyen du modèle fixé en vertu de la directive européenne. Art.
24. Contrôle Le Gouvernement contrôle la conformité des sites internet et applications mobiles
des autorités avec les exigences en matière d'accessibilité énoncées à l'article 20 sur la base de la
méthode de contrôle prévue par la directive européenne. Le Gouvernement transmet, pour information,
les rapports de contrôle à l'Office de la Communauté germanophone pour une vie autodéterminée. Art.
25. Procédure permettant d'assurer le respect des dispositions L'autorité recourt à une procédure
adéquate et efficace permettant d'assurer le respect du présent décret en ce qui concerne les exigences
énoncées aux articles 20, 21 et 23. CHAPITRE 4. - Dispositions finales Art. 26. Disposition
modificative Le chapitre II.1 du décret du 17 janvier 2000 portant création d'un Office de l'emploi
en Communauté germanophone, qui comporte les articles 14.2 à 14.6, inséré par le décret du 25 avril 2016,
est abrogé. Art. 27. Disposition modificative L'article 3 du décret du 26 mai 2009
instituant la fonction de médiateur pour la Communauté germanophone, modifié par les décrets des 14 février
2011 et 25 janvier 2016, est complété par un § 2.1 rédigé comme suit : « § 2.1
- Dans le cadre du décret du 15 octobre 2018 relatif à la communication électronique, publique ou adressée
aux particuliers, des autorités de la région de langue allemande, le médiateur vérifie : 1°
les réclamations à l'encontre de communications ou demandes reçues dans le cadre du mécanisme de retour
d'information visé à l'article 23, alinéa 3, 2°, du même décret; 2° les réclamations à l'encontre
de l'évaluation énoncée à l'article 21 du même décret et menée pour savoir dans quelle mesure le respect
des exigences en matière d'accessibilité impose une charge disproportionnée. » Art. 28. Disposition
modificative L'article 36 du décret du 13 décembre 2016 portant création d'un Office de la Communauté
germanophone pour une vie autodéterminée est remplacé par ce qui suit : « Art. 36 - Communication
électronique obligatoire Par dérogation à l'article 14 du décret du 15 octobre 2018 relatif
à la communication électronique, publique et adressée aux particuliers, des autorités de la région de
langue allemande et sans préjudice de l'article 16, § 2, alinéa 4, du même décret, l'Office peut
obliger les prestataires à communiquer avec lui par voie électronique. » Art. 29. Disposition
modificative Les articles 37 à 40 du même décret sont abrogés. Art. 30. Disposition
transitoire Les autorités appliquent les dispositions du chapitre 3 : 1° à partir du
23 septembre 2019 aux sites internet qui n'ont pas été créés avant le 23 septembre 2018; 2°
à partir du 23 septembre 2020 à tous les sites internet qui ne relèvent pas du 1°; 3° à partir
du 23 juin 2021 aux applications mobiles. Art. 31. Entrée en vigueur Le présent décret
entre en vigueur le 1er janvier 2019, à l'exception des articles 18 à 25, 27 et 30,
qui produisent leurs effets le 1er septembre 2018. Promulguons le présent décret
et ordonnons qu'il soit publié au Moniteur belge. Eupen, le 15 octobre 2018. O. PAASCH Le
Ministre-Président I. WEYKMANS La Vice-Ministre-Présidente, Ministre de la Culture,
de l'Emploi et du Tourisme A. ANTONIADIS Le Ministre de la Famille, de la Santé et
des Affaires sociales H. MOLLERS Le Ministre de l'Education et de la Recherche scientifique __________ Session
2018-2019 Documents parlementaires : 247 (2017-2018) n° 1 Projet de décret 247 (2018-2019)
n° 2 Propositions d'amendement 247 (2018-2019) n° 3 Rapport Compte rendu intégral :
15 octobre 2018 - n° 56 Discussion et vote