einde

Publicatie : 2021-03-31

Beeld van de publicatie
FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

17 MAART 2021. - Koninklijk besluit over de genealogische opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand en tot verlening van de toegang tot de DABS aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën



VERSLAG AAN DE KONING
Sire,
Het ontwerp van koninklijk besluit dat wij de eer hebben aan Uwe Majesteit ter ondertekening voor te leggen, strekt overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 29, § 2, derde lid en 79 van het oud Burgerlijk Wetboek, tot het bepalen door wie en op welke wijze de afschriften en uittreksels voor akten van respectievelijk meer dan vijftig, vijfenzeventig en honderd jaar oud afgeleverd worden en op welke wijze akten raadpleegbaar zijn voor genealogische doeleinden.
De wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing (B.S. 2 juli 2018) beoogt in haar Titel 2 de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand en heeft de oprichting van een Databank van Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) en de vereenvoudiging van de bestaande procedures en akten tot doel. Voorliggend koninklijk besluit past in het kader van de tenuitvoerlegging van die wet.
Deze wet van 18 juni 2018, zoals gewijzigd door de wet van 21 december 2018 houdende diverse bepalingen betreffende justitie, heeft de familierechtbank de bevoegdheid met betrekking tot het verlenen van toestemming om bepaalde opzoekingen te laten verrichten of een eensluidend afschrift of een uittreksel te laten geven over de afstamming van de personen op wie de akte betrekking heeft, ontnomen.
Daarnaast werd de termijn van openbaarheid van de akten van de burgerlijke stand van 100 jaar gedifferentieerd. Voor huwelijksakten is de termijn voortaan 75 jaar en voor overlijdensakten 50 jaar. Voor de overige akten werd de termijn van 100 jaar behouden.
De wetgever heeft vervolgens aan de Koning de bevoegdheid gegeven om te bepalen:
- door wie en op welke wijze de afschriften en uittreksels voor akten van respectievelijk meer dan 50, 75 en 100 jaar oud afgeleverd worden (art. 29, § 2, derde lid oud BW) en
- op welke wijze akten raadpleegbaar zijn voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden (art. 79 oud BW).
Bij het bepalen hiervan moet er rekening mee worden gehouden dat er voortaan verschillende registers naast elkaar bestaan, nl. de oude papieren registers van de burgerlijke stand en de DABS.
Het opschrift van het ontwerp van koninklijk besluit werd aangevuld op advies van de Raad van State omdat het ontwerp ook op algemene wijze, dus zonder beperking tot genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden, regelt hoe een uittreksel of een afschrift van openbare akten kunnen worden geraadpleegd.
Om dezelfde reden werd de structuur van het ontwerp aangepast om dit onderscheid duidelijker naar voren te laten komen.
De Raad van State is daarenboven van mening dat de aangehaalde bepalingen geen voldoende rechtsgrond bieden voor artikel 4.
De Raad van State stelt in haar advies dat het op grond van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen inderdaad aan de federale wetgever is om te voorzien in een rechtsgrond. Wat de burgerlijke stand betreft gaat het met name over de regelingen die opgenomen zijn in de artikelen 125, 126, 127 en 132 van de nieuwe gemeentewet, voor zover zij de registers van de burgerlijke stand betreffen. Artikel 126 van de nieuwe gemeentewet heeft specifiek betrekking op het verstrekken van uittreksels en afschriften, het legaliseren van handtekeningen en het eensluidend verklaren van afschriften van stukken door de burgemeester en de ambtenaar van de burgerlijke stand. De Raad van State haalt daarnaast ook artikel 173 van de Grondwet aan, dat stelt dat een gemeente van de burgers geen andere retributies dan de belastingen kan eisen dan wanneer de wet dit formeel mogelijk maakt.
De beoogde rechtsgrond kan echter gevonden worden in artikel 13 van de wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en gemeenten: "Voor de afgifte van een afschrift van een bestuursdocument kan een vergoeding worden gevraagd waarvan het bedrag wordt vastgesteld door de provincie- of gemeenteraad. De vergoeding die eventueel wordt gevraagd voor het afschrift, mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs."
Er zijn wel beperkingen aan het opleggen van een vergoeding, die de toenmalige Minister van Binnenlandse Zaken concreet invulde: "Wat betreft de vergoeding die in het kader van zowel actieve als passieve openbaarheid eventueel kan worden gevraagd voor de afgifte van een document, dient opgemerkt dat moeilijk kan worden aanvaard dat de wetgever de provincies en gemeenten zou dwingen om dit gratis te doen en alsdusdanig hun budgetten zou gaan bezwaren. Uitgangspunt is bijgevolg dat de vergoeding voor de afgifte van kopies zal worden vastgesteld door de provincie-of gemeenteraad. Wel werd een rem ingebouwd: de vergoeding die eventueel wordt gevraagd mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs. Voor het verkrijgen van berichten en informatie van algemeen belang zou als principe moeten gelden dat de burger hiervoor niet moet betalen. Wel moet de mogelijkheid worden voorzien dat voor sommige inlichtingen en documentatie een vergoeding wordt aangerekend, bijvoorbeeld wanneer een abnormaal hoog aantal documenten wordt opgevraagd of wanneer het verzoek er op gericht is de werking van het bestuur te verhinderen. In principe is de toegang tot informatie (ook een afschrift) dus gratis; de mogelijkheid om een bepaalde prijs aan te rekenen dient om misbruiken te voorkomen of te bestrijden. Bij het bepalen van de kostprijs kan rekening worden gehouden met de kosten van het papier en eventueel met de afschrijving van de fotokopieermachine. Personeelskosten, portkosten, ... worden hierbij in principe niet in aanmerking genomen, tenzij in uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld wanneer een personeelslid een gehele dag wordt geïmmobiliseerd omdat er zoveel moet worden gekopieerd. De vaststelling van het bedrag mag echter in geen geval dienen om de openbaarheid te belemmeren en derhalve geen dissuasief karakter hebben." (https://www.dekamer.be/FLWB/pdf/49/0871/49K0871005.pdf.)
De Commissie voor de toegang tot de bestuursdocumenten is van mening dat akten, registers en de tienjaarlijkse tabellen van de burgerlijke stand bestuursdocumenten zijn in de zin van artikel 32 van de Grondwet, de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur en de wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en gemeenten voorzover deze documenten zich bij een gemeentelijke administratieve overheid bevinden.
Dit wordt toegelicht in het antwoord van de Minister van Justitie op de vraag nr. 178 van de heer Yves Leterme van 10 februari 2004 over de Toepassing van (toenmalig) artikel 45 van het Burgerlijk Wetboek en de aanrekening van kopieën en uittreksels. (https://www.dekamer.be/QRVA/pdf/51/51K0034.pdf ).
De Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten bevestigt in het recente advies 2019-151 met betrekking tot de weigering om toegang te verlenen tot informatie uit de burgerlijke stand nog eens dat akten van de burgerlijke stand bestuursdocumenten zijn en dat op grond daarvan de wet van 12 november 1997 van toepassing is : "Uit het voorgaande kan worden besloten dat artikel 126 van de nieuwe gemeentewet betrekking heeft op een aangelegenheid die tot de organieke bevoegdheid van de federale staat is blijven behoren, zodat bijgevolg de wet van 12 november 1997 in principe van toepassing is. (https://www.ibz.rrn.fgov.be/fileadmin/user_upload/fr/com/publicite/ avis/2019/ADVIES-2019-151.pdf.)
Artikel 126 van de Nieuwe Gemeentewet werd niet werd opgeheven door de Wet van 18 juni 2018.
Er is ook rechtspraak die bevestigt dat de registers van de burgerlijke stand bestuursdocumenten in de zin van de Wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in provincies en gemeenten zijn.
Zo is er het arrest nr. 1497 van het Hof van Beroep te Gent van 12 februari 2003 over het vragen van een vergoeding voor akten van de burgerlijke stand:
"[...]Zoals de eerste rechter terecht aanneemt zijn de registers van de burgerlijke stand bestuursdocumenten in de zin van de Wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in provincies en gemeenten.
Art. 2 van voormelde Wet geeft onder
1° de definitie van administratieve overheid, als zijnde "administratieve overheid zoals bedoeld in art. 14 van de gecoördineerde wetten op de Raad van State"
2° de definitie van bestuursdocumenten, als zijnde: "alle informatie in welke vorm ook waarover een administratieve overheid beschikt".
De gemeentelijke overheid is een administratieve overheid die over de informatie neergelegd in de registers van de burgerlijke stand beschikt.
De vaststelling dat voorgaande eventueel als gevolg kan hebben dat dezelfde documenten, minstens dezelfde informatie, die zowel bij een administratieve overheid als bij een andere dienst bewaard worden, bij de administratieve overheid onder een grotere vorm van openbaarheid vallen dan bij die andere dienst, doet geen afbreuk aan wat voorafgaat.
In beginsel is dan ook de voormelde Wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in provincies en gemeenten van toepassing op de registers van de burgerlijke stand die zich bevinden bij de Stad Veurne. [...]"
Wat het Rijksarchief betreft, heeft dit, zoals alle andere Federale Wetenschappelijke Instellingen, beheersautonomie.
De instellingen van het Rijksarchief zijn staatsdiensten met afzonderlijk beheer en zij zijn gemachtigd eigen inkomsten te verwerven voor de diensten en producten die zij leveren.
Eenmaal de akten van de burgerlijke stand overgedragen zijn aan het Rijksarchief, vallen zij niet meer enkel onder de desbetreffende bepalingen van het Burgerlijk Wetboek, maar ook onder de regels van de raadpleging eigen aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën.
Rechtsgrond voor de vergoeding verschuldigd aan het Rijksarchief wordt geboden door artikel 128 van de wet van 28 december 1992 houdende fiscale, financiële en diverse bepalingen, dat luidt als volgt: "Het bezoek van het publiek aan wetenschappelijke en culturele instellingen van de Staat kan aan een heffing worden onderworpen waarvan het bedrag samenhangt met de geleverde dienst. De Koning bepaalt voor elk geval het bedrag van de heffing evenals de eventuele afwijkingen in geval van tegemoetkoming in het algemeen belang of wegens sociaal belang. De ontvangsten zullen door de Koning bestemd worden voor de noden van de wetenschappelijke inrichtingen en culturele instellingen.".
Daarnaast zijn, hoewel de Raad van State van mening is dat ze geen rechtsgrondslag kunnen bieden, het koninklijk besluit van 1 februari 2000 tot vaststelling van de organieke voorschriften voor het beheer van de federale wetenschappelijke instellingen die ressorteren onder de Minister tot wie de bevoegdheid van het Wetenschapsbeleid behoort, als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer, de Archiefwet van 24 juni 1955 en het koninklijk besluit van 16 september 2011, wel van toepassing.
Het koninklijk besluit van 1 februari 2000 tot vaststelling van de organieke voorschriften voor het beheer van de federale wetenschappelijke instellingen die ressorteren onder de Minister tot wie de bevoegdheid van het Wetenschapsbeleid behoort, als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer, verduidelijkt (in de artikelen 5, 7°, en 46) dat de minister van Wetenschapsbeleid, op voorstel van de beheerscommissie van de betrokken instelling (in voorkomend geval opgesteld na overleg met de beheerscommissies van andere instellingen), het bedrag vastlegt van de vergoeding voor het bezoek door het publiek aan de vaste collecties, het gebruik van de infrastructuur door derden of het leveren van regelmatige diensten ten bate van derden. De beheerscommissie is bevoegd om het bedrag vast te stellen van de vergoeding voor een door de instelling bij gelegenheid georganiseerde activiteit of geleverde dienst.
Artikel 3 van de Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij de wet van 6 mei 2009, bepaalt dat "[d]e ingevolge het eerste artikel, lid 1, in het Rijksarchief overgebrachte stukken [openbaar zijn]" en dat "[d]e Koning [de regelen bepaalt] volgens welke zij aan het publiek ter inzage kunnen gegeven worden, met name de toegang tot en de werking van de leeszaal, de materiële voorwaarden die de toegang tot documenten beperken en de voorwaarden voor reproductie".
Met toepassing van die wet heeft het koninklijk besluit van 16 september 2011 tot vaststelling van de toegangsvoorwaarden voor het publiek tot sommige lokalen van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën en van de wijze van beschikbaarstelling, raadpleging en reproductie van de aldaar bewaarde archiefstukken, in hoofdstuk IV de "[v]oorwaarden voor het reproduceren van archiefstukken" vastgelegd.
Artikel 7 bepaalt dat "[p]ublieke documenten waarvan de Staat eigenaar is of waarvan de eigenaar uitdrukkelijk de reproductie toegestaan heeft, [...] digitaal of in gedrukte vorm [kunnen] worden gereproduceerd.".
Artikel 8 bepaalt dat "[v]oor elke reproductie [...] de toestemming van de dienstchef of van zijn gemachtigde vereist [is]" en dat "[v]oor elke reproductie [...] een vergoeding [wordt] betaald die is vastgelegd in het tarief voor door het Rijksarchief geleverde prestaties."
Er is dus wel een rechtsgrond voor de gemeenten en het Rijksarchief om een bijdrage te vragen, maar er is inderdaad geen rechtsgrond die de Koning machtigt om deze bijdrage te reglementeren. Artikel 4 van het ontwerp van koninklijk besluit werd om die reden opgeheven.
Openbare akten van de burgerlijke stand
De openbare akten van de burgerlijke stand worden gedefinieerd als de akten van overlijden van meer dan vijftig jaar oud, de akten van huwelijk van meer dan vijfenzeventig jaar oud en de andere akten van de burgerlijke stand van meer dan honderd jaar oud.
De gemeenten zullen afschriften en uittreksels van deze openbare akten afleveren, zowel uit de oude papieren registers als uit de DABS.
Het zijn de ambtenaren van de burgerlijke stand die de afschriften en uittreksels afleveren uit de DABS. Wanneer het evenwel de oude papieren registers betreft, kunnen dit ook andere diensten van de gemeente zijn. In heel wat gemeenten worden deze registers immers beheerd door bijvoorbeeld de gemeentelijke archiefdienst.
Het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, hierna te noemen "het Rijksarchief", zal afschriften en uittreksels van deze akten afleveren uit de oude papieren registers, voor zover deze door de griffies van de rechtbanken van eerste aanleg aan het Rijksarchief werden overgedragen. De registers waarover het Rijksarchief beschikt zijn immers de dubbels van de registers die werden neergelegd bij die griffies.
Genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen
Openbare akten van de burgerlijke stand
De oude papieren registers zijn raadpleegbaar bij het Rijksarchief, voor zover het Rijksarchief ze bezit en ze gedigitaliseerd heeft. Het Rijksarchief kan de elektronische versie dan ter beschikking stellen (ter plaatse, online, ...) en opzoekingen verrichten.
De oude papieren registers zijn ook raadpleegbaar bij de gemeente waar de akte werd opgemaakt, indien het College van burgemeester en schepenen hiertoe heeft beslist.
De gemeente staat in elk geval in voor de raadpleging van de openbare akten, indien deze (nog) niet op elektronische wijze beschikbaar zijn gesteld door het Rijksarchief.
Niet-openbare akten van de burgerlijke stand
De niet-openbare akten van de burgerlijke stand zijn de akten van overlijden van minder dan vijftig jaar oud, de akten van huwelijk van minder dan vijfenzeventig jaar oud en de andere akten van de burgerlijke stand van minder dan honderd jaar oud. Het gaat ook om de akten die exact vijftig, vijfenzeventig of respectievelijk honderd jaar oud zijn.
Van deze akten zullen afschriften en uittreksels kunnen worden afgeleverd voor genealogische doeleinden, op voorwaarde dat de personen op wie de akte betrekking heeft hun toestemming geven. De regeling met betrekking tot de vereiste van toestemming en de wijze waarop die toestemming bekomen kan worden, is gebaseerd op de regeling in artikel 3 van het Koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister (B.S. 15 augustus 1992).
Ingevolge het advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) werd er in het ontwerp toegevoegd dat het aanvraagformulier voor de genealogische opzoekingen ook de bevestiging moet bevatten van het feit dat de aanvrager zijn identiteit en contactgegevens heeft meegedeeld aan de persoon van wie hij de toestemming vraagt, in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens van de betrokkene (art. 7, § 2, 6° ).
Ingevolge het advies van de GBA werden in het ontwerp uitdrukkelijk de verwerkingsverantwoordelijken voor de persoonsgegevens die worden ingezameld in het kader van een aanvraag tot toegang tot informatie uit niet-openbare akten van de burgerlijke stand aangeduid.
Het gaat om de gemeente waar de akte werd opgemaakt aan wie de aanvraag tot een genealogische opzoeking wordt gericht (art. 7, § 5, eerste lid).
Daarnaast werd, ook op advies van de GBA, de bewaartermijn van deze gegevens bepaald (art. 7, § 5, tweede lid). Een termijn van maximaal 5 jaar wordt opportuun geacht, rekening houdend met de noden inzake het administratief beheer en opvolging van de aanvragen alsook de mogelijkheid voor betrokkenen om hun rechten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming uit te kunnen oefenen.
Toegang van het Rijksarchief tot de DABS
Op voordracht van het beheerscomité verkrijgt het Rijksarchief toegang tot de DABS.
De kerntaak van het Rijksarchief bestaat erin om maximaal toegang te verlenen aan alle geïnteresseerde personen (onderzoekers, recht- en bewijszoekende burgers, genealogen, enz.) tot archieven, en meer bepaald van archieven gevormd door overheden die aan het Rijksarchief werden overgedragen met het oog op de permanente bewaring voor de volgende generaties.
Het gaat zowel om archieven die openbaar zijn (volgens diverse bepalingen: Archiefwet, Notariswet, enz.) als om archieven die niet openbaar of beperkt raadpleegbaar zijn, dus raadpleegbaar onder voorwaarden (omwille van diverse redenen).
Deze kerntaak is dus dienstverlening, en om die taak op een efficiënte te kunnen uitvoeren, maakt het Rijksarchief gebruik van alle mogelijke instrumenten, inventarissen, nadere toegangen, papieren of elektronische registers, databanken, enz. Die instrumenten worden gebruikt om op relatief eenvoudige vragen te kunnen beantwoorden. Is er informatie bewaard over ...? Waar en hoe moet ik mijn onderzoek starten?
Artikel 6 van het Koninklijk besluit houdende de opdrachten van het Rijksarchief (K.B. van 3 december 2009 tot vaststelling van de opdrachten van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, B.S. 15.12.2009), bepaalt het volgende : "Teneinde de archiefbestanden als bedoeld in artikelen 2 en 4 duurzaam te bewaren, beschikbaar te stellen en te valoriseren, zorgt het Rijksarchief voor : [...] een kwalitatief hoogstaande dienstverlening aan het publiek door informatie te leveren over archiefbestanden, de ondersteuning van onderzoekers en onderzoeksgroepen en de organisatie van pedagogische activiteiten; [...]"
Ondersteuning van onderzoek betekent bv. dat een aantal zaken vooraf geverifieerd moeten worden, bv. om genealogisch onderzoek op een efficiënte wijze mogelijk te maken. Het Rijksarchief beheert vele kilometers genealogische bronnen, verspreid over het hele land.
Zoals de instellingen en personen verantwoordelijk voor de administratieve behandeling (gemeenten, rechtbanken, ...) toegang hebben tot de DABS om hun opdracht uit te oefenen, moet ook het Rijksarchief, een instelling belast met een (genealogische, historische en statistische) opzoekingsopdracht toegang tot de DABS hebben om snel bepaalde gegevens te kunnen raadplegen (datums van akten, namen van gemeenten, ...). In bepaalde gevallen gaat het ook om de gegrondheid van een aanvraag (toegang tot akten volgens de openbaarheidstermijn - 50, 75, 100 jaar) na te gaan. In andere gevallen zal het gaan om relevante informatie terug te vinden om de onderzoeker te kunnen oriënteren of voor hem sneller informatie te vinden. Het gaat dus ook over de kwaliteit van de dienstverlening van het Rijksarchief.
Wij hebben de eer te zijn,
Sire,
Van Uwe Majesteit,
de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaars,
De Minister van Justitie,
V. VAN QUICKENBORNE
De Minister van Binnenlandse Zaken,
A. VERLINDEN
De Staatssecretaris voor Relance en Strategische Investeringen, belast met Wetenschapsbeleid,
Th. DERMINE
De Staatssecretaris voor Digitalisering, belast met Administratieve Vereenvoudiging,
M. MICHEL

Raad van State
afdeling Wetgeving
Advies 68.080/2 van 21 oktober 2020 over een ontwerp van koninklijk besluit `over de genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand en tot verlening van de toegang tot de DABS aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën'
Op 23 september 2020 is de Raad van State, afdeling Wetgeving, door de Vice eersteminister en minister van Justitie, belast met de Regie van Gebouwen, en minister van Europese Zaken verzocht binnen een termijn van dertig dagen een advies te verstrekken over een ontwerp van koninklijk besluit `over de genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand en tot verlening van de toegang tot de DABS aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën'.
Het ontwerp is door de tweede kamer onderzocht op 21 oktober 2020. De kamer was samengesteld uit Pierre VANDERNOOT, kamervoorzitter, Patrick RONVAUX en Christine HOREVOETS, staatsraden, Sébastien VAN DROOGHENBROECK en Jacques ENGLEBERT, assessoren, en Béatrice DRAPIER, griffier.
Het verslag is uitgebracht door Xavier DELGRANGE, eerste auditeur afdelingshoofd.
De overeenstemming tussen de Franse en de Nederlandse tekst van het advies is nagezien onder toezicht van Pierre VANDERNOOT.
Het advies, waarvan de tekst hierna volgt, is gegeven op 21 oktober 2020.
Aangezien de adviesaanvraag ingediend is op basis van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten `op de Raad van State', gecoördineerd op 12 januari 1973, beperkt de afdeling Wetgeving overeenkomstig artikel 84, § 3, van de voornoemde gecoördineerde wetten haar onderzoek tot de rechtsgrond van het ontwerp, de bevoegdheid van de steller van de handeling en de te vervullen voorafgaande vormvereisten.
Wat die drie punten betreft, geeft het ontwerp aanleiding tot de volgende opmerkingen.
ONDERZOEK VAN HET ONTWERP
OPSCHRIFT
Zoals het ontwerp is geredigeerd, is het er niet toe beperkt genealogische, historische of wetenschappelijke naspeuringen in de akten van de burgerlijke stand te regelen, en aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën toegang te verlenen tot de DABS.
Overeenkomstig artikel 29, § 2, derde lid, van het Burgerlijk Wetboek, dat in het eerste lid van de aanhef als een van de rechtsgronden van het ontwerp wordt vermeld, regelt hoofdstuk 2 van het ontwerp namelijk op algemene wijze, dus zonder beperking tot genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden, hoe een uittreksel of een afschrift van openbare akten van de burgerlijke stand kan worden verkregen (artikel 5) en hoe dergelijke akten die voor 31 maart 2019 zijn opgemaakt en die niet beschikbaar zijn in de Databank voor de Akten van Burgerlijke Stand (DABS) kunnen worden geraadpleegd (artikel 6).
Het opschrift moet dienovereenkomstig worden aangevuld.
AANHEF
1. Artikel 2, tweede lid, van de wet van 13 april 2019 `tot invoering van een Burgerlijk Wetboek en tot invoeging van boek 8 "Bewijs" in dat Wetboek' luidt als volgt:
"Te rekenen van de inwerkingtreding van de onderhavige wet, zal het Burgerlijk Wetboek van 21 maart 1804 het opschrift `oud Burgerlijk Wetboek' dragen."
Ingevolge artikel 75, eerste lid, van die wet zal die bepaling op 1 november 2020 in werking treden.
Als het ontwerp vanaf die datum zou worden vastgesteld, moeten de woorden "Burgerlijk Wetboek" in het eerste lid van de aanhef worden vervangen door de woorden "oud Burgerlijk Wetboek".
Die opmerking geldt voor heel het ontwerp.
2. Om de redenen die hieronder in de tweede opmerking over artikel 3 van het ontwerp worden uiteengezet, moet de aanhef worden aangevuld met twee leden die verwijzen naar respectievelijk artikel 29, § 4, van het Burgerlijk Wetboek, vervangen bij de wet van 18 juni 2018, en het koninklijk besluit van 3 februari 2019 `tot vaststelling van de modellen van uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand'.
DISPOSITIEF
Artikel 1
1. Gelet op artikel 29, § 1, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek en op artikel 1, 3°, van het voorliggende ontwerp, dient punt 4° als volgt te worden geredigeerd:
"4° de niet-openbare akten van de burgerlijke stand: de akten van overlijden van vijftig jaar oud en minder, de akten van huwelijk van vijfenzeventig jaar oud en minder en de andere akten van de burgerlijke stand van honderd jaar oud en minder;".
Artikel 29, § 1, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek gebruikt weliswaar het begrip "akten (...) van (...) minder dan vijftig, vijfenzeventig en honderd jaar oud" om te verwijzen naar het andere geval dan het geval waarbij sprake is van "akten van overlijden van meer dan vijftig jaar oud", "akten van huwelijk van meer dan vijfenzeventig jaar oud" en "andere akten van meer dan honderd jaar oud", welke omschrijving kenmerkend is voor de definitie van het begrip "openbare akte van de burgerlijke stand" in het eerste lid van artikel 1 van het ontwerp.
Uit de opzet en de opeenvolging van de eerste twee leden van artikel 29, § 1, van het Burgerlijk Wetboek blijkt echter dat dat andere geval logischerwijze moet worden opgevat in relatie tot de regel die in het eerste lid wordt gegeven. Het verslag aan de Koning zou op dat punt bijgevolg gecorrigeerd moeten worden, aangezien daarin staat dat "[d]e openbare akten van de burgerlijke stand [...] ook [...] akten [zijn] die exact vijftig, vijfenzeventig of respectievelijk honderd jaar oud zijn".
2. Het opschrift van verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 `betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)' moet exact worden overgenomen. Daartoe moet in punt 5° de tekst "(algemene verordening gegevensbescherming)" worden ingevoegd op het einde van de definitie van die verordening.
Artikel 3
1. In plaats van in artikel 3, § 1, van het ontwerp te voorzien in een bepaling die afwijkt van het koninklijk besluit van 3 februari 2019, zou het met het oog op een duidelijke regelgeving beter zijn een wijzigingsbepaling in die zin in te voegen op het einde van het ontwerp.
Als gevolg daarvan zou de aanhef van het ontwerp moeten worden aangevuld met twee leden waarin wordt verwezen naar respectievelijk artikel 29, § 4, van het Burgerlijk Wetboek, vervangen bij de wet van 18 juni 2018, dat de rechtsgrond van het koninklijk besluit van 3 februari 2019 vormt (1), en dat laatstgenoemde koninklijk besluit zelf, dat immers bij het ontwerp wordt gewijzigd (2).
2. Aangezien sommige uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand in het kader van het voorliggende besluit niet noodzakelijkerwijze worden afgegeven voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden, zoals blijkt uit de algemene werkingssfeer van hoofdstuk 2 van het ontwerp, dient artikel 3, § 2, te worden herzien zodat de vermelding "afgegeven voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden" enkel voorkomt op de uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand die in het kader van het voorliggende besluit worden afgegeven voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden.
Artikel 4
1. Luidens artikel 4 komen de kosten voor de afgifte van afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand en voor de raadpleging van die akten ten laste van de aanvrager.
Uit artikel 173 van de Grondwet vloeit voort dat van de burger enkel een financiële bijdrage in de vorm van een retributie kan worden gevraagd als daar een wettelijke basis voor bestaat. Opdat artikel 173 toepasselijk zou zijn, volstaat het dat de betaling door de overheid wordt opgelegd (3).
2. Op de vraag naar de rechtsgrond die het mogelijk maakt een financiële bijdrage te vragen, heeft de gemachtigde van de minister het volgende geantwoord:
"Wat de vergoeding voor de aanvragen bij de ambtenaar van de burgerlijke stand betreft : voor de inwerkingtreding van de wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing, was het oude artikel 45 BW van toepassing. Dat oud artikel 45 BW regelde de afgifte van uittreksels en afschriften, ook in het kader van genealogische opzoekingen, maar voorzag niet in een vergoeding.
Les frais réclamés aux demandeurs étaient toujours repris comme des redevances communales. In Vlaanderen vb. legt de Omzendbrief KB/ABB 2019/2 van de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur betreffende de gemeentefiscaliteit uit dat afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand als bestuursdocumenten worden beschouwd op welke basis de vestiging van een retributie mogelijk is. En Wallonie, les règlements communaux sont en principe basés sur le Règlement général de la comptabilité communale repris à l'article L1315-1 du Code de la Démocratie locale et de la décentralisation (CDLD) de la Région wallonne.
Des frais pouvaient être réclamés pour la délivrance de documents (copies d'actes, extraits, ...), mais également pour le temps consacré à une recherche d'archives (taux horaire).
C'est le Conseil communal qui décide de ces redevances.
Aan dat principe wordt niet geraakt. Huidig artikel 29 BW herneemt de principes van het oude artikel 45 BW en dus blijft de regeling ivm gemeentelijke retributies van toepassing. Het ontwerp van KB wijzigt daar niets aan.
Dit principe wordt bevestigd in het ontwerp van KB.
Wat het Rijksarchief betreft, kan ik u de volgende informatie geven die het Rijksarchief mij kon meedelen.
Het Rijksarchief is een Staatsdienst met afzonderlijk beheer.
De wettelijke basis is :
- Archiefwet van 24 juni 1955 (B.S. 12-08-1955) gewijzigd bij wet van 6 mei 2009 (B.S. 19-05-2009)
Art. 1. Archiefdocumenten meer dan dertig jaar oud, bewaard door de rechtbanken der rechterlijke macht, de Raad van State, de Rijksbesturen en de provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen worden, behoudens regelmatige vrijstelling in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Rijksarchief overgebracht.
(...)
Art. 3. De ingevolge het eerste artikel, lid I, in het Rijksarchief overgebrachte stukken zijn openbaar. De Koning bepaalt de regelen volgens welke zij aan het publiek ter inzage kunnen gegeven worden, met name de toegang tot en de werking van de leeszaal, de materiële voorwaarden die de toegang tot documenten beperken en de voorwaarden voor reproductie.
- koninklijk besluit nr. 504 van 31 december 1986 waarbij de onder de voor het Wetenschapsbeleid bevoegde Minister ressorterende wetenschappelijke instellingen van de Staat opgericht worden als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer, gewijzigd bij de programmawet (I) van 24 december 2002;
- koninklijk besluit van 1 februari 2000 tot vaststelling van de organieke voorschriften voor het financieel en materieel beheer van de federale wetenschappelijke instellingen die ressorteren onder de Minister tot wiens bevoegdheid het Wetenschapsbeleid behoort, als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer, de artikelen 5, 7° en 46, § 1;
- ministerieel besluit van 23 maart 2005 tot vaststelling van de tarieven voor prestaties geleverd door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, gewijzigd bij de ministeriële besluiten van 14 juli 2008, 25 mei 2009, 2 september 2011 en 25 mei 2018.
Die tarieven zijn geldig voor alle prestaties van het RA (opzoekingen, reproducties, enz.).
De bepalingen in het ontwerp van KB hebben betrekking op akten die aan het Rijksarchief werden overgemaakt in toepassing van de Archiefwet. Het Rijksarchief kan dus dergelijke vergoedingen vragen.
Wat artikel 4, § 2 van het ontwerp-KB betreft verwijst de operationeel beheerder (FOD Binnenlandse Zaken - Rijksregister) naar het Koninklijk besluit van 3 juli 2020 betreffende de vergoedingen waartoe de prestaties van het Rijksregister van de natuurlijke personen aanleiding geven zijn. De DABS is ondergebracht in de infrastructuuromgeving van het Rijksregister".
3. Voordat artikel 45 van het Burgerlijk Wetboek was vervangen bij de wet van 18 juni 2018 `houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing', luidde het als volgt:
" § 1. Een ieder kan zich door de bewaarders van de registers van de burgerlijke stand 7 met uitzondering van de griffies van de rechtbanken van eerste aanleg, uittreksels doen afgeven uit de akten die in deze registers zijn ingeschreven. In die uittreksels wordt geen melding gemaakt van de afstamming van de personen op wie de akten betrekking hebben.
Alleen de openbare overheden, de persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn echtgenoot of overlevende echtgenoot, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn bloedverwanten in de opgaande lijn of nederdalende lijn, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat kunnen een eensluidend afschrift verkrijgen van een akte van de burgerlijke stand die minder dan honderd jaar oud is, dan wel een uittreksel uit de akte met de afstamming van de personen op wie de akte betrekking heeft.
De familierechtbank kan, op mondeling of schriftelijk verzoek van een ieder die doet blijken van een familiaal, wetenschappelijk of een ander wettig belang, zonder enige andere vorm van proces en zonder kosten, toestemming verlenen om bepaalde opzoekingen te laten verrichten of een eensluidend afschrift of een uittreksel te laten afgeven over de afstamming van de personen op wie de akte betrekking heeft.
Het verzoek wordt gericht aan de familierechtbank van het arrondissement waar het register wordt bewaard; voor de registers gehouden door diplomatieke of consulaire ambtenaren of door legerofficieren die belast zijn met het opmaken van de akten van de burgerlijke stand betreffende militairen buiten het grondgebied van het Rijk, wordt het gericht aan de familierechtbank te Brussel.
De in de registers ingeschreven akten, alsmede de eensluidend verklaarde en behoorlijk gezegelde afschriften daarvan, hebben bewijskracht zolang zij niet van valsheid zijn beticht.
§ 2. De eensluidende afschriften en de uittreksels vermelden de dagtekening van hun afgifte; zij worden kosteloos voorzien van het zegel van het gemeentebestuur.
De eensluidende afschriften en de uittreksels die bestemd zijn om in het buitenland te dienen en waarvan de legalisatie vereist is, worden gelegaliseerd door de Minister van Buitenlandse Zaken of door de ambtenaar die hij daartoe machtigt.
De eensluidende afschriften en de uittreksels die bestemd zijn om in België of in het buitenland te dienen en die niet gelegaliseerd behoeven te worden, mogen worden afgegeven door de beambten van het gemeentebestuur die daartoe speciaal zijn gemachtigd door de ambtenaar van de burgerlijke stand. Vóór de handtekening van de beambten van het gemeentebestuur moet melding worden gemaakt van de ontvangen machtiging.
§ 3. In afwijking van paragraaf 1, mogen uit de akten die gewijzigd werden met toepassing van artikel 62bis of artikel 1385quaterdecies, § 3, van het Gerechtelijk Wetboek geen uittreksels met vermelding van de aanpassing van de registratie van het geslacht worden afgeleverd.
Eensluidende afschriften uit deze akten kunnen slechts worden afgeleverd aan de persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat. De openbare overheden kunnen een eensluidend afschrift verkrijgen voor zover wordt aangetoond dat dit noodzakelijk is om redenen die verband houden met de staat van de persoon."
Die bepaling voorziet evenmin als de huidige artikelen 29 of 79 van het Burgerlijk Wetboek in de betaling van een financiële bijdrage (4).
4. Volgens artikel 4, § 1, 1°, van het ontwerp stelt het college van burgemeester en schepenen de bijdrage vast die verschuldigd is wanneer afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand voor genealogische doeleinden hetzij door de ambtenaar van de burgerlijke stand worden afgegeven hetzij bij die ambtenaar worden geraadpleegd.
Volgens de gemachtigde van de minister zou, bv. in Wallonië, de bijdrage worden vastgesteld volgens artikel L1315-1 van het Waals Wetboek van de plaatselijke democratie en decentralisatie, dat als volgt luidt:
"De regering stelt de begrotings-, financiële en boekhoudkundige regels van de gemeenten, evenals de regels betreffende de wijze van uitoefening van de functies van hun rekenplichtigen, vast".
Die bepaling kan niet worden beschouwd als een rechtsgrond in de zin van artikel 173 van de Grondwet (5).
Fundamenteler nog is dat, meer algemeen gesproken, de federale overheid krachtens artikel 6, § 1, VIII, 1°, derde streepje, van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 `tot hervorming der instellingen' nog altijd bevoegd blijft voor de "de regelingen die opgenomen zijn in de artikelen 125, 126, 127 en 132 van de nieuwe gemeentewet, voor zover zij de registers van de burgerlijke stand betreffen" (6).
Die bepalingen van de nieuwe gemeentewet luiden als volgt:
- Art. 125: "Het college van burgemeester en schepenen is belast met het houden van de registers van de burgerlijke stand.
De burgemeester, of een schepen daartoe aangewezen door het college, vervult de bediening van ambtenaar van de burgerlijke stand en is er inzonderheid mee belast om alles wat de akten en het houden van de registers betreft, stipt te doen nakomen.
Is de gemachtigde ambtenaar van de burgerlijke stand verhinderd, dan wordt hij tijdelijk vervangen door de burgemeester, of door een schepen of een raadslid in de volgorde van de onderscheiden benoemingen";
- Art. 126: "De burgemeester en de ambtenaar van de burgerlijke stand kunnen ieder wat hem betreft, beambten van het gemeentebestuur machtigen tot:
1° het afgeven van uittreksels uit of afschriften van andere akten dan die van de burgerlijke stand;
2° het afgeven van uittreksels uit de bevolkingsregisters en van getuigschriften die geheel of ten dele aan de hand van die registers zijn opgemaakt;
3° het legaliseren van handtekeningen;
4° het voor eensluidend verklaren van afschriften van stukken.
Die bevoegdheid geldt voor de stukken bestemd om in België of in het buitenland te dienen, met uitzondering van diegene die moeten gelegaliseerd worden door de Minister van Buitenlandse Betrekkingen of door de ambtenaar die hij daartoe machtigt.
Boven de handtekening van de beambten van het gemeentebestuur, aan wie de machtiging bedoeld bij dit artikel of bij artikel 45 van het Burgerlijk Wetboek is verleend, moet van die machtiging melding worden gemaakt.
De ambtenaar van de burgerlijke stand kan eveneens beambten van het gemeentebestuur machtigen tot het ontvangen van betekeningen, kennisgevingen en terhandstellingen van beslissingen inzake de staat van personen" (7).
- Art. 127: "Voor het houden van de akten van de burgerlijke stand kan de Koning, wanneer uitzonderlijke omstandigheden dit wettigen en na het advies van de bestendige deputatie van de provincieraad te hebben ingewonnen, het grondgebied van de gemeente verdelen in districten, waarvan Hij de grenzen bepaalt.
In elk district worden de akten van de burgerlijke stand opgemaakt en de registers bewaard in een speciaal daartoe bestemd lokaal.
Daar waar toepassing is gemaakt van de inrichting van binnengemeentelijke territoriale organen overeenkomstig artikel 41 van de Grondwet, vallen de districten van de burgerlijke stand daarmee automatisch samen.
De jaarlijkse en tienjaarlijkse tabellen worden voor elk district afzonderlijk opgemaakt en in afschrift meegedeeld aan elk van de andere districten.
Wordt de bediening van de ambtenaar van de burgerlijke stand niet door de burgemeester uitgeoefend, dan kan het college van burgemeester en schepenen daartoe, in afwijking van artikel 126, een of meer schepenen aanwijzen, die elk voor een of meer districten bevoegd zullen zijn."
- Art. 132: "Het college van burgemeester en schepenen zorgt voor de bewaring van het archief, van de titels en van de registers van de burgerlijke stand; het maakt daarvan, alsmede van charters en andere oude bescheiden der gemeente, inventarissen op in tweevoud en belet dat enig stuk verkocht of uit de bewaarplaats weggenomen wordt."
Bijgevolg staat het aan de federale wetgever om te voorzien in een rechtsgrond op basis waarvan de gemeentelijke overheid die hij aanwijst, de kosten kan vaststellen voor de afgifte van afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand en voor de raadpleging van die akten voor genealogische doeleinden. Die rechtsgrond bevindt zich niet in de voornoemde bepalingen van de nieuwe gemeentewet.(8)
De afgifte van de uittreksels en afschriften van de akten van de burgerlijke stand wordt geregeld bij de artikelen 28 en 30 van de wet van 18 juni 2018, die niet voorzien in de vaststelling van een vergoeding.(9)
Artikel 4, § 1, 1°, van het ontwerp heeft dus geen rechtsgrond in zoverre het betrekking heeft op kosten die vereist zijn wanneer, voor genealogische doeleinden, afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand door het college van burgemeester en schepenen worden afgegeven en bij de gemeentediensten worden geraadpleegd.
5. Wanneer het afschrift of het uittreksel door het Rijksarchief wordt afgegeven of bij die instelling wordt geraadpleegd, worden de kosten volgens artikel 4, § 1, 2°, van het ontwerp vastgesteld volgens de voorwaarden die zijn bepaald in het ministerieel besluit van 23 maart 2005 `tot vaststelling van de tarieven voor prestaties geleverd door het Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën'.
Dat besluit ontleent, naar luid van zijn aanhef, zijn rechtsgrond aan koninklijk besluit nr. 504 van 31 december 1986 `waarbij de onder de voor het Wetenschapsbeleid bevoegde minister ressorterende wetenschappelijke instellingen van de Staat opgericht worden als staatsdiensten met afzonderlijk beheer' en aan "het koninklijk besluit van 1 februari 2000 tot vaststelling van de organieke voorschriften voor het financieel en materieel beheer van de wetenschappelijke instellingen van de Staat die ressorteren onder de Minister tot wiens bevoegdheid het Wetenschapsbeleid behoort, als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer, inzonderheid op de artikelen 1, 2, 5, 7°, 46, § 1". Koninklijk besluit nr. 504 is bekrachtigd bij de wet van 30 maart 1987 `tot bekrachtiging van de koninklijke besluiten vastgesteld ter uitvoering van artikel 1 van de wet van 27 maart 1986 tot toekenning van bepaalde bijzondere machten aan de Koning'. Het bevat evenwel geen uitdrukkelijke machtiging aan de Koning tot het vaststellen van een bijdrage.
Het besluit is dan ook dat koninklijk besluit nr. 504 van 31 december 1986 niet de rechtsgrond biedt die krachtens artikel 173 van de Grondwet vereist is.
Artikel 46 van het koninklijk besluit van 1 februari 2000 `tot vaststelling van de organieke voorschriften voor het beheer van de federale wetenschappelijke instellingen die ressorteren onder de Minister tot wie de bevoegdheid van het Wetenschapsbeleid behoort, als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer' bepaalt wel het volgende:
" § 1. Op voorstel van de beheerscommissie van de instelling, in voorkomend geval opgesteld na overleg met de beheerscommissies van andere instellingen, legt de Minister het bedrag vast van de vergoeding voor het bezoek door de publiek aan de vaste collecties van de betrokken instelling, het gebruik van haar infrastructuur door derden of het leveren van regelmatige diensten ten bate van derden.
§ 2. De beheerscommissie is bevoegd om het bedrag vast te stellen van de vergoeding voor een door de instelling bij gelegenheid georganiseerde activiteit of geleverde dienst.".
Dat koninklijk besluit is vanwege de dringende noodzakelijkheid vastgesteld zonder dat de afdeling Wetgeving van de Raad van State om advies is verzocht. Aangezien, zoals daarnet is uiteengezet, artikel 46 van het koninklijk besluit van 1 februari 2000 op geen enkele rechtsgrond kan steunen wat betreft de retributies die kunnen worden geheven voor verschillende kosten die de betreffende nationale wetenschappelijke instellingen moeten dragen, kan dat artikel op zijn beurt de minister ook geen rechtsgeldige machtiging verlenen om de retributies in kwestie vast te stellen. Het kan hoe dan ook niet als rechtsgrond dienen om de minister in enig ander koninklijk besluit een dergelijke machtiging te verlenen.
De mogelijkheid die de Koning wordt geboden om de retributies vermeld in artikel 4, § 1, 2°, van het ontwerp vast te stellen en om de minister daartoe te machtigen, ontleent volgens de gemachtigde van de minister rechtsgrond aan de Archiefwet van 24 juni 1955.
De artikelen 3, eerste lid, tweede zin, en 4 van die wet bevatten de volgende machtigingen:
- art. 3, eerste lid, tweede zin: "De Koning bepaalt de regelen volgens welke [de ingevolge het eerste artikel, lid 1, in het Rijksarchief overgebrachte stukken] aan het publiek ter inzage kunnen gegeven worden, met name de toegang tot en de werking van de leeszaal, de materiële voorwaarden die de toegang tot documenten beperken en de voorwaarden voor reproductie"(10);
- art. 4: "De Koning bepaalt eveneens de voorwaarden waaronder de krachtens artikel 1, derde en vierde lid, in het Rijksarchief berustende stukken kunnen geraadpleegd worden, met name de toegang tot en de werking van de leeszaal, de materiële voorwaarden die de toegang tot documenten beperken en de voorwaarden voor reproductie"(11).
Die bepalingen kunnen niet worden beschouwd als betrekking hebbend op een "geval" in de zin van artikel 173 van de Grondwet, waarvoor de wetgever, met inachtneming van dat artikel, de inning van een retributie "uitdrukkelijk" zou hebben toegestaan.
In verband met de retributie opgelegd door het Rijksarchief steunt artikel 4, § 1, 2°, van het ontwerp bijgevolg op geen enkele rechtsgrond in de zin van artikel 173 van de Grondwet.
6. Ook is er geen enkele rechtsgrond in de zin van artikel 173 van de Grondwet voor artikel 4, § 2, van het ontwerp, dat betrekking heeft op de retributie voor de kosten gemaakt door de DABS voor naspeuringen met historische of wetenschappelijke doeleinden, zelfs los van het feit dat het niet toelaatbaar is dat het beheerscomité van de DABS wordt gemachtigd tot het vaststellen van die retributie.
7. De conclusie is dat artikel 4 moet worden weggelaten aangezien het geen rechtsgrond heeft.
Artikel 6
Bij paragraaf 2 wordt een verordenende bevoegdheid verleend aan onder meer de Algemeen Rijksarchivaris.
Het is in principe niet toelaatbaar dat een verordenende bevoegdheid wordt opgedragen aan een ambtenaar die geen politieke verantwoordelijkheid draagt ten opzichte van een democratisch verkozen vergadering, omdat daarmee afbreuk wordt gedaan aan het beginsel van de eenheid van verordenende macht en aan het beginsel van de politieke verantwoordelijkheid van de ministers. Enkel wanneer het gaat om maatregelen die een beperkte en technische draagwijdte hebben, kan een dergelijke delegatie worden aanvaard(12).
Dat is hier niet het geval aangezien die ambtenaar ermee wordt belast de regels voor de raadpleging vast te stellen, wat een beperking kan inhouden van het recht op raadpleging.
De bepaling moet dienovereenkomstig worden herzien.
Artikel 7
In punt 4° van paragraaf 2 moet het begrip "schaal" in verband met de "[verspreiding] van de resultaten van de opzoeking" worden verduidelijkt.
Artikel 8
De regel dat de negatieve beslissing van de DABS "de weigeringsgronden [bevat]", gesteld in paragraaf 5, tweede zin, vloeit reeds voort uit de wet van 29 juli 1991 `betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen'.
Dat zinsdeel moet worden weggelaten omdat het om een zinloze herhaling gaat en omdat daarmee de indruk zou kunnen ontstaan dat het een aangelegenheid betreft die tot de bevoegdheden van de Koning behoort, en dat hij dus ook andere bestuurshandelingen zou kunnen vrijstellen van de verplichting tot uitdrukkelijke motivering die in de voornoemde wet is neergelegd.
De griffier, De voorzitter,
Béatrice Drapier Pierre Vandernoot
_______
Nota's
(1) Beginselen van de wetgevingstechniek - Handleiding voor het opstellen van wetgevende en reglementaire teksten, www.raadvst-consetat.be, tab "Wetgevingstechniek", aanbevelingen 26 en 27.
(2) Ibid., aanbevelingen 29 en 30.
(3) Zie in die zin met name advies 35.241/3, op 14 juli 2003 gegeven over een ontwerp van koninklijk besluit `betreffende de identificatie en registratie van honden' (http://www.raadvst-consetat.be/dbx/adviezen/35241.pdf).
Zie in die zin ook advies 66.830/2, op 13 januari 2020 gegeven over een ontwerp dat heeft geleid tot het koninklijk besluit van 18 maart 2020 `houdende de invoering van de Notariële Aktebank', opmerking over artikel 14:
"Met toepassing van artikel 173 van de Grondwet, dat de wetgever ertoe verplicht formeel te bepalen in welke gevallen een retributie van de burgers kan worden gevorderd, stelt artikel 18quater van de wet van 16 maart 1803 het volgende:
`Voor de financiering van de inrichting en het onderhoud van de Notariële Aktebank, zoals bepaald door artikel 18, wordt een vergoeding aangerekend naar aanleiding van de neerlegging, waarvan de hoogte en de betalingsformaliteiten worden bepaald door de Koning na overleg in de Ministerraad'
Uit die wetsbepaling volgt dat de laatste twee zinnen van paragraaf 3, tweede lid, moeten worden weggelaten. Ze scheppen immers de mogelijkheid om een vorm van retributie te heffen voor een geval waarin artikel 18quater van de wet niet voorziet, namelijk het geval waarin tot de Notariële Aktebank toegang wordt verleend zonder dat er sprake is van een neerlegging en waarvan het bedrag en de modaliteiten ook niet bepaald zijn door de Koning, maar overgelaten worden aan de beoordeling van de beheerder van de Notariële Aktebank." (http://www.raadvst-consetat.be/dbx/adviezen/66830.pdf).
(4) Vergelijk met het koninklijk besluit van 3 juli 2020 `betreffende de vergoedingen waartoe de prestaties van het Rijksregister van de natuurlijke personen aanleiding geven', dat zijn rechtsgrond ontleent aan artikel 7 van de wet van 8 augustus 1983 `tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen' (zie advies 67.306/2, op 17 mei 2020 gegeven over een ontwerp dat heeft geleid tot het koninklijk besluit van 3 juli 2020 `betreffende de vergoedingen waartoe de prestaties van het Rijksregister van de natuurlijke personen aanleiding geven', http://www.raadvst-consetat.be/dbx/adviezen/67306.pdf).
(5) Vergelijk bijvoorbeeld met de artikelen L1122-10 en L1122-14 van het Wetboek van de plaatselijke democratie en decentralisatie, waarin wordt voorzien in de betaling van een vergoeding voor de afgifte van afschriften van akten en stukken betreffende het bestuur van de gemeente of voor de afgifte van de agenda van de gemeenteraad.
(6) Zie in die zin GwH 3 mei 2012, nr. 57/2012, B.19.
(7) Artikel 126 is gedeeltelijk overgenomen in artikel L1123-25 van het Wetboek van de plaatselijke democratie en decentralisatie.
(8) Vergelijk met de artikelen 84 en 87bis (toepasselijk in het Vlaams Gewest), die in de betaling van een vergoeding voor de afgifte van sommige afschriften voorzien.
(9) Vergelijk met artikel 370/4 van het Burgerlijk Wetboek en met artikel 3 van de wet van 15 mei 1987 `betreffende de namen en voornamen', die zijn ingevoegd bij de artikelen 63 en 120 van de wet van 18 juni 2018. Eerstgenoemde artikelen voorzien in een vergoeding voor bepaalde akten van de ambtenaar van de burgerlijke stand in verband met de verandering van voornaam of van naam.
(10) Artikel 1, eerste lid, van de wet van 24 juni 1955 stelt:
"Archiefdocumenten meer dan dertig jaar oud, bewaard door de rechtbanken der rechterlijke macht, de Raad van State, de Rijksbesturen de provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen worden, behoudens regelmatige vrijstelling, in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Rijksarchief overgebracht."
(11) In artikel 1, derde en vierde lid, van de wet van 24 juni 1955, wordt het volgende bepaald:
"Archiefdocumenten minder dan dertig jaar oud, die geen nut meer hebben voor de administratie, kunnen naar het Rijksarchief worden overgebracht op verzoek van de openbare overheden aan wie ze toebehoren.
Archieven van personen en privaatrechtelijke vennootschappen of verenigingen kunnen, op verzoek van de betrokkenen, insgelijks naar het Rijksarchief worden overgebracht".
(12) Vaste adviespraktijk: zie het recente advies 67.490/3, op 26 juni 2020 gegeven over een ontwerp dat heeft geleid tot het ministerieel besluit van 7 juli 2020 `tot uitvoering van het Koninklijk besluit van 3 juli 2020 tot uitvoering van de artikelen 12, 13, 29, 30, 44, 45, 58 en 59 van de wet van 20 december 2019 tot omzetting van Richtlijn (EU) 2018/822 van de Raad van 25 mei 2018 tot wijziging van Richtlijn 2011/16/EU wat betreft verplichte automatische uitwisseling van inlichtingen op belastinggebied met betrekking tot meldingsplichtige grensoverschrijdende constructies' (http://www.raadvst-consetat.be/dbx/adviezen/67490.pdf).

17 MAART 2021. - Koninklijk besluit over de genealogische opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand, de verkrijging van uittreksels en afschriften van en de raadpleging van akten van de burgerlijke stand en tot verlening van de toegang tot de DABS aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën
FILIP, Koning der Belgen,
Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.
Gelet op het oud Burgerlijk Wetboek, de artikelen 29, § 2, derde lid, en § 4, 79 en 80, vervangen bij de wet van 18 juni 2018 en gewijzigd bij de wet van 21 december 2018;
Gelet op het koninklijk besluit van 3 februari 2019 tot vastlegging van de modellen van uittreksels en afschriften van de akten van de burgerlijke stand;
Gelet op de voordracht van het beheerscomité DABS, gegeven op 3 oktober 2019;
Gelet op de adviezen van de inspecteur van Financiën, gegeven op 12 juli 2019, 21 juli 2019, 28 mei 2020 en 23 juni 2020;
Gelet op advies 03/2020 van de Gegevensbeschermingsautoriteit, gegeven op 17 januari 2020;
Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Begroting, gegeven op 21 september 2020;
Gelet op advies 68.080/2 van de Raad van State, gegeven op 21 oktober 2020, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;
Overwegende artikel 13 van de wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en gemeenten;
Overwegende artikel 128 van de wet van 28 december 1992 houdende fiscale, financiële en diverse bepalingen;
Op de voordracht van de Minister van Justitie, de Minister van Binnenlandse Zaken, de Staatssecretaris voor Relance en Strategische Investeringen, belast met Wetenschapsbeleid en de Staatssecretaris voor Digitalisering, belast met Administratieve Vereenvoudiging,
Hebben Wij besloten en besluiten Wij :
HOOFDSTUK 1. - Definities
Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° het beheerscomité: het beheerscomité van de DABS, bedoeld in artikel 74, § 1, van het oud Burgerlijk Wetboek;
2° de openbare akten van de burgerlijke stand: de akten van de de burgerlijke stand bedoeld in artikel 29, § 1, eerste lid van het oud Burgerlijk Wetboek;
3° de niet-openbare akten van de burgerlijke stand: de akten van de burgerlijke stand die niet bedoeld worden in artikel 29, § 1, eerste lid van het oud Burgerlijk Wetboek;
4° de Algemene Verordening Gegevensbescherming: de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);
5° het Rijksarchief : het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën.
HOOFDSTUK 2. - Uittreksels en afschriften van openbare akten van de burgerlijke stand
Art. 2. Eenieder kan een uittreksel of een afschrift verkrijgen van openbare akten van de burgerlijke stand bij:
1° de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt, of
2° het Rijksarchief, indien de akte ernaar werd overgebracht.
HOOFDSTUK 3. - Genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen
Afdeling 1. - Algemene bepalingen
Art. 3. De uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand die in het kader van dit hoofdstuk worden afgeleverd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden, dragen de vermelding « Afgeleverd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden. ».
Art. 4. De aanvrager mag in geen geval rechtstreeks toegang krijgen tot de DABS voor de raadpleging van akten van de burgerlijke stand.
Afdeling 2. - Genealogische opzoekingen
Onderafdeling 1. - Openbare akten van de burgerlijke stand
Art. 5. § 1. De raadpleging van de openbare akten van de burgerlijke stand gebeurt door de aflevering van uittreksels en afschriften overeenkomstig artikel 3.
§ 2. De raadpleging van de openbare akten van de burgerlijke stand die niet beschikbaar zijn in de DABS kan ook gebeuren door het voor onderzoek ter beschikking stellen van de aanvrager van de registers van de burgerlijke stand, de tabellen en de bijlagen.
Indien de akten op elektronische wijze beschikbaar werden gesteld door het Rijksarchief, gebeurt de raadpleging ervan :
1° bij het Rijksarchief;
2° bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt, indien het College van burgemeester en schepenen hiertoe heeft beslist.
Indien de akten niet op elektronische wijze beschikbaar werden gesteld door het Rijksarchief, gebeurt de raadpleging ervan bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt.
De raadpleging bij de ambtenaar van de burgerlijke stand gebeurt volgens de nadere regels bepaald bij een beslissing van het College van burgemeester en schepenen.
Onderafdeling 2. - Niet openbare akten van de burgerlijke stand
Art. 6. § 1. Onverminderd artikel 29, § 1, tweede lid, van het oud Burgerlijk Wetboek, gebeurt de raadpleging van niet openbare akten van de burgerlijke stand voor genealogische doeleinden door de aflevering van afschriften of uittreksels door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt.
§ 2. De aanvraag bevat:
1° de identificatiegegevens:
a) voor natuurlijke personen: de naam, voornamen en het rijksregisternummer van de aanvrager of, bij gebrek daaraan, het nummer van de Kruispuntbank Sociale Zekerheid;
b) voor rechtspersonen en ondernemingen: het ondernemingsnummer van de Kruispuntbank van Ondernemingen;
c) voor buitenlandse natuurlijke personen of rechtspersonen, die niet over een Belgisch identificatienummer beschikken: elk document dat, volgens het toepasselijk recht in het land van oorsprong van die natuurlijke persoon of rechtspersoon, de identificatie hiervan verzekert;
2° de vermelding van de akten waarop de aanvraag betrekking heeft;
3° een omstandige motivering en beschrijving van de genealogische doeleinden;
4° de verspreidingsmiddelen van de resultaten van de opzoeking;
5° de toestemming van alle personen op wie de akten betrekking hebben;
6° de bevestiging van het feit dat de aanvrager zijn identiteit en contactgegevens, in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4.7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, heeft meegedeeld aan de persoon die de toestemming moet geven.
§ 3. Indien de persoon die de toestemming moet geven overleden is of door zijn gezondheidstoestand geheel of gedeeltelijk, zij het tijdelijk, niet wilsbekwaam is, kan zijn langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner, of bij gebreke hiervan zijn wettelijke vertegenwoordiger, of bij gebreke hiervan, ten minste één van diens afstammelingen in de eerste graad deze toestemming geven.
Indien de persoon die de toestemming moet geven minderjarig is, wordt de toestemming gegeven door diens wettelijke vertegenwoordiger.
§ 4. Indien de aanvrager de contactgegevens niet kent van de personen die hun toestemming moeten geven, kan hij bij de aanvraag een communicatie voegen gericht aan de persoon waarvan de toestemming vereist is. De ambtenaar van de burgerlijke stand zendt deze communicatie dan door aan de bestemmeling, voor zover deze persoon een gekend adres in België heeft. De bestemmeling beslist vervolgens zelf al dan niet in te gaan op het verzoek van de aanvrager. De ambtenaar van de burgerlijke stand deelt de contactgegevens van de bestemmeling niet mee aan de aanvrager.
§ 5. De gemeente waar de akte werd opgemaakt bedoeld in paragraaf 1 is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4.7 Algemene Verordening Gegevensbescherming voor de persoonsgegevens die worden ingezameld in het kader van de aanvraag voorzien in paragraaf 2.
Deze gegevens worden maximaal 5 jaar bewaard.
§ 6. Indien de akte in de DABS beschikbaar is, wordt het afschrift of uittreksel afgeleverd uit de DABS.
Indien de akte niet in de DABS beschikbaar is, wordt het afschrift of uittreksel opgemaakt op basis van de papieren registers.
HOOFDSTUK 4. - Toegang van het Rijksarchief tot de DABS
Art. 7. De gegevens van de DABS zijn rechtstreeks toegankelijk voor het Rijksarchief, voor zover dat vereist is voor de uitvoering van hun opdrachten, zoals bepaald in het koninklijk besluit van 3 december 2009 tot vaststelling van de opdrachten van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën.
Het Rijksarchief beschikt enkel over leesrechten in de DABS.
HOOFDSTUK 5. - Wijziging van het koninklijk besluit van 3 februari 2019 tot vastlegging van de modellen van uittreksels en afschriften van de akten van de burgerlijke stand
Art. 8. In het koninklijk besluit van 3 februari 2019 tot vastlegging van de modellen van uittreksels en afschriften van de akten van de burgerlijke stand wordt een hoofdstuk 3/1 ingevoegd dat het artikel 9/1 bevat, luidende:
"Hoofdstuk 3/1. Toepassingsgebied
Art. 9/1. Dit besluit is niet van toepassing op de aflevering van afschriften en uittreksels van akten die:
1° werden opgemaakt voor 31 maart 2019 en niet beschikbaar zijn in de DABS; en
2° afgeleverd worden in toepassing van het koninklijk besluit van 17 maart 2021 over de genealogische, opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand, de verkrijging van uitreksels en afschriften van en de raadpleging van akten van de burgerlijke stand en tot verlening van de toegang tot de DABS aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën.".
HOOFDSTUK 6. - Inwerkingtreding en slotbepaling
Art. 9. Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de tweede maand die volgt op de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad.
Art. 10. De Minister bevoegd voor Justitie, de Minister bevoegd voor Binnenlandse Zaken, de Staatssecretaris bevoegd voor Wetenschapsbeleid, en de Staatssecretaris bevoegd voor Administratieve Vereenvoudiging zijn, ieder wat hem betreft, belast met de tenuitvoerlegging van dit besluit.
Gegeven te Brussel, 17 maart 2021.
FILIP
Van Koningswege :
De Minister van Justitie,
V. VAN QUICKENBORNE
De Minister van Binnenlandse Zaken,
A. VERLINDEN
De Staatssecretaris voor Relance en Strategische Investeringen, belast met Wetenschapsbeleid,
Th. DERMINE
De Staatssecretaris voor Digitalisering, belast met Administratieve Vereenvoudiging,
M. MICHEL


begin

Publicatie : 2021-03-31