einde

Publicatie : 2016-09-20

Beeld van de publicatie
FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUITENLANDSE ZAKEN, BUITENLANDSE HANDEL EN ONTWIKKELINGSSAMENWERKING

11 SEPTEMBER 2016. - Koninklijk besluit betreffende de niet-gouvernementele samenwerking



FILIP, Koning der Belgen,
Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.
Gelet op de grondwet, artikel 108;
Gelet op de wet van 19 maart 2013 betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking, artikelen 26 en 27, vervangen door de wet van 16 juni 2016;
Gelet op het koninklijk besluit van 2 april 2014 tot erkenning en betoelaging van de koepels en tot wijziging van het koninklijk besluit van 7 februari 2007 voor de erkenning en betoelaging van de federaties van de niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties;
Gelet op het koninklijk besluit van 25 april 2014 betreffende de subsidiering van de actoren van de niet-gouvernementele samenwerking;
Gelet op het koninklijk besluit van 5 maart 2015 houdende de organisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking;
Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiėn, gegeven op 20 juin 2016;
Gelet op het akkoord van de minister van Begroting, gegeven op 12 juli 2016;
Gelet op het advies 59.876 van de Raad van State, van 31 augustus 2016 met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;
Op voordracht van Onze Minister van Ontwikkelingssamenwerking,
Hebben Wij besloten en besluiten Wij :
HOOFDSTUK 1. - Definities
Artikel 1. In dit besluit wordt verstaan onder :
1° "de wet" : de wet van 19 maart 2013 betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking;
2° "referente organisatie" : de federatie of de door de federaties aangeduide erkende organisatie die de taken verbonden aan een gemeenschappelijk strategisch kader coördineert en animeert;
3° "lokale partner" : een representatieve vereniging van de civiele maatschappij, een instelling van openbaar nut of een gedecentraliseerde autoriteit in de ontwikkelingslanden, aan een erkende organisatie gebonden door een partnerschapsovereenkomst of een memorandum of understanding;
4° "gegroepeerde aanvraag" : de samenvoeging van individuele programma's van erkende organisaties, ingediend door een federatie krachtens artikel 27, § 2, lid 2 van de wet;
5° "veranderingstheorie" : een theoretische redenering waarbij de mechanismen schematisch uitgelegd zijn waardoor de verwachte ontwikkelingsresultaten zich zullen materialiseren en die de onderliggende veronderstellingen van een interventie uitklaart;
6° "output" : goederen, uitrustingen, diensten of veranderingen die het gevolg zijn van een interventie van ontwikkelingssamenwerking;
7° "outcome" : het directe effect dat de interventie wil bereiken op kort tot middellang termijn voor de directe, intermediaire of eindbegunstigde (specifieke doelstelling);
8° "impact" : lange termijn effecten, positief of negatief, primair of secundair, waartoe een interventie van ontwikkelingssamenwerking leidt direct of niet, opzettelijk of niet;
9° "ontwikkelingsresultaat" : outcome of impact van een interventie van ontwikkelingssamenwerking;
10° "operationele kosten" : de kosten die noodzakelijk en essentieel zijn voor het bereiken van een of meerdere resultaten van de interventie van ontwikkelingssamenwerking. Deze kosten stoppen zodra de interventie wordt beėindigd of is voltooid;
11° "beheerskosten" : de afscheidbare kosten die betrekking hebben op het beheer, de omkadering, de coördinatie, de opvolging, de controle, de evaluatie of de financiėle audit, en die specifiek het gevolg zijn van de uitvoering van de interventie van ontwikkelingssamenwerking of de verantwoording van de subsidiėring;
12° "structuurkosten" : de kosten die verbonden zijn aan de realisatie van het maatschappelijk doel van de gesubsidieerde organisatie en die, hoewel ze worden beļnvloed door de uitvoering van de interventie van ontwikkelingssamenwerking, niet afscheidbaar zijn noch op het budget van deze interventie kunnen worden aangerekend;
13° "administratiekosten" : de kosten, gemaakt door een erkende ledenorganisatie, om namens haar leden een programma samen te stellen, te formuleren, in te dienen, te coördineren, op te volgen, te verantwoorden, en te beheren, dat is geļdentificeerd en wordt uitgevoerd door haar niet erkende leden en/of de partners van haar leden, en waarin de ledenorganisatie geen operationele rol speelt;
14° "directe kosten" : de operationele kosten en beheerskosten van de interventie;
15° "eigen inbreng" : deel van het programma dat niet wordt gedekt door een subsidie van de Belgische Ontwikkelingssamenwerking;
16° "bijkomend opbrengst" : opbrengst van de erkende organisatie, gegenereerd door de activiteiten van de interventie van ontwikkelingssamenwerking, de verkoop van activa die in het kader van de interventie zijn verworven, of de betaling aan de organisatie van vorderingen die als gevolg van de uitvoering van de interventie zijn ontstaan;
17° "algemene budgetrubrieken" :
1° voor de operationele kosten en de administratiekosten : (1) investeringskosten, (2) werkingskosten en (3) personeelskosten,
2° voor de beheerskosten : (1) personeelskosten, (2) audit en evaluatie kosten en (3) andere kosten;
18° "onafhankelijke evaluatie" : evaluatie waarbij de evaluerende entiteit functioneel onafhankelijk is van de geėvalueerde entiteit en van de opdracht gevende entiteit.
HOOFDSTUK 2. - Voorwaarden en toekenningsprocedure van de erkenning
Afdeling 1. - Voorwaarden
Onderafdeling 1 - Algemene voorwaarden
Art. 2. Beschikt over een performant systeem van organisatiebeheersing, zoals beoogd in artikel 26, § 1, tweede lid, 4° van de wet, de organisatie die de overeenstemming van haar beheerscapaciteit met haar niveau van complexiteit aantoont.
De beheerscapaciteit bedoeld in het eerste lid wordt getoetst op basis van de volgende criteria, gegroepeerd in negen domeinen :
1° het financiėle beheer : de kwaliteit van de beheersystemen, de capaciteit om zijn financiėle verplichtingen na te komen;
2° het strategische beheer : het proces van de ontwikkeling van de strategie, het proces van strategische planning, de opvolging en de sturing van de strategie;
3° het procesbeheer : de bepaling van de activiteit van de organisatie, de formalisering van de processen, de beheersing van de processen;
4° het resultaatgerichte beheer : de kwaliteit van het beleid van resultaatgericht beheer, de beheersing van het opvolgings- en evaluatieproces, de capaciteit van de organisatie om haar beleid van resultaatgericht beheer uit te voeren;
5° het beheer van het partnerschap : de keuze van de partner en de formalisering van het partnerschap, de strategie voor de capaciteitsversterking van de partners;
6° het rekening houden met de transversale thema's : de thema's gender en milieu;
7° het risicobeheer : de dekking van het risicobeheer van de organisatie, de risicobeheersing;
8° het personeelsbeheer : de bepaling van een personeelskader, de bepaling van een personeelsontwikkelingsstrategie, de beheersing van de HRM-processen;
9° transparantie : de formalisering van een communicatie- en een informatiebeheerstrategie, het bestaan van een communicatiesysteem; de toegankelijkheid en de betrouwbaarheid van de informatie.
De domeinen en de criteria opgesomd in het tweede lid zijn in bijlage 1 beschreven.
Het niveau van complexiteit van de organisatie zoals beoogd in het eerste lid, wordt bepaald op basis van de volgende parameters :
1° de grootte van de organisatie;
2° de geografische spreiding;
3° de thematische spreiding;
4° de diversiteit van de partners;
5° de spreiding van de opdrachtgevers;
6° het aantal medewerkers.
De berekeningsbasis van de parameters opgenomen in het derde lid wordt in bijlage 2 beschreven.
Onderafdeling 2. - De erkenning van de organisaties van de civiele maatschappij (CMO)
Art. 3. § 1. Beschikt over het jaarlijkse omzetcijfer, zoals beoogd in artikel 26, § 2, 3° van de wet, de organisatie die een jaarlijks omzetcijfer van ten minste 50.000 euro heeft.
§ 2. Beschikt over voldoende menselijke middelen, zoals beoogd in artikel 26, § 2, 4° van de wet, de organisatie die over ten minste twee voltijdse equivalenten beschikt die ten minste halftijds worden gepresteerd, waarvan ten minste één voltijds equivalent bezoldigd wordt volgens het Belgische arbeidsrecht en waarvan het surplus gepresteerd moet worden overeenkomstig de bepalingen van de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers.
§ 3. Beschikt over een aantoonbaar maatschappelijk draagvlak in Belgiė zoals beoogd in artikel 26, § 2, 5° van de wet, de organisatie die beantwoordt aan ten minste twee van de volgende indicatoren :
1° de organisatie heeft met ten minste vijf instellingen, autoriteiten of verenigingen in Belgiė samenwerkingsovereenkomsten afgesloten betreffende de ontwikkelingssamenwerking;
2° de organisatie is lid van nationale en internationale netwerken die gespecialiseerd zijn in de thema's van de ontwikkelingssamenwerking;
3° haar beslissingsorganen omvatten erkende CMO's;
4° de organisatie beschikt over ten minste honderdvijftig leden, deelnemers, sympathisanten of vrijwilligers;
5° tijdens de vijf jaar voorafgaand aan de vraag tot erkenning, heeft de organisatie jaarlijks ten minste 14.000 euro fondsen verzameld in Belgiė.
§ 4. Is autonoom, zoals beoogd in artikel 26, § 2, 6° van de wet, de organisatie waarvan geen enkel lid van de raad van bestuur of het directieorgaan deel uitmaakt van :
1° het personeel van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking;
2° het personeel of de raad van bestuur van de Belgische Technische Coöperatie;
3° het personeel of de raad van bestuur van de Belgische investeringsmaatschappij voor ontwikkelingslanden;
4° de beleidscel van de minister.
Onderafdeling 3. - De erkenning van de institutionele actoren (IA)
Art. 4. Beschikt over voldoende menselijke middelen zoals beoogd in artikel 26, § 3, 3° van de wet, de organisatie die ten minste vier voltijdse equivalenten telt, die bezoldigd worden volgens de voorwaarden voorzien door het Belgische arbeidsrecht.
Afdeling 2. - Samenstelling van de aanvraag tot erkenning en voorziening van informatie
Art. 5. De organisatie van de civiele maatschappij of de institutionele actor die een erkenning wil krijgen, legt voor :
1° een strategisch plan dat de volgende elementen omvat :
a) een uitvoerige beschrijving van de organisatiestructuur, inclusief de samenstelling en de werking van haar organen alsook haar personeelsbeleid en haar organigram, waaruit blijkt dat de algemene voorwaarden van artikel 26, § 1, tweede lid van de wet en de specifieke voorwaarden van artikel 26, § 2 of § 3 van de wet vervuld zijn;
b) een beschrijving van de visie en de missie van de organisatie op het vlak van ontwikkelingssamenwerking en van de rol die zij daarin wenst te spelen;
c) een planmatige beschrijving van haar doelstellingen op middellange (vijf jaar) en lange termijn (tien jaar);
d) een beschrijving van de strategie die de organisatie wenst uit te voeren om haar doelstellingen vermeld in c) te bereiken in tien jaar;
e) een indicatief globaal financieel plan op middellange (vijf jaar) en lange termijn (tien jaar), waarin duidelijk de eigen middelen en de publieke of privéfinancieringen worden aangegeven die nodig zijn om de doelstellingen vermeld in c) te bereiken;
f) een opsomming van de landen waarin de organisatie de komende tien jaar actief wenst te zijn en haar motivatie;
g) een indicatieve beschrijving van de partners van de organisatie met betrekking tot de ontwikkelingseducatie en in de ontwikkelingslanden, van het identificatie- en selectieproces van de lokale partners en het beheer van die partnerschappen door de organisatie;
h) een indicatieve beschrijving van het doelpubliek;
2° de door de bevoegde organen van de organisatie goedgekeurde activiteitenverslagen en jaarrekeningen van de laatste vijf jaar waarmee de ervaring vermeld in artikel 26, § 1, tweede lid, 1° van de wet wordt aangetoond, en het bewijs wordt geleverd dat voldaan werd aan de verplichtingen inzake de neerlegging van de jaarrekeningen;
3° haar statuten.
Art. 6. De organisatie die een erkenning als federatie wil krijgen, legt voor :
1° een uitvoerige beschrijving van de organisatiestructuur waaruit blijkt dat de algemene voorwaarden van artikel 26, § 1, tweede lid van de wet en de specifieke voorwaarden van artikel 26, § 4 van de wet vervuld zijn;
2° haar statuten en huishoudelijk reglement;
3° de lijst van de organisaties die ze formeel vertegenwoordigt.
Art. 7. De organisatie die een erkenning als koepel van CMO's wil krijgen, legt voor :
1° een uitvoerige beschrijving van de organisatiestructuur waaruit blijkt dat de algemene voorwaarden van artikel 26, § 1, tweede lid van de wet en de specifieke voorwaarden van artikel 26, § 5 van de wet vervuld zijn;
2° haar statuten en huishoudelijk reglement;
3° de lijst van haar leden.
Art. 8. In het kader van de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing, deelt de organisatie op verzoek van de administratie of haar mandataris de informatiebronnen mee die in bijlage 3 opgesomd worden.
Wanneer de organisatie die de erkenning aanvraagt het gevolg is van de fusie of hergroepering van verschillende organisaties, mogen de documenten en de informatiebronnen beoogd in het eerste lid die van elk van de oorspronkelijke organisaties zijn, indien een geļntegreerde versie nog niet bestaat.
Afdeling 3. - Toekennings- en intrekkingsprocedure
Art. 9. § 1. De organisatie dient haar vraag tot erkenning in per aangetekende brief aan de minister.
§ 2. De administratie gaat na of de organisatie alle gevraagde documenten heeft ingediend.
De administratie kan de organisatie vragen haar dossier te vervolledigen.
De organisatie beschikt over een termijn van vijftien dagen vanaf de vraag van de administratie om de vragen te beantwoorden.
§ 3. De toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2 zal tenminste om de vijf jaar worden georganiseerd.
De toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing wordt uitgevoerd door de administratie op basis van een externe expertise.
De administratie en de externe expert die daarvoor is gemandateerd formuleren hun advies op basis van de documenten opgesomd in bijlage 3 en op basis van verificaties ter plaatse.
§ 4. De administratie stelt een advies op voor de minister, die de erkenning toekent of weigert.
§ 5. De beslissing van de minister wordt met een aangetekende brief aan de organisatie meegedeeld binnen een termijn van twee maanden na de datum van het advies voorzien in § 4.
Art. 10. § 1. Wanneer uit de uitvoering van de activiteiten van de organisatie blijkt dat de organisatie niet langer aan de verplichtingen voldoet die in het kader van de subsidiėring van haar activiteiten op haar rusten, kan de organisatie onderworpen worden aan een hertoetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing.
§ 2. Het voornemen van de minister om de erkenning of het statuut in te trekken omwille van een van de redenen voorzien in artikel 26, § 7, tweede lid van de wet wordt via aangetekende brief aan de organisatie meegedeeld.
§ 3. De organisatie beschikt over een termijn van twee maanden vanaf de ontvangst van de aangetekende brief vernoemd in paragraaf twee, om haar opmerkingen over deze intrekking kenbaar te maken.
§ 4. De beslissing om de erkenning in te trekken wordt genomen door de minister, op basis van een advies van de administratie en wordt via aangetekende brief aan de organisatie meegedeeld.
Afdeling 4. - Opvolging van de erkenning
Art. 11. Een institutionele dialoog wordt jaarlijks georganiseerd tussen de erkende organisatie en de administratie.
De volgende punten maken er deel van uit :
1° de institutionele en organisatorische evolutie van de erkende organisatie;
2° de geleerde lessen op het vlak van de veranderingstheorie van de organisatie en van het risicobeheer;
3° de interne en externe coherentie van het programma;
4° de vaststellingen uit de opvolging en de controles van het programma.
HOOFDSTUK 3. - Gemeenschappelijke strategische kaders (GSK)
Art. 12. § 1. Een gemeenschappelijk strategisch kader heeft een geldigheidsduur van vijf jaar vanaf de eerste januari volgend op zijn datum van goedkeuring.
§ 2. Een GSK kan tijdens de geldigheidsduur worden aangepast zonder dat zijn geldigheidsduur wordt verlengd.
Art. 13. Elk GSK omvat de volgende elementen :
1° Een gedetailleerde contextanalyse, met focus op de rol en de capaciteiten van de lokale partners van de erkende organisaties, en met aandacht voor de transversale thema's, bedoeld in artikel 11, § 2 van de wet;
2° De presentatie van de strategische doelen van de erkende organisaties in het land of binnen het thema van het GSK, en de verantwoording van hun ontwikkelingsrelevantie;
3° Voor elk weerhouden strategisch doel, de identificatie en de presentatie van de verschillende benaderingen van de betrokken organisaties, met aanduiding van de verschillen en van de gelijkenissen van deze benaderingen : veranderingstheorieėn, benaderingen voor de operationele uitvoering, voor het partnerschap, of voor het rekening houden met de transversale thema's bedoeld in artikel 11, § 2 van de wet;
4° Een identificatie van de cruciale risico's die verband houden met de context, de strategische doelen en de benaderingen;
5° De indicatoren en de collectieve werkmodaliteiten die het collectieve leerproces in relatie tot de nagestreefde strategische doelen mogelijk maken, en die aanleiding kunnen geven tot eventuele aanpassing van het GSK;
6° De identificatie van opportuniteiten voor complementariteit en synergie tussen erkende organisaties, ook rond partners, en de beschrijving van de concrete engagementen van de erkende organisaties voor de uitvoering van deze onderlinge complementariteit en synergie in de realisatie van de strategische doelen;
7° De indicatieve lijst van erkende organisaties die bijdragen aan de strategische doelen;
8° In de partnerlanden van de gouvernementele samenwerking en in Belgiė, de beschrijving van de wijze waarop de strategieėn en interventies van gouvernementele samenwerking in aanmerking werden genomen als onderdeel van de context bij de uitwerking van het GSK en de beschrijving van de geļdentificeerde opportuniteiten voor complementariteit en synergie met de gouvernementele samenwerking;
9° Een beschrijving van de manier waarop het GSK is opgesteld, en in het bijzonder de elementen die de participatie van de erkende organisaties en hun lokale partners aantonen.
Art. 14. § 1. Het GSK wordt door de referente organisatie voor 1 maart van het jaar voorafgaand aan zijn inwerkingtreding ter beoordeling voorgelegd aan de minister.
§ 2. De administratie organiseert binnen zes weken na de indiening daarvan een dialoog met de referente organisatie en de bij het GSK betrokken erkende organisaties die het wensen of hun vertegenwoordigers.
Volgende elementen maken deel uit van deze dialoog :
1° de relevantie en de verwachte impact van de strategische doelen in relatie tot de analyse zoals voorzien in artikel 13, 1° en hun coherentie met de doelstellingen van de Belgische ontwikkelingssamenwerking, bedoeld in hoofdstuk 2 van de wet, en met de basisprincipes, bedoeld in hoofdstuk 3 van de wet;
2° de coherentie van de benaderingen beoogd in artikel 13, 3° en de manieren waarmee de eventuele tegenstrijdigheden opgelost worden;
3° de relevantie en de intensiteit van de synergie en de complementariteit tussen erkende organisaties;
4° de kwaliteit van het participatieproces van de lokale partners en van elke andere actor die relevant is voor de uitwerking van het GSK;
5° de kwaliteit van de collectieve leerprocessen.
§ 3. De minister besluit over goedkeuring van een GSK op basis van het advies van de administratie, dat betrekking heeft op :
1° De overeenstemming van het GSK met de artikelen 12 en 13;
2° de elementen die het onderwerp uitmaakten van de in § 2 bedoelde strategische dialoog.
§ 4. De minister deelt zijn beslissing uiterlijk drie maanden na de indiening van het GSK mee aan de referente organisatie en aan de federaties.
De federaties communiceren deze beslissing aan de CMO's en IA's die aan het GSK deelnemen.
§ 5. De eventuele aanpassing van het GSK tijdens de geldigheidsduur en haar motivering zijn door de referente organisatie ter goedkeuring voorgelegd aan de directeur van de directie die binnen de administratie bevoegd is voor de niet-gouvernementele samenwerking.
Art. 15. § 1. De federaties stellen gezamenlijk de lijst van referente organisaties en de bestuursmodaliteiten van het GSK vast, in het bijzonder de manier waarop het interne overleg wordt georganiseerd, de wijze waarop besluiten worden genomen en geschillen worden opgelost, de regels voor informatiedoorstroming en de wijze waarop de lokale partners worden betrokken.
§ 2. De referente organisatie animeert het permanente leer- en overlegproces tussen de bij een GSK betrokken erkende organisaties.
§ 3. De administratie organiseert een jaarlijkse strategische dialoog met de bij een GSK betrokken erkende organisaties, minimaal over de volgende punten :
1° de opvolging van de nagestreefde strategische doelen en van de impact;
2° de lessen die uit de uitvoering van de programma's zijn getrokken en hun gevolgen voor het GSK;
3° de opvolging van de concretisering van de complementariteit en de synergieėn en de daarmee verbonden leerprocessen;
4° de opvolging van de integratie van transversale thema's als bedoeld in artikel 11, § 2 van de wet;
5° de analyse van de opportuniteit om de inhoud van het GSK aan te passen en, indien van toepassing, de formulering van aanbevelingen aan de minister betreffende de aanpassing van de programma's;
6° de opvolging van de aandachtspunten die tijdens de beoordeling van het GSK geļdentificeerd zijn.
De bij het GSK betrokken erkende organisaties worden uitgenodigd ten minste drie maanden voor de dialoog plaatsvindt.
Om deze dialoog te voeden wisselen de administratie en de referente organisatie, binnen een termijn van een maand na de uitnodiging, de specifieke aandachtspunten uit die ze wensen te bespreken.
De referente organisatie legt ten minste twee weken voor de dialoog plaatsvindt, een document voor, dat alle voor dit doel nuttige informatie samenvat.
De organisatie waarbij een GSK een deel van het programma betreft, moet deelnemen aan de strategische dialoog die verband houdt met dit GSK. Behoudens overmacht past dit deel van het programma van een organisatie die niet deelneemt aan twee opeenvolgende strategische dialogen, niet meer in het kader van het GSK als bedoeld in artikel 27, § 2, derde lid, 2° van de wet en draagt zijn budget niet meer bij aan de in artikel 27, § 2, derde lid, 8° van de wet bedoelde concentratie.
Art. 16. De als federatie erkende organisaties voorzien in de subsidieaanvraag beoogd in artikel 24 de dekking van de aan de GSK's verbonden kosten, die worden gemaakt door de referente organisaties.
De personeelskosten en werkingskosten bestemd voor de activiteiten en de coördinatie van een GSK door een referente organisatie, kennen een globaal plafond van 0,2 voltijdse equivalent per goedgekeurde GSK, overeenkomstig de berekeningswijze voorzien in artikel 28 § 3 en 39.
De federaties stellen de verdeling van dit personeel tussen de referente organisaties voor in de subsidieaanvraag.
De uitgaven in verband met de formulering, de opvolging en de evaluatie van het GSK, of met het collectieve leerproces, zijn onderdeel van een speciaal gemotiveerd budget.
Art. 17. Het minimale aandeel, bedoeld in artikel 27, § 1, vierde lid van de wet, van de basisallocaties van de algemene uitgavenbegroting bestemd voor de financiering van deze programma's, dat tot de strategische keuzes van de goedgekeurde GSK's bijdraagt, wordt vastgelegd op 90 %.
HOOFDSTUK 4. - Subsidiėringsmodaliteiten en -procedure
Afdeling 1. - Programma
Art. 18. § 1 Een programma kent, op het ogenblik van de aanvraag, een gemiddeld jaarlijks budget van ten minste 2.000.000 euro.
Een programma dat alleen ontwikkelingseducatie betreft kent, op het ogenblik van de aanvraag, een gemiddeld jaarlijks budget van ten minste 750.000 euro.
§ 2. Een programma concentreert zijn budget voor de operationele kosten ter hoogte van ten minste 75% op de realisatie van een of meer GSK's.
§ 3. Een programma duurt niet langer dan 5 jaar, en evenmin langer dan de geldigheidstermijn van het GSK of de GSK's waarop het zich concentreert.
§ 4. Een programma is relevant, doeltreffend, doelmatig, duurzaam, en produceert impact, zoals gedefinieerd door het Comité voor Ontwikkelingssamenwerking van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling.
§ 5. Het programma moet een resultaatgerichte benadering hebben, aangetoond door :
1° een veranderingstheorie;
2° een beschrijving van de outcomes op niveau van de directe, intermediaire of eindbegunstigden;
3° de kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren met hun basiswaarden en hun doelwaarden op drie jaar en vijf jaar voor deze outcomes;
4° indicatoren die specifiek, meetbaar, realiseerbaar en relevant zijn;
5° een risico-analyse.
Art. 19. De activiteiten van opleiding, van toekenning van beurzen en van wetenschappelijk onderzoek bedoeld om het ontwikkelingssamenwerkingsbeleid te ondersteunen zoals voorzien in artikel 27, § 3, van de wet, maken integraal deel uit van de programma's van de erkende institutionele actoren.
De betrokkene institutionele actoren harmoniseren hun beurzen beleid in een gezamenlijke strategie die, per type beurs, ten minste de volgende elementen bepaalt :
1° de duur van de beurs;
2° het bedrag van de beurs en zijn berekeningsmethode;
3° de bijkomende kosten die in aanmerking komen voor terugbetaling.
Art. 20. § 1 De erkende organisatie dient haar aanvraag tot subsidiėring van een programma in ofwel bij de administratie, ofwel bij de federatie van wiens gegroepeerde aanvraag ze deel wenst uit te maken.
Deze aanvraag tot subsidiėring is gestaafd met een volledig dossier dat bestaat uit de voorstelling van het programma en de voorstelling van het eraan verbonden budget, en dat aantoont dat het beantwoordt aan de voorwaarden vastgelegd in artikel 27, § 2, derde lid van de wet en aan artikel 18.
Op basis van het `Only once'-beginsel dient de informatie die tijdens de 18 maanden voorafgaand aan de aanvraag reeds aan de administratie werd overgemaakt, niet opnieuw te worden overgemaakt. In dat geval bevat de aanvraag een expliciete verwijzing naar de plaats waar deze informatie zich bevindt (titel van het document, transmissiedatum, paginanummer).
Het deel van een programma dat bijdraagt tot een goedgekeurd GSK, erft de eigenschappen en kwaliteiten van dit GSK en moet dus geen gedetailleerde verantwoording voorleggen van de elementen beoogd in artikel 18, § 4.
Het deel van een programma dat in synergie met andere programma's uitgevoerd wordt, is hetzelfde voor alle betrokken programma's, met uitzondering van het bijhorende budget dat specifiek is voor elk programma.
§ 2. De aanvraag bevat een gemotiveerd budget dat aan de volgende eisen voldoet :
1° de operationele kosten worden per outcome gedetailleerd, met vermelding, indien van toepassing, van de volgende posten :
a. de bedragen die ter beschikking worden gesteld aan partners op basis van een partnerschapsovereenkomst of memorandum of understanding;
b. de bedragen die ter beschikking worden gesteld aan derde organisaties op basis van een samenwerkingsovereenkomst;
c. de bedragen die een plaatselijk coördinatiekantoor van de aanvragende organisatie uitgeeft;
d. de bedragen die het hoofdkantoor van de aanvragende organisatie uitgeeft.
2° elke budgetpost van de operationele kosten vermeldt de algemene budgetrubrieken;
3° de beheerskosten worden voor het gehele programma samengenomen en vermelden de algemene budgetrubrieken;
4° de administratiekosten worden voor het gehele programma samengenomen en vermelden de algemene budgetrubrieken;
5° het budget voor de structuurkosten is forfaitair vastgelegd op 7% van de directe kosten.
Wanneer een gezamenlijk programma door meerdere erkende organisaties wordt ingediend, laat zijn budget toe om duidelijk het deel te bepalen dat aan elke aanvrager toekomt.
§ 3. De aanvraag rechtvaardigt de voorgestelde directe kosten en de administratiekosten.
§ 4. Voor de programma's waarvan de activiteiten in ontwikkelingslanden plaatsvinden, bevat de aanvraag eveneens de partnerschapsstrategie, de rol van de partners in de uitvoering van het programma en de lijst van de partners per land die gekend zijn op het ogenblik van de aanvraag.
§ 5. De aanvraag bevat ook de lijst van de organisaties, erkend of niet erkend, bekend op het moment van de aanvraag, die geen lokale partners zijn maar die geassocieerd zijn tot de realisatie van het programma, samen met de beschrijving van hun rol in de uitvoering van het programma.
Art. 21. De federatie die een gegroepeerde aanvraag indient, voert een objectieve analyse uit waarin wordt vastgesteld in hoeverre de individuele programma's die daar deel van uitmaken voldoen aan de criteria beoogd in artikel 27, § 2, derde lid van de wet, en aan de bepalingen van artikels 18 en 20.
Deze analyse omvat :
1° een beschrijving van de werkwijzen en de procedure van de analyse;
2° een synthese van de resultaten van de analyse, per individueel programma;
3° een volledige analyse voor elk individueel programma.
Art. 22. § 1. De subsidieaanvraag van een programma wordt uiterlijk op 1 augustus van het jaar voorafgaand aan het aanvangsjaar van het programma, via aangetekende brief ingediend bij de administratie.
De gegroepeerde subsidieaanvraag wordt uiterlijk op 1 november van het jaar voorafgaand aan het aanvangsjaar van het programma, via aangetekende brief ingediend bij de administratie.
§ 2. De administratie deelt haar voorlopige advies uiterlijk op 15 december van het jaar voorafgaand aan het aanvangsjaar van het programma met de aanvragende organisatie of organisaties.
Deze dienen hun opmerkingen in aan de administratie uiterlijk op 31 december van hetzelfde jaar.
De definitieve advies integreert deze opmerkingen of duidt deze aan als punten van onenigheid.
§ 3. De minister neemt zijn beslissing ten laatste op 15 februari van het aanvangsjaar van het programma op basis van een advies van de administratie dat hem tegen 31 januari volgend op de ontvangst van de vraag tot subsidiėring wordt overgemaakt.
Art. 23. § 1. Wanneer een goedgekeurd programma verscheidene erkende organisaties verenigt conform artikel 27, § 2, 1e lid van de wet voorziet het subsidiebesluit een subsidie voor elk van deze organisaties, op basis van de in het programma gepresenteerde verdeling van de budgetten. Elke organisatie is verantwoordelijk voor de financiėle verantwoording van haar subsidie.
§ 2. Als het goedgekeurde programma niet-erkende organisaties betrekt, kunnen slechts erkende organisaties subsidie ontvangen. Enkel de erkende organisatie die de subsidie heeft ontvangen is verantwoordelijk voor haar verantwoording.
§ 3. Elk goedgekeurd programma van een gegroepeerde aanvraag is voorwerp van een subsidiebesluit.
Afdeling 2. - Taken van de koepels en federaties
Art. 24. De taken van de federaties beoogd in artikel 27, § 4, eerste lid van de wet die in aanmerking komen voor een subsidie, zijn :
1° de capaciteiten van de erkende organisaties versterken op het strategische, methodologische en operationele vlak om beter te beantwoorden aan de uitdagingen van de ontwikkelingssamenwerking;
2° de creatie, het beheer en de circulatie van kennis bevorderen, via de uitwisseling en de benutting van ervaring en de evaluatie en via de animatie van thematische werkgroepen;
3° de coördinatie, communicatie en creatie van complementariteit en synergieėn tussen erkende organisaties en met de andere actoren van de ontwikkelingssamenwerking bevorderen;
° de algemene coördinatie van de GSK's verzekeren, alsook de financiering van hun formulering, van hun animatie en hun opvolging door de referente organisaties;
5° de schakel en de circulatie van de informatie verzekeren tussen de administratie en de erkende organisaties en deze in de overlegorganen vertegenwoordigen;
6° de coördinatie en de analyse van de gegroepeerde aanvraag verzekeren.
Art. 25. De taken van de koepels beoogd in artikel 27, § 4, eerste lid van de wet die in aanmerking komen voor een subsidie, zijn :
1° de capaciteiten van de erkende organisaties versterken op het strategische, methodologische en operationele vlak om beter te beantwoorden aan de uitdagingen van de ontwikkelingssamenwerking;
2° de creatie, het beheer en de circulatie van kennis bevorderen, via de uitwisseling en de benutting van ervaring en de evaluatie en via de animatie van thematische werkgroepen;
3° de coördinatie, communicatie en creatie van complementariteit en synergieėn tussen erkende organisaties en met de andere actoren van de ontwikkelingssamenwerking bevorderen;
4° de platformen installeren, coördineren en animeren die waken over en als expertisepool optreden en die voorzien zijn door artikel 2, § 2, 3° van het koninklijk besluit van 2 april 2014 betreffende de oprichting van een Adviesraad inzake beleidscoherentie ten gunste van ontwikkeling en door artikel 2, § 2, 2° van het koninklijk besluit van 2 april 2014 tot oprichting van de Adviesraad Gender en Ontwikkeling.
Art. 26. § 1. De federaties leggen in een gemeenschappelijk technisch en financieel dossier hun subsidieaanvraag voor met betrekking tot de activiteiten die ze de vijf volgende jaren zullen ondernemen om de taken te vervullen die hen toekomen, evenals de daarbij horende budgetten en de samenwerkingsovereenkomsten met de derde organisaties waardoor tot deze taken wordt bijgedragen.
De koepels leggen in een gemeenschappelijk technisch en financieel dossier hun subsidieaanvraag voor met betrekking tot de activiteiten die ze de vijf volgende jaren zullen ondernemen de taken te vervullen die hen toekomen, evenals de daarbij horende budgeten en de samenwerkingsovereenkomsten met de derde organisaties waardoor tot deze taken wordt bijgedragen.
De koepels en federaties mogen een nieuwe subsidieaanvraag indienen vanaf het derde jaar van het lopende technische en financiėle dossier. Dit nieuwe vijfjarig dossier past de overblijvende activiteiten van het lopend dossier aan.
§ 2. De subsidieaanvraag van een federatie of koepel wordt uiterlijk op 1 oktober van het jaar voorafgaand aan het aanvangsjaar van de activiteiten, via aangetekende brief ingediend bij de administratie.
De aanvraag volgt het proces van advies en goedkeuring beschreven in artikel 22 §§ 2 en 3.
Het subsidie besluit voor het technisch en financieel dossier voorziet een subsidie voor elke deelnemende koepel of federatie, op basis van de in het dossier voorgestelde budgettaire verdeling.
HOOFDSTUK 5. - Financieringsmodaliteiten
Afdeling 1. - Middelen
Onderafdeling 1. - Bedrag van de subsidie
Art. 27. Het bedrag van de subsidie wordt vastgesteld met inachtneming van het non-profitkarakter, en mag niet leiden tot opbrengsten die de kosten van de interventie overstijgen.
Art. 28. § 1. Voor het programma van een erkende organisatie van de civiele maatschappij, bedraagt de subsidie maximaal 80 % van de reėle kost van het programma en wordt verhoogd met de structuurkosten of de administratiekosten. De eigen inbreng bedraagt ten minst 20 % van de reėle kost van het programma.
§ 2. Voor het programma van een erkende institutionele actor, dekt de subsidie maximaal de directe kosten van het programma, en de structuurkosten of de administratie kosten. Het bedrag van een eventuele eigen inbreng wordt door de aanvrager bepaald.
§ 3. De subsidiėring van taken van de federaties en koepels bestaat uit twee delen :
1° een forfaitair bedrag dat hun personeelskosten, beheerskosten, structuurkosten of administratiekosten dekt;
2° de operationele kosten die additioneel zijn aan 1° en die in het technische en financiėle dossier beoogd in artikel 26, § 1, voorzien zijn, met uitzondering van personeelskosten.
Het in het eerste lid, 1° bedoelde bedrag is berekend op basis van een per voltijdsequivalent forfaitair bedrag met een plafond van gemiddeld gedurende de subsidie 16 voltijdse equivalenten per jaar voor het geheel van de federaties en 4 voltijdse equivalenten per jaar voor het geheel van de koepels.
Er is geen eigen inbreng vereist.
Art. 29. § 1. Wanneer de subsidie administratiekosten omvat, omvat zij geen structuurkosten.
§ 2. De subsidie voor structuurkosten wordt forfaitair vastgelegd op 7% van het budget van de directe kosten. De subsidie voor structuurkosten wordt niet aangepast aan de gerealiseerde directe kosten, op voorwaarde dat het budget van het programma voor ten minste 75% wordt besteed. In het tegenovergestelde geval worden de structuurkosten pro rata aangepast aan de effectieve besteding van het budget van het programma.
§ 3. De administratiekosten worden gesubsidieerd op basis van een budget. De administratiekosten moeten worden gemotiveerd.
§ 4 . De subsidiering van de beheerskosten is beperkt tot een maximum van 10% van de totale directe kosten. De beheerskosten zijn niet forfaitair en dienen gemotiveerd te worden.
Wanneer een programma door verscheidene aanvragers wordt ingediend, wordt dit maximum verhoogd met de kosten voor coördinatie van het programma, met een percentage dat niet hoger is dande kleinste van de volgende twee : de uitkomst van de formule voor het percentage van de coördinatiekosten (PCK), en 4,5%.
Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld
Waarin AO staat voor het aantal erkende organisaties die een aanvraag voor een programma hebben ingediend.
Een bedrag van ten minste 1% van de directe, maar niet in de berekening van het normale plafond van de beheerskosten begrepen, kosten is bestemd voor de kosten van de evaluatie en audit van de interventie.
Onderafdeling 2. - Eigen inbreng en bijkomende opbrengsten
Art. 30. § 1. De eigen inbreng wordt samengesteld uit bronnen die exclusief afkomstig zijn uit lidstaten van de OESO of uit multilaterale organisaties, met uitsluiting van de subsidies toegekend door de Belgische Staat ten laste van het budget ontwikkelingssamenwerking.
§ 2 De eigen inbreng die overeenkomt met het deel van het programma dat niet bijdraagt tot de realisatie van een GSK bestaat voor 100% uit fondsen afkomstig van natuurlijke personen of rechtspersonen van privaatrecht.
§ 3. Maximum 25 % van de eigen inbreng kan overeenkomen met valorisatie.
Valorisatie is de uitdrukking in geld van de waarde van de middelen die ter beschikking worden gesteld van het programma.
De eigen inbreng beoogd in § 2 mag nooit een valorisatie bevatten.
§ 4. De te valoriseren middelen worden vastgelegd als een directe kost.
Het middel dat de organisatie voor valorisatie indient moet in de subsidieaanvraag beschreven staan. De berekeningsmethode moet op een objectieve verantwoording gebaseerd zijn, op basis van de kost van de commerciėle oplevering van gelijkaardige goederen of diensten.
Indien valorisatie wordt gevraagd voor de prestatie van vrijwilligerswerk, moeten de organisatie en de vrijwilliger zich schikken naar alle bepalingen van de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers en haar uitvoeringsbesluiten.
§ 5. Het bewijsstuk van de valorisatie evenals de motivatie van haar berekening moeten voorgelegd worden bij de afrekening van het programma.
Art. 31. § 1. De bijkomende opbrengsten van het programma worden aan een van de volgende behandelingen onderworpen :
1° hetzij worden ze direct afgetrokken van de gesubsidieerde directe kosten, naar rato van de subsidie;
2° hetzij worden ze in de boekhouding van de gesubsidieerde organisatie opgenomen naar rato van de subsidie, in een wijze dat traceerbaar is, gedurende een periode van het begin van het programma tot 5 jaar na het einde van het programma.
§ 2. De bijkomende opbrengsten kunnen tot 50 % van de eigen inbreng van het programma vormen als zij uitdrukkelijk zijn voorzien in het financieringsplan van het programma.
Afdeling 2. - Betaling van de subsidie
Art. 32. § 1. De subsidie wordt uitbetaald volgens de jaarlijkse schijven die in het subsidiebesluit zijn voorzien.
§ 2. De schijven worden vrijgegeven op de volgende cumulatieve voorwaarden :
1° vanaf 15 januari van het betreffende jaar, of meteen na ontvangst van het financieringsbesluit wordt bij de administratie een schuldvordering ingediend;
2° de organisatie heeft conform artikel 47 of 48 in het jaar voorafgaand aan de indiening van de schuldvordering haar financieel rapport voorgelegd (deze voorwaarde is niet van toepassing op de eerste en tweede schijf);
3° dit financieel rapport toont een niet besteed saldo van het programma dat lager is dan 25 % van de laatste verantwoorde schijf.
Voor de verantwoording van de eerste schijf wordt het hiervoor vermelde percentage gesteld op 50 %.
§ 3 Wanneer voorwaarde 3° van het eerste lid van paragraaf 2 niet wordt vervuld, kan de gesubsidieerde organisatie betaling van de schijf ontvangen op één van de volgende voorwaarden :
1° een uitgavenstaat voorleggen die aantoont dat het niet bestede saldo van het programma lager is dan 25 % van de laatste uitbetaalde schijf;
2° een schuldvordering indienen die is verlaagd met het deel van het saldo van het programma dat het in voorwaarde 3° van het eerste lid van paragraaf 2 te verantwoorden minimum overschrijdt. Deze verlaging van de schuldvordering is onherroepelijk en betekent een vrijwillige verlaging van het budget van het programma en het bedrag van de subsidie.
Het eenvoudigweg overdragen van bedragen aan lokale partners wordt voor de onder 1° van het eerste lid bedoelde uitgavenstaat niet als uitgave beschouwd.
§ 4. Als in het laatste jaar van het programma een schuldvordering conform de §§ 2 of 3 niet voor 1 juli wordt ingediend, wordt de schijf vrijgegeven na voorlegging van het financieel eindrapport van het programma, en ter hoogte van de in het eindrapport verantwoorde bedragen.
§ 5. De normale betalingstermijn van de conform de §§ 2 of 3 ingediende schuldvordering is twee maanden. Wanneer deze termijn voor het referentiejaar niet wordt nageleefd, wordt de in paragraaf 2, eerste lid, 3°, in paragraaf 2, lid 2 en in paragraaf 3, eerste lid, 1° beoogde limiet van het niet bestede saldo verhoogd met 8 % per begonnen maand van vertraging.
§ 6. Wanneer het programma voorwerp is van samenwerking tussen verschillende erkende organisaties, wordt het voldoen aan de voorwaarden voor het vrijgeven van de schijven van elke organisatie op het niveau van elke organisatie beoordeeld.
Afdeling 3. - Uitgaven
Onderafdeling 1. - Algemene bepalingen
Art. 33. § 1. De middelen worden aangewend conform de principes van goed financieel beheer, namelijk spaarzaamheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.
Het principe van spaarzaamheid bepaalt dat de toegepaste middelen in passende hoeveelheden en kwaliteiten en tegen de beste prijs ter beschikking worden gesteld.
Het principe van doelmatigheid doelt op de beste verhouding tussen de aangewende middelen en de behaalde ontwikkelingsresultaten.
Het principe van doeltreffendheid doelt op het bereiken van vastgestelde outcomes, en het behalen van de verwachte ontwikkelingsresultaten.
Art. 34. § 1. De middelen worden besteed conform het goedgekeurde budget.
§ 2. Elk jaar, uiterlijk op 30 september kan een aangepast budget voor de resterende jaren aan de administratie worden voorgelegd. Daarover wordt een discussie gevoerd in het kader van de in artikel 11 voorziene dialoog.
§ 3. Goedkeuring van de aanpassingen door de administratie is slechts vereist als de voorgestelde wijzigingen de volgende limieten overschrijden :
1° toegestane afwijking voor het totaal van een begrotingspost binnen een outcome : vrij;
2° toegestane afwijking voor het totaal van een algemene budgetrubriek, binnen een outcome of de beheerskosten : de grootste afwijking tussen -30 % tot +30 % en {euro} -10.000 tot + {euro} 10.000;
2° toegestane afwijking voor het totaal van een outcome binnen een GSK : de grootste afwijking tussen -20 % tot +20 % en {euro} -10.000 tot {euro} +10.000;
3° toegestane afwijking voor het totaal van een GSK : de grootste afwijking tussen -10 % tot +10 % en {euro} -10.000 tot {euro} +10.000;
4° toegestane afwijking voor een niet door een GSK gedekt outcome : -100 % tot + 0 %.
Deze limieten worden berekend op basis van het initiėle meerjarige budget. Hun nakoming wordt geverifieerd door de vergelijking van het initiėle meerjarige budget met de totale aanpassingen voor een budgetpost.
§ 4. Elke budgetwijziging die deze limieten overschrijdt, of die leidt tot overschrijding daarvan, of die niet door § 3 voorzien is, moet worden goedgekeurd door de administratie conform artikel 16 van het koninklijk besluit van 5 maart 2015 houdende de organisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, die binnen een termijn van 60 dagen uitspraak doet voor een aangepast budget en binnen een termijn van 30 dagen voor een geļsoleerde aanpassingsaanvraag. Indien die termijn overschreden is, wordt de aanpassing beschouwd als aanvaard.
Onderafdeling 2. - Het gebruik van de subsidie
Art. 35. Een uitgave mag ten laste van de subsidie als directe kost gezet worden indien en slechts indien deze voldoet aan alle volgende cumulatieve voorwaarden :
1° zij wordt bevestigd door een bewijsstuk, en is identificeerbaar en controleerbaar;
2° zij is noodzakelijk om de outcomes van het programma te bereiken, en wordt aangegaan conform het goedgekeurde budget van het programma, tijdens de uitvoeringsperiode daarvan;
3° zij voldoet aan de bepalingen van de toepasselijke fiscale en sociale regelgeving en die van openbare aanbestedingen, en is conform de interne regels van de gesubsidieerde organisatie;
4° zij is geen voorwerp van andere financiering;
5° zij wordt aangegaan conform een partnerschapsovereenkomst, een memorandum of understanding of een samenwerkingsovereenkomst, wanneer zij niet wordt uitgevoerd door de organisatie waaraan de subsidie is verleend;
6° zij wordt niet vermeld op de lijst in bijlage 4, tenzij er wordt voldaan aan de drie volgende voorwaarden :
a) de uitgave of de aard van kosten is noodzakelijk voor het bereiken van de outcomes van het programma;
b) er wordt aangetoond dat elke frauduleuze intentie is uitgesloten;
c) de uitgave of de aard van kosten wordt expliciet toegelaten in het subsidiebesluit of kreeg voorafgaand de goedkeuring van de Directeur generaal van de Directie Generaal Ontwikkelingssamenwerking, waarvoor het gunstige advies van de Inspectie van Financiėn werd verkregen.
Art. 36. De in artikel 35, eerste lid, 5° bedoelde overeenkomsten worden uiterlijk 30 dagen na inwerkingtreding aan de administratie bekend gemaakt.
Art. 37. Een uitgave mag ten laste van de subsidie als administratiekost gezet worden, indien en slechts indien deze voldoet aan alle volgende cumulatieve voorwaarden :
1° zij wordt bevestigd door een boekhoudkundig bewijsstuk, en is identificeerbaar en controleerbaar;
2° zij voldoet aan de bepalingen van de toepasselijke fiscale en sociale regelgeving en die van openbare aanbestedingen, en is conform de interne regels van de gesubsidieerde organisatie;
3° zij is geen voorwerp van andere financiering;
6° zij wordt niet vermeld op de lijst in bijlage 4, tenzij er wordt voldaan aan de drie volgende voorwaarden :
a) de uitgave of de aard van kosten is noodzakelijk voor het bereiken van de outcomes van het programma;
b) er wordt aangetoond dat elke frauduleuze intentie is uitgesloten;
c) de uitgave of de aard van kosten wordt expliciet toegelaten in het subsidiebesluit of kreeg voorafgaand de goedkeuring van de Directeur generaal van de Directie Generaal Ontwikkelingssamenwerking, waarvoor het gunstige advies van de Inspectie van Financiėn werd verkregen.
Art. 38. Voor een bedrag van maximaal {euro} 15.000 per jaar en per subsidie, kan de gesubsidieerde organisatie voor de verantwoording van directe kosten gebruik maken van de optie van vereenvoudigde kosten, op basis van de door de Minister bepaalde modaliteiten.
Art. 39. Elk jaar, de uitgaven ten laste van de in artikel 28, § 3, eerste lid, 1° bedoelde forfaitaire subsidie mogen niet hoger zijn dan tachtigduizend euro, vastgesteld op basis van de gezondheidsindex van de maand december 2006, per voltijdse equivalent. Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast op basis van de gezondheidsindex van de maand juli.
De uitgaven ten laste van de in artikel 28, § 3, eerste lid, 2° bedoelde subsidie sluiten personeelskosten uit.
Onderafdeling 3. - Het gebruik van het eigen inbreng en van de bijkomende opbrengsten
Art. 40. De eigen inbreng wordt gebruikt voor directe kosten, conform het budget en conform de interne procedures van de gesubsidieerde organisatie. Het gebruik ervan is niet onderworpen aan de beperkingen van bijlage 4.
Art. 41. Voor het gebruik van bijkomende opbrengsten naar rato van de subsidie moet de gesubsidieerde organisatie een voorstel voorleggen aan de administratie. De administratie, conform artikel 16 van het koninklijk besluit van 5 maart 2015 houdende de organisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, neemt haar beslissing binnen een termijn van 60 dagen. Indien deze termijn overschreden is wordt de voorstelde besteding beschouwd als aanvaard.
HOOFDSTUK 6. - Opvolging, rapportering, en verantwoording van de interventie
Afdeling 1. - Algemene bepalingen
Art. 42. De verantwoording en de controle van de subsidie voldoen aan de principes van integriteit, transparantie en leerproces, die essentieel zijn voor een op vertrouwen gebaseerde relatie tussen een administratie en erkende organisaties.
Het principe van integriteit impliceert dat de gesubsidieerde organisatie de noodzakelijke maatregelen neemt om redelijkerwijs zeker te zijn dat onregelmatigheden, fraude en praktijken van actieve of passieve corruptie zich niet voordoen, en om daar, als deze zich mochten voordoen, een einde aan te maken.
Het principe van transparantie impliceert dat de gesubsidieerde organisatie regelmatig en op heldere wijze aan de administratie een werkelijkheidsgetrouw beeld overbrengt, zowel op operationeel als op financieel vlak, en dat zij spontaan de aandacht vestigt op eventuele voorziene of onvoorziene afwijkingen.
Het principe van het leerproces impliceert in het perspectief van continue verbetering dat de eventuele door de administratie geconstateerde operationele of financiėle afwijkingen met de betreffende organisatie worden besproken en dat een verbeterplan wordt uitgevoerd voordat eventuele sancties worden opgelegd.
Art. 43. Elke erkende organisatie die een subsidie ontvangt, verantwoordt de aanwending van de toegekende subsidie en rapporteert over het bereiken van de ontwikkelingsresultaten en de doelstellingen en over de uitgaven gedaan in dit verband.
Art. 44. § 1. De gesubsidieerde organisatie voert onafhankelijke evaluaties om haar interventies op te volgen, er lessen uit te trekken en rekenschap af te leggen. Ze besteed hiervoor minstens 1% van haar directe kosten.
Een eindevaluatie oordeelt over het halen van alle outcomes op het einde van de interventie.
Voor de subsidies met een looptijd van meer dan 3 jaar wordt een tussentijdse evaluatie uitgevoerd.
§ 2. De organisatie deelt aan de administratie de planning en de referentietermen van de evaluaties mee.
De administratie kan aan de organisatie vragen om evaluatievragen toe te voegen aan de voorziene evaluaties.
De eindevaluaties gebeurt op basis van de criteria bepaald door het DAC.
De methodologie, het proces en het eindverslag van de evaluaties zullen aan de kwaliteitscriteria inzake evaluatie van de ontwikkelingssamenwerking van het DAC moeten voldoen.
De eindevaluaties, alsmede de tussentijdse evaluaties voor de subsidiedossiers met een looptijd van 5 jaar, worden uitgevoerd door externe evaluatoren. De tussentijdse evaluaties voor de interventies van minder dan 5 jaar kunnen intern gerealiseerd worden.
§ 3. Het evaluatie rapport van de door de Belgische Ontwikkelingssamenwerking gesubsidieerde interventie en haar management response worden door de gesubsidieerde organisatie publiek gemaakt, tenzij de externe evaluator of de raad van bestuur van de organisatie beslissen om het geheel of delen van het rapport of van de management response als vertrouwelijk te beschouwen. In dit geval wordt door de gesubsidieerde organisatie publiek gemaakt dat het geheel of sommige delen van het rapport of van de management response vertrouwelijk zijn en de reden waarom dit het geval is. De publicatie gebeurt minimaal via de website van de gesubsidieerde organisatie en binnen drie maanden na ontvangst van het eindrapport.
De administratie kan vragen dat de lessen die uit de evaluaties getrokken werden, geļntegreerd worden in de lopende interventies.
Afdeling 2. - Morele verantwoording
Art. 45. § 1 De gesubsidieerde organisatie rapporteert aan de administratie over de voortgang van haar interventie, tijdens de volledige duur en op de volgende wijze :
1° door het bijwerken en publiceren, ten minste jaarlijks, en ten laatste op 30 april van elk jaar, van een gestandaardiseerde fiche per outcome van de interventie op basis van het door de administratie vastgestelde formaat, conform de standaard van het International Aid Transparency Initiative (IATI), zoals beschreven op de internetsite http://iatistandard.org/;
2° door het voorleggen aan de administratie, voor 30 april van elk jaar, van scores voor de performantie van de interventie op basis van het door de administratie vastgestelde formaat;
3° door het voorleggen aan de administratie van de evaluatierapporten van de interventie, samen met de management response daarop, binnen 30 dagen na de goedkeuring van deze response door de organen van de organisatie, of binnen drie maanden na ontvangst van de definitieve versie van het evaluatierapport.
Wanneer de in het eerste lid, 2° bedoelde score voor performantie van de interventie of het in het eerste lid, 3° bedoelde evaluatierapport duidt op een probleem in de uitvoering van de interventie of de realisatie van de ontwikkelingsresultaten, legt de organisatie een speciaal rapport over, samen met deze, waarmee de administratie de oorzaak van het probleem kan analyseren, en de getroffen corrigerende maatregelen kan beoordelen.
§ 2 Uiterlijk zes maanden na de einddatum van het programma wordt aan de administratie een moreel eindrapport voorgelegd dat de volgende elementen bevat :
1° een synthese van de realisatie van de ontwikkelingsresultaten over de totale duur van het programma, en de belangrijkste lessen die uit de uitvoering ervan zijn getrokken;
2° een analyse van de bijdrage van het programma aan het realiseren van de strategische doelen van het GSK of de GSK's waarop het zich richt;
3° een definitief evaluatierapport, of de definitieve evaluatierapporten, samen met de management response daarop.
§ 3. Er kan in het ministeriele subsidiėringsbesluit afgeweken worden van de in paragraaf 1 of 2 beoogde termijnen.
Art. 46. § 1 De federatie stelt een jaarlijks moreel syntheserapport op van de gegroepeerde aanvraag dat ze heeft ingediend.
Het jaarlijks syntheserapport bevat :
1° een samenvattende analyse van de ontwikkeling van de performantie van de programma's, per land en per strategische doel van de GSK's;
2° een samenvattende analyse van de evolutie van de performantie van de programma's per erkende organisatie.
§ 2. De federatie maakt dit syntheserapport over aan de administratie uiterlijk negen maanden na het einde van elk jaar van het gegroepeerde dossier.
Afdeling 3. - Financiėle verantwoording
Art. 47. § 1. Een financieel verantwoordingsrapport van het programma wordt uiterlijk zes maanden na het einde van elk jaar van het programma aan de administratie voorgelegd. Dit financieel rapport presenteert :
1° de opvolging van de budgettaire uitvoering van het programma, voor het jaar en geconsolideerd met de voorafgaande jaren.
2° de ten laste van de subsidie totale bedragen voor de operationele kosten, per outcome ingedeeld, voor de beheerskosten en, indien van toepassing, voor de administratiekosten, met de bevestiging van de Commissaris van de rekeningen dat deze kosten overeenstemmen met verifieerbare verantwoordingsstukken voor het programma;
3° indien van toepassing, de bevestiging door de Commissaris van de rekeningen dat de structuurkosten dewelke zijn opgenomen in de jaarrekening van de organisatie, op zijn minst 7% van de directe kosten van het programma bedragen;
4° het totale bedrag van de in artikel 31 beoogde bijkomende opbrengsten in het boekjaar;
5° indien van toepassing : het totaal van de uitgaven en opbrengsten van de eigen inbreng met de bevestiging van de Commissaris van de rekeningen dat deze uitgaven en opbrengsten overeenstemmen met verifieerbare verantwoordingsstukken voor het programma;
6° een kopie van de jaarrekening en het verslag van de Commissaris van de rekeningen aan de algemene vergadering,en dit, binnen een termijn van 30 dagen na de goedkeuring van de rekeningen door de algemene vergadering en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar.
§ 2. Er kan in het ministeriele subsidiėringsbesluit afgeweken worden van de in paragraaf 1 beoogde termijnen.
§ 3. Wanneer het een gezamenlijk programma van verschillende erkende organisaties betreft, wordt het financieel rapport ingediend door elke organisatie die subsidie heeft ontvangen.
Art. 48. Het financieel verantwoordingsrapport voor de subsidie van de koepels en federaties bevat de volgende elementen :
1° voor het forfaitaire deel beoogd in artikel 28, § 3, eerste lid, 1°, de lijst van werknemers ten laste van de subsidie die hun functie en hun totale jaarlijkse werkduur in voltijdsequivalent specifieert;
2° voor de bijkomende operationele kosten beoogd in artikel 28, § 3, eerste lid, 2°, de informatie voorzien in artikel 47, § 1, 1°, 2°, 4° en 6°.
Afdeling 4. - Controle
Art. 49. § 1. De administratie kan een audit van het financiėle rapport uitvoeren, of een derde daartoe machtigen, binnen een termijn van 24 maanden na de indiening van dit rapport.
Behalve in geval van overmacht, levert de organisatie die een subsidie heeft ontvangen binnen 10 werkdagen na het verzoek van de administratie of van een daarvoor gemachtigde derde, per aangetekende post, de listing van de uitgaven die bij de outcomes of bij de gecontroleerde begrotingsposten horen. De organisatie geeft bovendien toegang tot alle bewijsstukken die nuttig gevonden zijn door de entiteit die de audit uitvoert.
§ 2. De administratie kan opdracht geven voor een externe evaluatie van het programma of van een deel daarvan om het bereiken van de outcomes te verifiėren. De gesubsidieerde organisatie geeft hiervoor toegang tot alle nuttige interne bronnen.
§ 3. In geval van financieel of operationeel audit, maakt de administratie binnen een termijn van 30 dagen na het einde van de controle haar bevindingen over aan de gecontroleerde organisatie. De organisatie heeft een termijn van 30 dagen om daarop te reageren. De administratie, conform artikel 16 van het koninklijk besluit van 5 maart 2015 houdende de organisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, neemt de finale beslissing en communiceert deze aan de organisatie binnen een termijn van 30 dagen na haar reactie.
§ 4. De administratie maakt jaarlijks tegen 15 november een overzicht van de bevindingen bij de controles over aan de minister. Dit overzicht word in artikel 52 beoogde NGSOC besproken.
Art. 50. De verantwoordingsstukken die de uitgaven ten laste van de subsidie staven, worden ter beschikking van de administratie gehouden gedurende vier jaar na het beėindigen van het programma.
Afdeling 5. - Andere verplichtingen
Art. 51. De organisatie die subsidies ontvangt in het kader van dit besluit vermeldt de Belgische Staat als donor of mededonor in publieke communicaties, in de relaties met de autoriteiten van de ontwikkelingslanden en in de relaties met andere donoren.
HOOFDSTUK 7. - Overlegorganen
Art. 52. § 1. Er wordt een Niet-Gouvernementele Samenwerking Overlegcomité (NGSOC) ingesteld. Het NGSOC behandelt de strategie en de uitvoering van de niet-gouvernementele samenwerking binnen de Belgische ontwikkelingssamenwerking.
§ 2. Het NGSOC vergadert ten minste vier keer per jaar en wordt voorgezeten door de directeur van de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp.
Van het NGSOC maken deel uit :
1° zes personeelsleden van de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp of van het beleidscel van de minister;
2° zes leden van de federaties, waarvan ten minste één van elke federatie.
§ 3 Het NGSOC doet voorstellen aan de minister over de strategie van de niet-gouvernementele samenwerking, en de toepassing en interpretatie van de regelgeving voor de niet-gouvernementele samenwerking.
Het formuleert adviezen aan de minister, onder andere :
1° over thematische en geografische concentratie van de niet-gouvernementele samenwerking;
2° over overleg, synergie en samenwerking binnen de niet-gouvernementele samenwerking en met de gouvernementele ontwikkelingssamenwerking;
3° over effectiviteit en lessen die uit de strategische dialogen worden getrokken, of uit de evaluaties, of morele rapporten van de non-gouvernementele samenwerking;
4° over de performantie van de systemen van organisatiebeheersing van de erkende organisaties en de lessen die zijn te trekken uit de controle van financiėle rapportages of institutionele dialogen;
5° over administratieve vereenvoudiging en toepassing van de regelgeving.
De voorzitter legt de dagorde van de bijeenkomsten van het NGSOC vast op voorstel van de leden van het NGSOC.
De minister bevestigt de conclusies van het NGSOC door middel van ministeriele circulaires of communiceert zijn onenigheid binnen de drie maanden.
§ 3.Het NGSOC stelt zijn huishoudelijk reglement op en legt dit aan de minister voor. Het NGSOC kan subcomités instellen met de opdracht om, onder andere, punten voor te bereiden of te bespreken die specifiek zijn voor de institutionele actoren of voor de organisaties van de civiele maatschappij.
HOOFDSTUK 8. - Slotbepalingen
Art. 53. § 1. In afwijking van artikel 13, hoeft het GSK dat in 2016 wordt ingediend om op 1 januari 2017 in werking te treden, op het ogenblik van indiening de bepalingen 5° en 7° niet te bevatten. De bepaling 5° moet bij de in artikel 16, derde lid bedoelde subsidieaanvraag worden gevoegd. De bepaling 7° moet uiterlijk twee maanden na de indiening van het GSK worden geleverd.
Bovendien hoeft een element van dit GSK dat al in een Gemeenschappelijke Context Analyse (GCA) werd voorgelegd, niet opnieuw in het GSK te worden opgenomen. In dit geval verwijst het GSK uitdrukkelijk naar de plaats in de GCA waar het element zich bevindt (documentreferenties en paginanummers).
§ 2. In afwijking van artikel 14, § 1 is de uiterste datum voor indiening in 2016 van een GSK dat op 1 januari 2017 in werking moet treden, 30 september 2016.
§ 3. In afwijking van artikel 14, § 3, 2°, heeft het advies van de administratie over een GSK dat in 2016 wordt ingediend om op 1 januari 2017 in werking te treden, geen betrekking op de in artikel 13, § 2, 5° beoogde bepaling. Dit punt wordt beoordeeld bij de subsidieaanvraag van de federaties bedoeld in artikel 16.
Bovendien wanneer een onderdeel van dit GSK evenwel als zwak wordt beoordeeld tijdens de beoordeling, zal de goedkeuring van het GSK een verbeteringstraject bevatten dat wordt opgevolgd gedurende de in artikel 15, § 3 bedoelde strategische dialogen.
§ 4. In afwijking van artikel 16, maakt de voorbereiding van de GSK's in 2016 deel uit de taken van de koepels beoogd in artikel 4 van het Koninklijk besluit van 2 april 2014 tot erkenning en betoelaging van de koepels en tot wijziging van het koninklijk besluit van 7 februari 2007 voor de erkenning en betoelaging van de federaties van de niet gouvernementele ontwikkelingsorganisaties.
§ 5. In afwijking van artikel 22, § 1, eerste lid, is de datum van indiening van een programma dat in 2016 wordt ingediend om op 1 januari 2017 te starten, 30 september 2016.
§ 6. In afwijking van artikel 22, § 1, lid 2, is de datum van indiening van een gegroepeerd dossier dat in 2016 wordt ingediend om op 1 januari 2017 te starten, 15 november 2016.
§ 7. In afwijking van artikel 26, § 2, is de datum van indiening van de subsidieaanvraag die in 2016 wordt ingediend om op 1 januari 2017 te starten, 15 oktober 2016.
Art. 54. § 1. Het koninklijk besluit van 25 april 2014 betreffende de subsidiering van de actoren van de niet-gouvernementele samenwerking wordt opgeheven.
§ 2. Het koninklijk besluit van 2 april 2014 tot erkenning en betoelaging van de koepels en tot wijziging van het koninklijk besluit van 7 februari 2007 voor de erkenning en betoelaging van de federaties van de niet gouvernementele ontwikkelingsorganisaties wordt op 31 december 2016 opgeheven.
Art. 55. Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt, met uitzondering van hoofdstuk 7, dat in werking treedt op 1 januari 2017.
Art. 56. De minister bevoegd voor de ontwikkelingssamenwerking is belast met de uitvoering van dit besluit.
Gegeven te Brussel, 11 september 2016.
FILIP
Van Koningswege :
De Minister van Ontwikkelingssamenwerking,
A. DE CROO

Bijlage 1 bij het koninklijk besluit van 11 september 2016
betreffende de niet-gouvernementele samenwerking
Beschrijving van de domeinen en criteria gebruikt voor de analyse van de beheerscapaciteit van een organisatie
1° Financieel beheer
Het financieel beheer strekt ertoe de financiėle gezondheid van de organisatie te garanderen door ervoor te zorgen dat haar financiėle structuur in evenwicht is, dat ze haar verschillende financiėle verplichtingen zal kunnen nakomen en dat ze over beheersmiddelen beschikt die zijn aangepast aan haar noden.
Criteria :
a) Kwaliteit van de beheersystemen : de organisatie produceert een betrouwbare boekhouding;
b) Capaciteit om haar financiėle verplichtingen na te komen : de organisatie beschikt over de financiėle middelen om zijn verplichtingen op korte en lange termijn na te komen.
2° Strategisch beheer
Het strategisch beheer van een organisatie strekt ertoe ervoor te zorgen dat de organisatie een efficiėnte strategie uitwerkt en tot stand brengt om haar visie te bereiken.
Criteria :
a) Proces van de ontwikkeling van de strategie : de strategie is uitgedacht om de visie van de organisatie te bereiken;
b) Proces van strategische planning : de strategie wordt uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de organisatie worden bereikt;
c) Opvolging en sturing van de strategie : de strategie wordt opgevolgd, geėvalueerd en aangepast om de doelstellingen van de organisatie te bereiken.
3° Procesbeheer
Het procesbeheer strekt ertoe de kwaliteit en de optimalisering van de realisaties van een organisatie te beheersen. Het gaat om het beheersen van de operationele activiteiten van de organisatie in verband met de missie, teneinde de geschikte en strikt noodzakelijke middelen in te zetten voor een verwacht kwaliteitsniveau en een vooraf bepaald risiconiveau.
Criteria :
a) Bepaling van de activiteit van de organisatie : het dienstenaanbod/de activiteiten van de organisatie zijn bepaald in verhouding tot haar missie, uitgevoerd in overeenstemming met hun bepaling;
b) Formalisering van de processen : de organisatie heeft haar kernprocessen bepaald en gedocumenteerd;
c) Beheersing van de processen : de processen zijn beheerst en geoptimaliseerd in het kader van een systematische aanpak van kwaliteitsverbetering.
4° Resultaatgericht beheer :
Het resultaatgericht beheer strekt ertoe de strategie te beheren en tot stand te brengen door zich toe te spitsen op de gewenste resultaten (outcome), om ervoor te zorgen dat ze worden gerealiseerd.
Criteria :
a) Kwaliteit van het beleid van resultaatgericht beheer : een geformaliseerd beleid van resultaatgericht beheer bestaat en beschrijft de doelstellingen en de praktijken die de resultaten van de organisatie verbeteren;
b) Beheersing van het opvolgings- en evaluatieproces : de organisatie heeft een opvolgings- en evaluatiestrategie opgezet voor haar acties, om de resultaten ervan te optimaliseren;
c) Capaciteit van de organisatie om haar beleid van resultaatgericht beheer uit te voeren : de organisatie beschikt over de menselijke, technische en financiėle middelen om het beleid voor resultaatgericht beheer tot stand te brengen.
5° Beheer van het partnership
Het beheer van het partnership strekt ertoe de capaciteit van de organisatie te garanderen om de relaties met partners te beheren, om bij te dragen tot de realisatie van haar missie en visie door wederzijdse vertrouwens- en uitwisselingsrelaties op te bouwen en te onderhouden, onder meer via een adequate overdracht van kennis.
Criteria :
a) Keuze van de partner en de formalisering van het partnership : de partnershipstrategie is geformaliseerd en afgestemd op de strategie van de organisatie;
b) Strategie van capaciteitsversterking : de organisatie voert een strategie van capaciteitsversterking van haar partners uit.
6° Rekening houden met de transversale thema's
Rekening houden met de transversale thema's beoogt te garanderen dat de organisatie over een beleid beschikt om gender en milieu op te nemen als transversale thema's, en dat ze over de nodige middelen en expertise beschikt om dit beleid in de praktijk om te zetten.
Criteria :
a) Thema gender : de organisatie beschikt over een genderbeleid, en de nodige (menselijke, technische en financiėle) middelen om dit beleid uit te voeren;
b) Thema milieu : de organisatie beschikt over een milieubeleid, en de nodige (menselijke, technische en financiėle) middelen om dit beleid uit te voeren
7° Risicobeheer
Het risicobeheer strekt ertoe de risico's die een organisatie loopt binnen haar interne werking en de realisatie van haar activiteiten te identificeren en te evalueren, en de nodige corrigerende maatregelen te treffen om haar doelstellingen op een efficiėnte en effectieve manier te bereiken.
Criteria :
a) Dekking van het risicobeheer : de organisatie heeft een benadering ontwikkeld voor de identificatie en de evaluatie van de risico's waaraan ze blootgesteld is op het vlak van haar interventies en op het vlak van haar interne werking;
b) Risicobeheersing : de organisatie heeft een beleid en concrete maatregelen tot stand gebracht om de voornaamste risico's te beheersen waarmee ze wordt geconfronteerd.
8° Personeelsbeheer
Het personeelsbeheer strekt ertoe de organisatie toe te staan om te beschikken over de nodige en geschikte medewerkers met het oog op de verwezenlijking van haar missie en haar visie, door over gemotiveerde, verantwoordelijke personeelsleden en vrijwilligers te beschikken in voldoende kwantiteit en kwaliteit.
Criteria :
a) Bepaling van een personeelskader : de grote principes inzake organisatie, cultuur en personeelsverdeling (waaronder de vrijwillige medewerkers) werden vastgelegd;
b) Bepaling van een personeelsontwikkelingsstrategie : de organisatie heeft op basis van een objectieve analyse van haar situatie een strategie inzake jobcreatie en competentieontwikkeling uitgewerkt;
c) Beheersing van de HRM-processen : de organisatie beschikt over HRM-middelen die de ontwikkeling en/of het effectieve behoud van de competenties, en een gepast werkkader toelaten voor haar personeel.
9° Transparantie
De toepassing van het transparantieprincipe draagt bij tot het creėren van een vertrouwensklimaat tussen de organisatie en haar stakeholders (medewerkers, partners, begunstigden, publieke en particuliere donoren, opdracht gevers en grote publiek), onder meer via een open interne en externe communicatie, door de toegankelijkheid en de betrouwbaarheid van de informatie en door de naleving van de principes van verantwoording ten opzichte van de donoren van fondsen.
Criteria :
a) Formalisering van een communicatie- en informatiebeheerstrategie : de organisatie brengt betrouwbare informatie voort en maakt deze doeltreffend over aan de goede bestemmelingen;
b) Bestaan van een communicatiesysteem : Specifieke middelen zijn toegewezen voor de ontplooiing van de communicatiestrategie;
c) Toegankelijkheid en betrouwbaarheid van de informatie : de organisatie is ertoe in staat de toegankelijkheid en de betrouwbaarheid van de gegevens aan te tonen die ze voortbrengt voor haar verschillende stakeholders.
Gezien om gevoegd te worden bij het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking.
FILIP
Van Koningswege :
De Minister van Ontwikkelingssamenwerking,
A. DE CROO

Bijlage 2 bij het koninklijk besluit van 11 september 2016
betreffende de niet-gouvernementele samenwerking
Berekeningsbasis van de parameters van de organisationele complexiteit
1° de grootte van de organisatie :
Het rekenkundig gemiddelde van de omzet van de organisatie voor de vier boekjaren voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing zoals bedoeld in artikel 2.
De beoogde omzet is het totaal van de boekhoudkundige klasse 7 van de resultatenrekening.
2° de geografische spreiding :
Het totale aantal landen, Belgiė inbegrepen, waarin de organisatie activiteiten van ontwikkelingssamenwerking voert, rechtstreeks of met partners, alle financieringsbronnen inbegrepen, gedurende het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2.
3° de thematische spreiding :
Het totale aantal sectoren waarin de organisatie activiteiten van ontwikkelingssamenwerking voert, rechtstreeks of met partners, alle financieringsbronnen inbegrepen, gedurende het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2.
De beoogde sectoren zijn de " DAC 3 digit sectors " zoals bepaald in de norm van de International Aid Transparency Initiative op basis van de classificatie van het Comité voor Ontwikkelingshulp van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling.
4° de diversiteit van de partners :
Het totale aantal organisaties die een financiėle bijdrage van de organisatie gekregen hebben in het kader van een partnership geformaliseerd door een partnershipovereenkomst of een memorandum of understanding, alle financieringsbronnen inbegrepen, gedurende het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2.
5° de spreiding van de opdrachtgevers :
Het rekenkundig gemiddelde voor de vier boekjaren voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, van de ratio tussen het totaal bedrag van subsidies gekregen van de Belgische federale overheden en het totaal bedrag van de ontvangen subsidies.
6° het aantal medewerkers :
a) Ratio tussen de omzet bedoeld in 1° en het volume van de totale tewerkstelling in Belgiė op 31 december van het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2.
Het volume van de totale tewerkstelling in Belgiė is in voltijdsequivalenten berekend.
b) Ratio tussen het volume van de tewerkstelling in de ontwikkelingslanden en het totale volume van de tewerkstelling van de organisatie op 31 december van het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2.
Het volume van de tewerkstelling in de ontwikkelingslanden dat in aanmerking moet worden genomen is beperkt tot leidinggevend personeel en expats. Het totale volume van de tewerkstelling is de som van het volume van de tewerkstelling in Belgiė en van het volume van de tewerkstelling in de ontwikkelingslanden. Die volumes zijn in absolute waarden uitgedrukt.
Gezien om gevoegd te worden bij het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking.
FILIP
Van Koningswege :
De Minister van Ontwikkelingssamenwerking,
A. DE CROO

Bijlage 3 bij het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking
Informatiebronnen voor de toetsing van het systeem van organisatiebeheersing
1° Voor het financieel beheer :
a) Verslagen van de revisor;
b) Jaarrekeningen;
c) Jaarbudgetten;
2° Voor het strategisch beheer :
a) Actieplannen;
b) Opvolgingsdocumenten (opvolgingsprocedure, boordtabellen, monitoring tool, opvolgingsverslagen);
c) Statuten
d) Documenten met betrekking tot de ontwikkeling van de strategie (strategische diagnose, ontwikkelingsprocedure);
3° voor het procesbeheer :
a) Interne documenten over de procesbenadering van de organisatie (proces/procedure fiche, cartografie van de processen, documenten van verschillende diensten betreffende hun procedures, procedurehandleiding);
b) Attest van het verkrijgen van een kwaliteitslabel of kwaliteitscertificering;
4° Voor het resultaatgericht beheer :
a) Activiteitenverslagen;
b) Document waarin het beleid voor resultaatgericht beheer van de organisatie wordt uiteengezet;
c) Document met de programmatie van de evaluaties (kalender, evaluatie planning, budget);
d) Referentietermen van de evaluaties;
e) Management responses op de evaluatie verslagen of document met informatie over de kennisneming van de conclusies en aanbevelingen van de evaluaties door ten minste één bestuursinstantie;
f) Opleidingsattesten van het personeel inzake evaluatie;
5° Voor het beheer van het partnership :
a) Partnershipovereenkomsten of memorandums of understanding;
b) Document met de lijst en beschrijving van de partners;
c) Document met een beschrijving van het partnershipbeleid van de organisatie;
d) Document met de doelstellingen van het partnership (fiche per partnership, overeenkomsten);
6° Voor het rekening houden met de transversale thema's :
a) Gendercharter of -beleid;
b) Genderactieplannen;
c) Checklists of hulpmiddelen bij de besluitvorming inzake gender;
d) Milieucharter of -beleid;
e) Milieuactieplannen;
f) Checklists of hulpmiddelen bij de besluitvorming inzake milieu;
g) Attest gender-/milieuopleiding;
h) Attest over de deelname aan reflectiegroepen, netwerken of comités over de transversale thema's;
i) Attest van het verkrijgen van een milieulabel of -certificering;
7° Voor het risicobeheer :
a) Document waarin het beleid inzake risicobeheer van de interventies wordt uiteengezet;
b) Document waarin het beleid inzake risicobeheer van de organisatie wordt uiteengezet;
c) Boordtabel voor de opvolging van de corrigerende maatregelen;
d) Document met een beschrijving van het risicotoezichtsysteem;
8° Voor het personeelsbeheer :
a) Organigram, werkpostfiche;
b) Document waarin het personeelsbeleid wordt uiteengezet;
c) Arbeidsreglement;
d) Organiek kader;
e) Document waarin de personeelsstatuten, het paritaire comité, de verschillende types van contracten worden verduidelijkt;
f) Document (charter, arbeidsreglement) waarin de waarden van de organisatie zijn vastgelegd;
g) Document waarin de onthaalprocedure van nieuwe medewerkers is vastgelegd;
h) Document waarin de evaluatieprocedure van het personeel wordt beschreven;
i) Document waarin de coachingprocedure van het personeel wordt beschreven
9° Voor transparantie
a) Extern communicatieplan;
b) Intern communicatieplan;
c) Grafisch charter en logo;
d) Verslag inzake de opvolging van de zichtbaarheid in de media;
e) Document waarin de crisiscommunicatieprocedure is vastgelegd;
f) Ordeningsplan, archiveringsplan, plan betreffende de verspreiding van documenten;
g) Document waarin het ingevoerde kennisbeheersysteem wordt beschreven.
Als één of meerdere van deze documenten al toegevoegd worden bij de aanvraag voor de erkenning als niet-gouvernementele organisatie, als federatie of als koepel of voor de toekenning van het statuut van partner van de niet-gouvernementele samenwerking overeenkomstig de artikelen 3, 5 en 7, is het niet noodzakelijk om deze documenten opnieuw over te maken.
Gezien om gevoegd te worden bij het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking.
FILIP
Van Koningswege :
De Minister van Ontwikkelingssamenwerking,
A. DE CROO

Bijlage 4 bij het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking
Niet-subsidieerbare kosten
De volgende kosten komen niet in aanmerking als gesubsidieerde kosten :
1° alle boekhoudkundige verrichtingen die geen betalingen inhouden, tenzij ze voortkomen uit een wettelijke verplichting ten laste van de interventie;
2° voorzieningen voor risico's en kosten, verliezen, schulden of eventuele toekomstige schulden;
3° schulden of debetinteresten tenzij deze interesten het directe gevolg zijn van een vertraging in de betaling van een schuldvordering overeenkomstig de voorwaarden van artikel 32, die de twee maanden overschrijdt;
4° dubieuze schuldvorderingen, met inbegrip van werkelijke of geschatte verliezen, ingevolge niet-invorderbare tegoeden en andere vorderingen, evenals de juridische kosten verbonden aan het terugvorderen ervan;
5° wisselkoers verliezen;
6° Leningen aan derden;
7° waarborgen en borgtochten;
8° kosten die al gedekt zijn door een andere subsidie;
9° facturen van andere organisaties voor goederen en diensten die reeds gesubsidieerd werden;
10° contracten voor onderaanneming of consultancy voor essentiėle taken in het programma, project, synergieproject of partnerschapsproject met de gouvernementele samenwerking, die tot de "core business" van de gesubsidieerde organisatie behoren
11° uitbesteding via diensten- of consultancycontracten aan eigen personeelsleden, aan leden van de beheerraad en de algemene vergadering van de gesubsidieerde organisatie;
12° onderverhuring van allerlei aard aan zichzelf;
13° de aankoop van terreinen en onroerend goed, tenzij deze aankopen onontbeerlijk zijn voor het bereiken van de doelstellingen van de interventie, en op voorwaarde dat de eigendom daarvan aan het einde van het programma aan een partner wordt overgedragen.
14° uitgaven ten gevolge van een schadeloosstelling naar aanleiding van een schadegeval voortvloeiend uit burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatie;
15° opzegvergoedingen voor niet gepresteerde opzegperiode;
16° uitgaven verbonden aan expatriėring (verhuis, installatiepremie, vliegtickets voor de partner en personen ten laste) voor contracten van minder dan twaalf maand;
17° de aankoop van alcoholhoudende dranken, tabak en afgeleide producten.
Gezien om gevoegd te worden bij het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking.
FILIP
Van Koningswege :
De Minister van Ontwikkelingssamenwerking,
A. DE CROO


begin

Publicatie : 2016-09-20