J U S T E L     -     Geconsolideerde wetgeving
Einde Eerste woord Laatste woord Wijziging(en) Aanhef
Inhoudstafel 7 uitvoeringbesluiten 10 gearchiveerde versies
Errata Einde Franstalige versie
 
belgiëlex . be     -     Kruispuntbank Wetgeving
Raad van State
ELI - Navigatie systeem via een Europese identificatiecode voor wetgeving
http://www.ejustice.just.fgov.be/eli/besluit/1980/08/08/1980080803/justel

Titel
8 AUGUSTUS 1980. - Koninklijk besluit betreffende het bijhouden van sociale documenten.
(NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 11-02-1984 en tekstbijwerking tot 29-07-2019)

Publicatie : 27-08-1980 nummer :   1980080803 bladzijde : 9863       PDF : geconsolideerde versie
Dossiernummer : 1980-08-08/03
Inwerkingtreding : 01-01-1981

Inhoudstafel Tekst Begin
HOOFDSTUK I. - INLEIDENDE BEPALINGEN.
Art. 1-3, 3bis
HOOFDSTUK II. - HET BIJHOUDEN VAN DE SOCIALE DOCUMENTEN.
Afdeling 1. <KB 2003-02-25/31, art. 4, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003> - Het algemeen personeelsregister en het speciaal personeelsregister.
Onderafdeling 1. <Ingevoegd bij KB 2003-02-25/31, art. 5; Inwerkingtreding : 01-01-2003> - Het algemeen personeelsregister.
Art. 4-10, 10bis
Onderafdeling 2. <Ingevoegd bij KB 2003-02-25/31, art. 5; Inwerkingtreding : 01-01-2003> - Het speciaal personeelsregister.
Art. 11-12
AFDELING 2. - INDIVIDUELE REKENING.
Art. 13-21
(Afdeling 3. - De overeenkomst voor tewerkstelling van studenten.) <ingevoegd bij KB 1991-06-24/30, art. 3, Inwerkingtreding : 1991-06-29>
Art. 21bis
Afdeling 4. <Ingevoegd bij KB 2002-11-29/36, art. 2; Inwerkingtreding : 01-09-2002> - De overeenkomst voor tewerkstelling van huisarbeiders.
Art. 21ter
Afdeling 5. <Ingevoegd bij KB 2002-11-29/36, art. 2, 008; Inwerkingtreding : 01-09-2002> - Beroepsinlevingsovereenkomst.
Art. 21quater
Afdeling 6. [1 De overeenkomst over de mobiliteitsvergoeding en de overeenkomst over het mobiliteitsbudget]1
Art. 21quinquies, 21sexies
HOOFDSTUK III. - HET BEWAREN VAN DE SOCIALE DOCUMENTEN.
Art. 22-25
HOOFDSTUK IV. - ALGEMENE EN SLOTBEPALINGEN.
Art. 26-30

Tekst Inhoudstafel Begin
HOOFDSTUK I. - INLEIDENDE BEPALINGEN.

  Art. 1.De sociale documenten waarvan het bijhouden en bewaren door dit besluit worden geregeld zijn:
  (1° het algemeen personeelsregister en het speciaal personeelsregister;) <KB 2003-02-25/31, art. 1, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003>
  2° de individuele rekening;
  (3° het geschrift bedoeld in artikel 123 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, hierna overeenkomst voor tewerkstelling van studenten genoemd;) <KB 1991-06-24/30, art. 1, 003; Inwerkingtreding : 1991-06-29>
  (4° het geschrift bedoeld in artikel 119.4 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, hierna overeenkomst voor tewerkstelling van huisarbeiders genoemd;
  5° het geschrift bedoeld in artikel 105 van de programmawet van 2 augustus 2002, hierna beroepsinlevingsovereenkomst genoemd;) <KB 2002-11-29/36, art. 1, 008; Inwerkingtreding : 01-09-2002>
  [1 6° de overeenkomst bedoeld in artikel 7 van de wet van 30 maart 2018 betreffende de invoering van een mobiliteitsvergoeding;]1
  [1 7° de overeenkomst bedoeld in artikel 7 van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget.]1
  ----------
  (1)<KB 2019-07-17/01, art. 1, 011; Inwerkingtreding : 08-08-2019>

  Art. 2.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
  1° het bijhouden: het inschrijven van de vermeldingen in de sociale documenten en het opbergen ervan buiten de periode van het bewaren bedoeld in 2°; de betekenis van eventueel gebruikte afkortingen en codes wordt op het document aangegeven.
  2° het bewaren: het opbergen van de sociale documenten tijdens de periode die een aanvang neemt:
  a. wat (het algemeen personeelsregister en het speciaal personeelsregister) betreft: vanaf de datum van de inschrijving van de laatste verplichte vermelding; <KB 2003-02-25/31, art. 2, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003>
  b. wat de individuele rekening betreft: vanaf het verstrijken van de periode van het bijhouden van dit document;
  (c) wat de overeenkomst voor tewerkstelling van studenten betreft : vanaf de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst;) <KB 1991-06-24/30, art. 2, 003; Inwerkingtreding : 1991-06-29>
  [1 d) voor de overeenkomst over de mobiliteitsvergoeding : vanaf de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst over de mobiliteitsvergoeding;]1
  [1 e) voor de overeenkomst over het mobiliteitsbudget: vanaf de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst over het mobiliteitsbudget.]1
  ----------
  (1)<KB 2019-07-17/01, art. 2, 011; Inwerkingtreding : 08-08-2019>

  Art. 3. <KB 2003-02-25/31, art. 3, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003> § 1. De werkgever die de verplichting heeft om een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling te verrichten krachtens het koninklijk besluit van 5 november 2002 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, met toepassing van artikel 38 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, moet enkel een speciaal personeelsregister bijhouden in de gevallen bepaald in onderafdeling 2 van hoofdstuk II.
  § 2. De werkgever die geen onmiddellijke aangifte van tewerkstelling moet verrichten krachtens voornoemd koninklijk besluit van 5 november 2002 moet, voor alle werknemers die uitgesloten worden uit het toepassingsgebied van hetzelfde besluit, één enkel algemeen personeelsregister bedoeld in onderafdeling 1 van hoofdstuk II en eveneens een speciaal personeelsregister bijhouden in de gevallen bepaald in onderafdeling 2 van hoofdstuk II.
  § 3. De werkgever moet per jaar voor iedere werknemer een individuele rekening bijhouden.

  Art. 3bis. <Ingevoegd bij KB 2001-10-01/32, art. 1; Inwerkingtreding : 01-10-2001> De werkgever bedoeld in artikel 1, § 1, van het koninklijk besluit van 22 februari 1998 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, met toepassing van artikel 38 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, wordt vrijgesteld van de verplichting het personeelsregister bij te houden, op voorwaarde dat hij de gegevens bedoeld in artikel 2, §§ 1, 1bis en 1ter, van dat besluit heeft medegedeeld aan de instelling, die belast is met de inning van de sociale zekerheidsbijdragen, overeenkomstig de nadere regelen bepaald in datzelfde besluit.
  De werkgever bedoeld in artikel 1 van het koninklijk besluit van 24 september 1998 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling van uitzendkrachten, met toepassing van artikel 38 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, wordt vrijgesteld van de verplichting het personeelsregister bij te houden, op voorwaarde dat hij de gegevens bedoeld in artikel 2, § 1, van dat besluit heeft medegedeeld aan de instelling, die belast is met de inning van de sociale zekerheidsbijdragen, overeenkomstig de nadere regelen bepaald in datzelfde besluit.

  HOOFDSTUK II. - HET BIJHOUDEN VAN DE SOCIALE DOCUMENTEN.

  Afdeling 1. <KB 2003-02-25/31, art. 4, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003> - Het algemeen personeelsregister en het speciaal personeelsregister.

  Onderafdeling 1. <Ingevoegd bij KB 2003-02-25/31, art. 5; Inwerkingtreding : 01-01-2003> - Het algemeen personeelsregister.

  Art. 4. <KB 2003-02-25/31, art. 5, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003> § 1. Iedere werknemer bedoeld in artikel 3, § 2, krijgt in het algemeen personeelsregister een nummer toegewezen volgens een doorlopende nummering, en de chronologische orde van zijn tewerkstelling.
  § 2. Het algemeen personeelsregister is samengesteld uit ingebonden bladen; de bladzijden zijn doorlopend genummerd.
  Het mag uit één blad bestaan, indien de werkgever minder dan vijf werknemers in dienst heeft.
  Het mag uit meerdere delen bestaan, indien de vermeldingen wegens plaatsgebrek niet meer in het vorige deel kunnen ingeschreven worden. De nummering toegewezen aan de werknemers en de nummering van de bladzijden lopen door van het ene deel naar het volgende.
  § 3. Het algemeen personeelsregister mag door een nieuw register vervangen worden, op voorwaarde dat de vermeldingen betreffende de werknemers die op dat ogenblik nog in dienst zijn in het nieuw register overgeschreven worden. Voor ieder van deze werknemers wordt het nummer dat hun toegewezen is, in het nieuw register gevolgd door het nummer dat zij in het vervangen register hadden.

  Art. 5. <KB 2003-02-25/31, art. 5, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003> Het algemeen personeelsregister vermeldt :
  1° voor de werkgever : de naam, voornaam en woonplaats of maatschappelijke naam en de maatschappelijke zetel en, in voorkomend geval, de benaming waaronder de werkgever zich tot het publiek richt.
  2° voor iedere werknemer :
  a) het nummer van inschrijving;
  b) de naam en voornaam;
  c) de geboorteplaats en -datum;
  d) het geslacht;
  e) de woonplaats;
  f) de nationaliteit;
  g) de aard en het nummer van het identiteitsbewijs;
  h) het nummer van de individuele pensioenrekening bij de Algemene Spaar- en Lijfrentekas; voor de werknemers die ingeschreven worden in het algemeen personeelsregister vanaf 1 januari 2003, wordt dit nummer vervangen door het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer, bedoeld in artikel 1, 4° van het koninklijk besluit van 18 december 1996 houdende maatregelen met het oog op de invoering van een sociale identiteitskaart ten behoeve van alle sociaal verzekerden, met toepassing van de artikelen 38, 40, 41 en 49 van de wet van 26 juli 1996 houdende de modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de wettelijke pensioenstelsels;
  i) de aanvangsdatum van de tewerkstelling;
  j) de datum van de beëindiging van de overeenkomst.

  Art. 6. <KB 2003-02-25/31, art. 5, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003> De vermeldingen van artikel 5, 2°, d, e, f, g en h, moeten in het algemeen personeelsregister niet worden ingeschreven indien de werkgever voor al zijn werknemers individuele identificatiefiches bijhoudt en hij :
  1° op deze fiches alle vermeldingen opgesomd in artikel 5 inschrijft;
  2° deze fiches samen met het algemeen personeelsregister bijhoudt en bewaart overeenkomstig de bepalingen die van toepassing zijn voor het bijhouden en het bewaren van het algemeen personeelsregister;
  3° deze fiches ter beschikking houdt van de ambtenaren en beambten belast met het toezicht op de uitvoering van dit besluit.

  Art. 7. <KB 2003-02-25/31, art. 5, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003> De vermeldingen worden door de werkgever in het algemeen personeelsregister ingeschreven :
  1° vóór elke andere vermelding, de vermeldingen van artikel 5, 1°;
  2° uiterlijk op het tijdstip van de tewerkstelling van de werknemer de vermeldingen van artikel 5, 2°, a tot i ;
  3° binnen zeven kalenderdagen na de dag van de beëindiging van de overeenkomst, de vermeldingen van artikel 5, 2°, j.

  Art. 8. <KB 2003-02-25/31, art. 5, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003> De werkgever die zijn werknemers op één plaats tewerkstelt houdt op die plaats het algemeen personeelsregister bij.
  De werkgever die zijn werknemers tewerkstelt, ofwel gewoonlijk minder dan vijf achtereenvolgende arbeidsdagen op éénzelfde plaats, ofwel aan werken opgesomd in artikel 1 van de wet van 6 april 1960 betreffende de uitvoering van bouwwerken, mag het algemeen personeelsregister evenwel bijhouden, ofwel:
  1° op het adres waaronder hij in België ingeschreven is bij een instelling belast met de inning van de bijdragen voor sociale zekerheid;
  2° in zijn woonplaats of op de maatschappelijke zetel indien deze in België gevestigd zijn; bij gebreke hiervan, in de in België gelegen woonplaats van een natuurlijk persoon die, als lasthebber of aangestelde van de werkgever, het algemeen personeelsregister bijhoudt.
  De werkgever die het algemeen personeelsregister op één van de in het tweede lid bedoelde plaatsen zal, of zal doen bijhouden, brengt dit vooraf bij een ter post aangetekende brief ter kennis van de inspecteur-districtshoofd van de Inspectie van de sociale wetten van de Federale Overheidsdienst, Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg in wiens district het register zal bijgehouden worden.

  Art. 9. <KB 2003-02-25/31, art. 5, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003> De werkgever die op meerdere plaatsen werknemers tewerkstelt, houdt het algemeen personeelsregister bij, ofwel :
  1° op het adres waaronder hij in België ingeschreven is bij een instelling belast met de inning van de bijdragen voor sociale zekerheid;
  2° op één der plaatsen van het werk;
  3° in zijn woonplaats of op de maatschappelijke zetel indien deze in België gevestigd zijn; bij gebreke hiervan, in de in België gelegen woonplaats van een natuurlijke persoon, die, als lasthebber of aangestelde van de werkgever, het algemeen personeelsregister bijhoudt.
  De werkgever die het algemeen personeelsregister op één van de in het eerste lid, 2° of 3°, bedoelde plaatsen zal, of zal doen bijhouden, brengt dit vooraf bij een ter post aangetekende brief ter kennis van de inspecteur-districtshoofd van de Inspectie van de sociale wetten van de Federale Overheidsdienst, Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg in wiens district het register zal bijgehouden worden.

  Art. 10. <KB 2003-02-25/31, art. 5, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003> Onverminderd de bepalingen van de artikelen 8 en 9, moeten de werkgevers het algemeen personeelsregister op een gemakkelijk toegankelijke plaats bijhouden zodat de ambtenaren en beambten belast met het toezicht op de uitvoering van dit besluit op elk ogenblik er inzage kunnen van nemen.

  Art. 10bis. (Opgeheven) <KB 2003-02-25/31, art. 5, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003>

  Onderafdeling 2. <Ingevoegd bij KB 2003-02-25/31, art. 5; Inwerkingtreding : 01-01-2003> - Het speciaal personeelsregister.

  Art. 11. <KB 2003-02-25/31, art. 5, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003> § 1. De werkgever bedoeld in artikel 3, § 1, die de werknemers op meerdere plaatsen tewerkstelt houdt een speciaal personeelsregister bij.
  De werkgever bedoeld in artikel 3, § 2, die de werknemers op meerdere plaatsen tewerkstelt houdt een speciaal personeelsregister bij.
  Worden vrijgesteld van de verplichting een speciaal personeelsregister bij te houden :
  1° de werkgever die zijn werknemers gewoonlijk minder dan vijf achtereenvolgende arbeidsdagen op éénzelfde plaats tewerkstelt;
  2° de werkgever die zijn werknemers tewerkstelt aan werken opgesomd in artikel 1 van de wet van 6 april 1960 betreffende de uitvoering van bouwwerken;
  3° de werkgever die ressorteert onder het Paritair Comité voor de uitzendarbeid, voor zijn uitzendkrachten.
  § 2. De werkgever schrijft in het speciaal personeelsregister volgende vermeldingen in :
  1° voor de werkgever en vóór elke andere vermelding:
  a) het nummer waaronder de werkgever is ingeschreven bij de instelling, die belast is met de inning van de sociale zekerheidsbijdragen. Zo dit nummer niet voorhanden is, vermeldt de werkgever, indien het een natuurlijk persoon betreft, zijn identificatienummer van de sociale zekerheid, bedoeld in artikel 1, 4°, van het voormeld koninklijk besluit van 18 december 1996, of, bij het ontbreken daarvan, zijn naam, voornaam en hoofdverblijfplaats. Indien het een rechtspersoon betreft, vermeldt hij de maatschappelijke benaming, de rechtsvorm en de maatschappelijke zetel ofwel andere identificatiewijzen die worden bepaald door de instelling;
  b) de plaats van het werk;
  2° voor iedere werknemer:
  a) het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer, bedoeld in artikel 1, 4° van het voormeld koninklijk besluit van 18 december 1996, uiterlijk op het tijdstip van de tewerkstelling van de werknemer; zo dit nummer niet voorhanden is, de gegevens opgesomd in artikel 5, 2°, b en c ;
  b) de aanvangsdatum van de tewerkstelling, uiterlijk op het tijdstip van de tewerkstelling van de werknemer;
  c) de datum van de beëindiging van de overeenkomst, binnen zeven kalenderdagen na de dag van de beëindiging van de overeenkomst.
  Het speciaal personeelsregister moet bijgehouden worden op een papieren of elektronische drager voorzover de ambtenaren en beambten belast met het toezicht op de uitvoering van dit besluit op elk ogenblik er inzage kunnen van nemen op de plaats van het werk.

  Art. 12. (Opgeheven) <KB 2003-02-25/31, art. 6, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003>

  AFDELING 2. - INDIVIDUELE REKENING.

  Art. 13. Het begrip loon wordt voor de toepassing van deze afdeling, bepaald door artikel 2 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers.

  Art. 14. De individuele rekening vermeldt voor de werkgever:
  1° de naam, voornaam en woonplaats of de maatschappelijke naam en zetel en, in voorkomend geval, de benaming waaronder de werkgever zich tot het publiek richt;
  2° het nummer waaronder hij in België ingeschreven is bij een instelling belast met de inning van de bijdragen voor sociale zekerheid;
  3° het nummer van inschrijving bij de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie of bij een bijzonder vakantiefonds en de benaming ervan;
  4° de benaming van de verzekeringsinstelling waarbij de werkgever tegen arbeidsongevallen verzekerd is, en het nummer van de verzekeringspolis;
  5° het nummer van inschrijving bij een kinderbijslagfonds en de benaming ervan;
  6° de benaming van het erkend sociaal secretariaat van werkgevers waarbij de werkgever eventueel aangesloten is, en het nummer van aansluiting;
  7° de benaming van het bevoegde paritair comité en, eventueel, van het bevoegde paritair subcomité.

  Art. 15. (§ 1.) De individuele rekening vermeldt voor de werknemer: <KB 2003-06-26/43, art. 1, 010 ; Inwerkingtreding : 25-10-2002>
  1° de naam en voornaam;
  2° de geboortedatum;
  3° het geslacht;
  4° de woonplaats;
  5° de burgerlijke staat;
  6° het aantal personen die fiscaal ten laste zijn;
  7° het nummer van de individuele pensioenrekening bij de Algemene Spaar- en Lijfrentekas (voor de individuele rekeningen die worden opgesteld voor de prestaties van het jaar 2003 en van de daaropvolgende jaren, wordt dit nummer vervangen door het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer, bedoeld in artikel 1, 4° van het voormeld koninklijk besluit van 18 december 1996;) <KB 2003-02-25/31, art. 7, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003>
  8° het nummer van inschrijving in het personeelsregister;
  9° de juridische aard van de overeenkomst;
  10° het nummer van de leerovereenkomst erkend door de Minister bevoegd voor de voortdurende vorming van de middenstand, of van de leerovereenkomst gesloten onder toezicht van het Paritair Comité voor de diamantnijverheid en -handel;
  11° (de functie die hij hoofdzakelijk uitoefent bij de werkgever, evenals de titel, rang, hoedanigheid of categorie van de arbeid van de werknemer, of de beknopte kenmerken of omschrijving van de arbeid;) <KB 2001-10-02/30, art. 1, 007; Inwerkingtreding : 01-01-2002>
  12° de beroepskwalificatie die hem door de werkgever wordt toegekend, overeenkomstig de beschikkingen van de collectieve arbeidsovereenkomsten tot vaststelling van de arbeids- en loonsvoorwaarden, of overeenkomstig de bepalingen van de besluiten waarbij forfaitaire lonen worden bepaald voor de toepassing van de wetgeving op de sociale zekerheid;
  13° de aanvangsdatum van de tewerkstelling;
  14° de datum van de beëindiging van de overeenkomst.
  (15° de plaats van het werk; indien het werk niet op een vaste plaats of hoofdzakelijk op een vaste plaats verricht wordt, de vermelding dat de werknemer zijn arbeid op verschillende plaatsen verricht;) <KB 2001-10-02/30, art. 1, 007; Inwerkingtreding : 01-01-2002>
  (16° het aanvangsbedrag, de overige bestanddelen en de periodiciteit van de betalingen van het loon waarop de werknemer recht heeft.) <KB 2001-10-02/30, art. 1, 007; Inwerkingtreding : 01-01-2002>
  (§ 2. In de uitzendbureaus zijn de werkgevers vrijgesteld, voor het personeel dat ze tewerkstellen in de hoedanigheid van uitzendkracht, van de verplichting tot het vermelden van de gegevens opgesomd in § 1, 11° en 15°.) <KB 2003-06-26/43, art. 1, 010 ; Inwerkingtreding : 25-10-2002>

  Art. 16. De individuele rekening vermeldt betreffende de sommen betaald of verschuldigd aan de werknemer:
  § 1. per uitbetalingsperiode:
  1° de uitbetalingsperiode;
  2° het aantal dagen waarop werkelijk arbeid verricht werd;
  3° het aantal dagen van gewone activiteit waarop de werknemer geen arbeid heeft verricht en die als arbeidsdagen beschouwd of met arbeidsdagen gelijkgesteld worden voor de aangifte aan een instelling belast met de inning van de bijdragen voor sociale zekerheid, en de reden van de inactiviteit;
  4° het aantal dagen van gewone activiteit waarop de werknemer geen arbeid heeft verricht en die niet als arbeidsdagen beschouwd noch met arbeidsdagen gelijkgesteld worden voor de aangifte aan een instelling belast met de inning van de bijdragen voor sociale zekerheid, en de reden van de inactiviteit;
  5° de loonbestanddelen:
  a. het bedrag van het basisloon, ongeacht de toegepaste meeteenheid, zoals: uur, dag, week, maand, stuk, prestatie;
  b. de toegepaste meeteenheid van het loon en het aantal eenheden;
  c. het aantal normale arbeidsuren, namelijk deze waarvoor geen verhoging van het loon verschuldigd is krachtens artikel 29 van de arbeidswet van 16 maart 1971;
  d. het aantal arbeidsuren per dag, indien dit aantal nodig is om de verhoging van het loon te berekenen verschuldigd krachtens artikel 29 van de arbeidswet van 16 maart 1971;
  e. het aantal uren waarvoor een verhoging van het loon wordt betaald, ingedeeld volgens de toegepaste verhogingspercentages;
  (ebis. het aantal uren waarvoor de betaling van het gewone loon uitgesteld wordt krachtens artikel 9bis,§1 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers.) <KB 1984-01-20/35,art. 1,1°, 002>
  f. voor de andere loonbestanddelen, met inbegrip van onder meer voordelen, vergoedingen en premies die als tegenprestaties voor verrichte arbeid verschuldigd zijn: alle elementen die nodig zijn om elk van deze loonbestanddelen te berekenen. Deze bestanddelen moeten vermeld worden ongeacht de reden waarom ze verschuldigd zijn, zoals kort verzuim, feestdagen, gewaarborgd week- en maandloon, jaarlijkse vakantie, of als vergoeding wegens beëindiging van de overeenkomst, dertiende maand, eindejaarspremie, voordelen ter aanvulling van de uitkeringen voor sociale zekerheid en van de vergoedingen inzake arbeidsongevallen en beroepsziekten ,(de sommen betaald op basis van artikel 9bis,§1 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers) <KB 1984-01-20/35, art. 1, 2°, 002>;
  g. de opsomming van de voordelen in natura die als loon verstrekt worden, alsmede het bedrag waarop ze geraamd worden;
  h. de forfaitaire lonen of de dagelijkse minimumlonen die voor de berekening van de bijdragen voor sociale zekerheid in aanmerking genomen zijn;
  6° de verschillende sommen die worden verkregen uit elk van de loonbestanddelen of bedragen bedoeld in 5°, met vermelding van de aard ervan;
  7° de volgende gegevens voor de berekening van het bedrag van het loon en van elk ander bedrag dat aan de werknemer verschuldigd is:
  a. het totaal van de bedragen waarop de bijdragen voor sociale zekerheid moeten berekend worden;
  b. het totaal van de forfaitaire lonen of van de minimumlonen waarop de bijdragen voor sociale zekerheid moeten berekend worden;
  c. de begrensde bedragen voor de berekening van de bijdragen voor sociale zekerheid;
  d. het bedrag van de werknemersbijdrage voor sociale zekerheid;
  e. de belastbare bedragen waarop geen bijdragen voor sociale zekerheid moeten berekend worden;
  f. het belastbaar bedrag;
  g. het bedrag van de bedrijfsvoorheffing;
  h. het bedrag van het loon en van elke andere som, na aftrek van de bijdrage voor sociale zekerheid en van de bedrijfsvoorheffing;
  i. het bedrag van de raming van de voordelen in natura;
  j. de afzonderlijke bedragen van de beslagleggingen, overdrachten en van de andere in mindering gebrachte sommen, alsmede de reden ervan;
  k. het bedrag in geld dat aan de werknemer moet betaald worden;
  8° de reden en het bedrag van elke betaling die de werkgever aan de werknemer heeft gedaan, hetzij ingevolge zijn dienstbetrekking, zoals de vergoeding voor reis- of verblijfskosten of het sociaal abonnement, hetzij buiten elke wettelijke of contractuele verplichting om, zoals de gratificaties, zelfs indien deze ter gelegenheid van zekere gebeurtenissen verleend werden.
  § 2. per kwartaal:
  1° het aantal dagen waarop werkelijk arbeid verricht werd;
  2° het aantal dagen van inactiviteit bedoeld in § 1, 3° en 4°, ingedeeld volgens de redenen van de inactiviteit;
  3° het totaal van de bedragen en eventueel van de forfaitaire lonen of van de minimumlonen waarop de bijdragen voor sociale zekerheid moeten berekend worden;
  4° de begrensde bedragen voor de berekening van de bijdragen voor sociale zekerheid;
  5° het bedrag van de werknemersbijdrage voor sociale zekerheid.
  Onder kwartaal, wordt verstaan de periode gedekt door de uitbetalingen waarvan de sluitingsdag in éénzelfde kalenderkwartaal is gelegen. Wanneer de laatste dag van deze periode onmiddellijk wordt gevolgd door één of meer normale rustdagen wordt de rustdag die geen zondag is, mede in aanmerking genomen.
  § 3. jaarlijks:
  1° het totaal van de bedragen waarop de bijdragen voor sociale zekerheid moeten berekend worden;
  2° de begrensde bedragen voor de berekening van de bijdragen van sociale zekerheid;
  3° het bedrag van de werknemersbijdragen voor sociale zekerheid;
  4° het belastbaar bedrag van het loon en van de andere sommen;
  5° het bedrag van de bedrijfsvoorheffing.

  Art. 17. De werkgever vermeldt op de individuele rekening de gegevens opgesomd in:
  1° de artikelen 14 en 15, 1° tot 13°: vooraleer de individuele rekening in gebruik te nemen;
  2° artikel 15, 14°: binnen zeven kalenderdagen na de dag van de beëindiging van de overeenkomst;
  3° artikel 16, § 1, 1° tot 7°:
  a. ofwel uiterlijk op het ogenblik waarop het loon eisbaar is;
  b. ofwel op de gewone betaaldag, indien de werknemer voor de afgelopen betaalperiode geen recht heeft op loon;
  4° artikel 16, § 1, 8°: uiterlijk de tiende dag van de kalendermaand die volgt op de maand waarin die sommen betaald werden;
  5° artikel 16, § 2: uiterlijk op de laatste dag waarop hij de aangifte moet bezorgen aan een instelling belast met de inning van de bijdragen voor sociale zekerheid, behalve indien hij deze gegevens niet in schriftelijke vorm bewaart; in dit geval moet hij deze gegevens uiterlijk vermelden op de dag bepaald in 6°;
  6° artikel 16, § 3: uiterlijk op de laatste dag waarop hij de aangifte voor het vierde kwartaal moet bezorgen aan een instelling bedoeld in 5°.

  Art. 18. De werkgever moet de individuele rekeningen bijhouden ofwel:
  1° op het adres waaronder hij in België ingeschreven is bij een instelling belast met de inning van de bijdragen voor sociale zekerheid;
  2° op één van de plaatsen van het werk;
  3° in zijn woonplaats of op de maatschappelijke zetel indien deze in België gevestigd zijn; bij gebreke hiervan, in de in België gelegen woonplaats van een natuurlijk persoon die, als lasthebber of aangestelde van de werkgever, de individuele rekeningen bijhoudt;
  4° op de zetel van het erkend sociaal secretariaat van werkgevers waarbij hij aangesloten is.
  De werkgever die de individuele rekeningen op één van de in het eerste lid, 2°, 3° of 4° bedoelde plaatsen zal bijhouden of zal doen bijhouden, brengt dit vooraf bij een ter post aangetekende brief ter kennis van de inspecteur-districtshoofd van de inspectie van de sociale wetten van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid in wiens district de individuele rekeningen zullen bijgehouden worden.

  Art. 19. § 1. De werkgever moet op de individuele rekening de gegevens niet vermelden bedoeld in:
  1° artikel 16, § 1, indien zij vermeld zijn in de afrekening bedoeld in artikel 15 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers;
  2° artikel 16, § 1, 5°, d, op voorwaarde dat hij andere, per uitbetalingsperiode samengevoegde documenten bijhoudt waarin alle gegevens vermeld zijn die voor de berekening van de verhoging van het loon nodig zijn;
  3° artikel 16, § 1, 2°, 3°, 4° en 5°, d, op voorwaarde dat hij, per werknemer, een tabel bijhoudt waarin hij elke dag het aantal arbeidsuren vermeldt of de reden van afwezigheid van de werknemer;
  4° artikel 16, § 1, 5°, wat de werknemers betreft die worden betaald met commissielonen, aandelen in de winst, per stuk of per prestatie, op voorwaarde dat hij een document bijhoudt waarin alle gegevens voorkomen die voor de berekening van die prestaties nodig zijn, en op voorwaarde dat voor een handelsvertegenwoordiger bedoeld in artikel 4 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, deze gegevens overeenstemmen met de vermeldingen die voorkomen op de staten en documenten bedoeld in artikel 97 van voormelde wet van 3 juli 1978.
  § 2. De werkgever kan de bepalingen van § 1 slechts inroepen indien hij een afschrift van het document bedoeld in § 1, 1° of het document bedoeld in § 1, 2°, 3° of 4° bijhoudt en bewaart samen met de individuele rekeningen, overeenkomstig de bepalingen van toepassing op het bijhouden en bewaren van de individuele rekeningen en dat afschrift of dat document ter beschikking houdt van de ambtenaren en beambten belast met het toezicht op de uitvoering van dit besluit.

  Art. 20. § 1. Voor de werknemers die op een door hen gekozen plaats grondstoffen of gedeeltelijk afgewerkte produkten bewerken die één of meerdere handelaars hun hebben toevertrouwd en die alleen werken of gewoonlijk ten hoogste vier werknemers tewerkstellen moet de werkgever de gegevens opgesomd in artikel 16, § 1, 5, a tot e en 6° op de individuele rekening niet inschrijven.
  Op het ogenblik dat hij een werkbestelling bij de werknemer doet, moet hij evenwel op de individuele rekening de volgende vermeldingen inschrijven:
  1° de datum waarop de grondstoffen of produkten aan de werknemer bezorgd zijn;
  2° de hoeveelheid en de aard van de stukken;
  3° de prijs overeengekomen per eenheid;
  4° de vergoeding overeengekomen voor de goederen die de werknemer moet leveren;
  5° de vergoeding overeengekomen voor het gebruik van de werkplaats, van het materieel, of om gelijk welke andere reden.
  De werkgever overhandigt bij elke werkbestelling aan de werknemer een afschrift van de in het tweede lid opgesomde vermeldingen.
  Op het ogenblik dat hem de afgewerkte stukken bezorgd worden vermeldt de werkgever de datum ervan in de individuele rekening.
  § 2. De werkgever die werknemers tewerkstelt bedoeld in § 1, moet de vermeldingen van het tweede en vierde lid van dezelfde paragraaf niet in de individuele rekening inschrijven, indien hij ze op een afzonderlijke document inschrijft en op voorwaarde dat hij:
  1° in het document inschrijft, benevens de vermeldingen opgesomd in § 1, tweede lid en vierde lid:
  a. zijn naam, voornaam en woonplaats of de maatschappelijke naam en zetel en, in voorkomend geval, de benaming waaronder hij zich tot het publiek richt;
  b. de naam, voornaam en woonplaats van de werknemer;
  2° een afschrift van dit document aan de werknemer overhandigt op het ogenblik van elke werkbestelling;
  3° het document samen met de individuele rekening bewaart;
  4° het document ter beschikking houdt van de ambtenaren en beambten belast met het toezicht op de uitvoering van dit besluit.

  Art. 21.(§ 1. De werkgever moet aan de werknemer een afschrift bezorgen van de individuele rekening met de vermeldingen bedoeld in de artikelen 14 en 15, binnen twee maanden na het begin van de tewerkstelling.
  Iedere wijziging van de in artikel 15, 11° of 15°, bedoelde gegevens moet door de werkgever binnen de maand nadat de wijziging in kwestie van kracht wordt, schriftelijk aan de werknemer worden medegedeeld.) <KB 2001-10-02/30, art. 2, 007; Inwerkingtreding : 01-01-2002>
  (In de uitzendbureaus zijn de werkgevers vrijgesteld, voor het personeel dat ze tewerkstellen in de hoedanigheid van uitzendkracht, van de verplichtingen bedoeld in de vorige leden.) <KB 2003-06-26/43, art. 2, 010 ; Inwerkingtreding : 25-10-2002>
  (§ 2.) De werkgever moet vóór 1 maart van het volgend jaar aan de werknemer een afschrift bezorgen van de individuele rekening van het afgelopen jaar en van de tabel bedoeld in artikel 19, § 1, 3°. <KB 2001-10-02/30, art. 2, 007; Inwerkingtreding : 01-01-2002>
  Wanneer de overeenkomst in de loop van een jaar wordt beëindigd, moet de werkgever aan de werknemer een afschrift van de individuele rekening voor het lopende jaar bezorgen binnen twee maanden na het eind van het kwartaal waarin de overeenkomst beëindigd is.
  De werkgever die enig loon of enig ander bedrag na de beëindiging van de overeenkomst aan de werknemer uitbetaalt, moet aan deze laatste een afschrift van de rekening betreffende die betaling bezorgen binnen de twee daarop volgende maanden.

  (Afdeling 3. - De overeenkomst voor tewerkstelling van studenten.) <ingevoegd bij KB 1991-06-24/30, art. 3, Inwerkingtreding : 1991-06-29>

  Art. 21bis. <ingevoegd bij KB 1991-06-24/30, art. 3, 003; Inwerkingtreding : 1991-06-29> De werkgever houdt de overeenkomst voor tewerkstelling van studenten van de studenten die hij tewerkstelt bij op de plaats waar de student is tewerkgesteld.

  Afdeling 4. <Ingevoegd bij KB 2002-11-29/36, art. 2; Inwerkingtreding : 01-09-2002> - De overeenkomst voor tewerkstelling van huisarbeiders.

  Art. 21ter. <Ingevoegd bij KB 2002-11-29/36, art. 2; Inwerkingtreding : 01-09-2002> De werkgever houdt de overeenkomst voor tewerkstelling van huisarbeiders bij :
  1° ofwel op het adres waaronder hij in België is ingeschreven bij een instelling belast met de inning van de bijdragen van de sociale zekerheid;
  2° ofwel in zijn woonplaats of op de maatschappelijke zetel indien deze in België gevestigd zijn; bij gebreke hiervan, in de in België gelegen woonplaats van een natuurlijke persoon die, als lasthebber of aangestelde van de werkgever, het personeelsregister bijhoudt.
  De werkgever die de overeenkomst voor tewerkstelling van een huisarbeider zal bijhouden of zal doen bijhouden op een plaats bedoeld in het eerste lid, 2°, brengt dit vooraf bij een ter post aangetekende brief ter kennis van de inpecteur-districtshoofd van de inspectie van de sociale wetten van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid in wiens district de overeenkomst voor tewerkstelling van de huisarbeider zal worden bijgehouden.

  Afdeling 5. <Ingevoegd bij KB 2002-11-29/36, art. 2, 008; Inwerkingtreding : 01-09-2002> - Beroepsinlevingsovereenkomst.

  Art. 21quater. <Ingevoegd bij KB 2002-11-29/36, art. 2, 008; Inwerkingtreding : 01-09-2002> De werkgever houdt de beroepsinlevingsovereenkomst van de stagiairs die hij tewerkstelt bij op de plaats waar de stagiair is tewerkgesteld.

  Afdeling 6. [1 De overeenkomst over de mobiliteitsvergoeding en de overeenkomst over het mobiliteitsbudget]1
  ----------
  (1)<Ingevoegd bij KB 2019-07-17/01, art. 3, 011; Inwerkingtreding : 08-08-2019>
  

  Art. 21quinquies. [1 De werkgever maakt een afschrift van de overeenkomst over de mobiliteitsvergoeding of een afschrift van de overeenkomst over het mobiliteitsbudget over aan de werknemer waarmee hij een dergelijke overeenkomst gesloten heeft, en dit uiterlijk op het ogenblik waarop deze overeenkomst in werking treedt. ]1
  ----------
  (1)<Ingevoegd bij KB 2019-07-17/01, art. 4, 011; Inwerkingtreding : 08-08-2019>
  

  Art. 21sexies. [1 De werkgever houdt de overeenkomst over de mobiliteitsvergoeding of de overeenkomst over het mobiliteitsbudget van de werknemer waarmee hij een dergelijke overeenkomst gesloten heeft, bij op de plaats waar deze werknemer tewerkgesteld is.]1
  ----------
  (1)<Ingevoegd bij KB 2019-07-17/01, art. 5, 011; Inwerkingtreding : 08-08-2019>
  

  HOOFDSTUK III. - HET BEWAREN VAN DE SOCIALE DOCUMENTEN.

  Art. 22. De werkgever bewaart de sociale documenten:
  1° ofwel op het adres waaronder hij in België ingeschreven is bij een instelling belast met de inning van de bijdragen voor sociale zekerheid;
  2° ofwel in zijn woonplaats of op de maatschappelijke zetel indien deze in België gevestigd zijn; bij gebreke hiervan, in de in België gelegen woonplaats van een natuurlijk persoon die, als lasthebber of aangestelde van de werkgever, deze documenten bewaart.
  De werkgever mag de individuele rekeningen eveneens bewaren op de zetel van het erkende sociaal secretariaat van werkgevers waarbij hij aangesloten is.
  De werkgever die deze documenten zal bewaren of zal doen bewaren op een plaats bedoeld in het eerste lid, 2° of in het tweede lid, brengt dit vooraf bij een ter post aangetekende brief ter kennis van de inspecteur-districtshoofd van de inspectie van de sociale wetten van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid in wiens district deze documenten zullen bewaard worden.

  Art. 23. De werkgever die in België geen werknemers meer tewerkstelt, bewaart de sociale documenten in zijn woonplaats of op de maatschappelijke zetel indien deze in België gevestigd zijn.
  Indien de in het eerste lid bedoelde werkgever geen woonplaats of maatschappelijke zetel in België heeft, of er geen meer heeft, moet hij deze documenten bewaren in de in België gelegen woonplaats van een natuurlijk persoon die, als lasthebber of aangestelde van de werkgever, deze documenten bewaart. In dat geval brengt de werkgever dit vooraf bij een ter post aangetekende brief ter kennis van de in artikel 22, derde lid bedoelde ambtenaar.

  Art. 24. De werkgever mag de sociale documenten in elke reproductievorm bewaren, op voorwaarde dat ze goed leesbaar zijn en dat de gebruikte reproductievorm een doelmatig toezicht toelaat.

  Art. 25.<KB 2002-11-29/36, art. 3, 008; Inwerkingtreding : 01-09-2002> De werkgever bewaart gedurende vijf jaar (het algemeen personeelsregister en het speciaal personeelsregister), de speciale personeelsregisters, de individuele rekeningen en de bijlagen ervan, de overeenkomsten voor tewerkstelling van studenten, de overeenkomsten voor tewerkstelling van huisarbeiders [1 , de overeenkomst over de mobiliteitsvergoeding met toepassing van de wet van 30 maart 2018 betreffende de invoering van een mobiliteitsvergoeding, de overeenkomst over het mobiliteitsbudget met toepassing van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget]1 en de beroepsinlevingsovereenkomsten. <KB 2003-02-25/31, art. 8, 009; Inwerkingtreding : 01-01-2003>
  ----------
  (1)<KB 2019-07-17/01, art. 6, 011; Inwerkingtreding : 08-08-2019>

  HOOFDSTUK IV. - ALGEMENE EN SLOTBEPALINGEN.

  Art. 26. De sociale documenten voorgeschreven door de wet van 26 januari 1951 betreffende de vereenvoudiging der documenten waarvan het bijhouden door de sociale wetgeving is opgelegd, gewijzigd bij de wet van 28 mei 1953, worden bewaard overeenkomstig de bepalingen van dit besluit.

  Art. 27. Opgeheven worden:
  1° het koninklijk besluit van 12 november 1952 betreffende de vereenvoudiging der documenten waarvan het bijhouden door de sociale wetgeving opgelegd is, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 14 oktober 1953;
  2° het koninklijk besluit van 15 juli 1935 gegeven in uitvoering van artikel 29 van de wet van 10 februari 1934 houdende regeling van het thuiswerk op gebied van lonen en hygiëne.

  Art. 28. Het koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten, treedt in werking op 1 januari 1981, met uitzondering van artikel 4, § 2 dat op een later te bepalen datum in werking zal treden, en van de secties 1 en 3 van hoofdstuk V, evenals van artikel 17 die reeds in werking zijn getreden.

  Art. 29. Dit besluit treedt in werking op 1 januari 1981.

  Art. 30. Onze Minister van Tewerkstelling en Arbeid en Onze Minister van Sociale Voorzorg, zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Aanhef Tekst Inhoudstafel Begin
   Gelet op het koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten, inzonderheid op artikelen 4, § 1, en 5;
   .....
   Gelet op de dringende noodzakelijkheid;
   Op de voordracht van Onze Minister van Tewerkstelling en Arbeid en van Onze Minister van Sociale Voorzorg,
   .....
Errata Tekst Begin

originele versie
1981000890
PUBLICATIE :
1981-06-10
bladzijde : 7447

ERRATA


originele versie
1981000922
PUBLICATIE :
1981-06-16
bladzijde : 7698

ERRATUM


Wijziging(en) Tekst Inhoudstafel Begin
originele versie
  • KONINKLIJK BESLUIT VAN 17-07-2019 GEPUBL. OP 29-07-2019
    (GEWIJZIGDE ART. : 1; 2; 21quinquies; 21sexies; 25)
  • originele versie
  • KONINKLIJK BESLUIT VAN 26-06-2003 GEPUBL. OP 28-07-2003
    (GEWIJZIGDE ART. : 15; 21)
  • originele versie
  • KONINKLIJK BESLUIT VAN 25-02-2003 GEPUBL. OP 05-03-2003
    (GEWIJZIGDE ART. : 1; 2; 3; 4-11; 12; 15; 25)
  • originele versie
  • KONINKLIJK BESLUIT VAN 29-11-2002 GEPUBL. OP 20-12-2002
    (GEWIJZIGDE ART. : 1; 21TER; 25)
  • originele versie
  • KONINKLIJK BESLUIT VAN 02-10-2001 GEPUBL. OP 19-10-2001
    (GEWIJZIGDE ART. : 15; 21)
  • originele versie
  • KONINKLIJK BESLUIT VAN 01-10-2001 GEPUBL. OP 09-10-2001
    (GEWIJZIGDE ART. : 3BIS; 8; 10BIS; 11)
  • originele versie
  • KONINKLIJK BESLUIT VAN 31-03-2000 GEPUBL. OP 13-04-2000
    (GEWIJZIGDE ART. : 8; 11)
  • originele versie
  • KONINKLIJK BESLUIT VAN 08-11-1998 GEPUBL. OP 02-12-1998
    (GEWIJZIGD ART. : 11)
  • KONINKLIJK BESLUIT VAN 12-08-1994 GEPUBL. OP 02-09-1994
    (GEWIJZIGD ART. : 11)
  • KONINKLIJK BESLUIT VAN 24-06-1991 GEPUBL. OP 28-06-1991
    (GEWIJZIGDE ART. : 1; 2; 21BIS; 25)
  • KONINKLIJK BESLUIT VAN 20-01-1984 GEPUBL. OP 11-02-1984

  • Begin Eerste woord Laatste woord Wijziging(en) Aanhef
    Inhoudstafel 7 uitvoeringbesluiten 10 gearchiveerde versies
    Errata Franstalige versie