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Publié le : 2020-04-09

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SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE

9 AVRIL 2020. - Arrêté royal n° 4 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19



RAPPORT AU ROI
Sire,
L'arrêté royal que j'ai l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté a pour objet d'adopter des mesures urgentes dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19. Une première série de mesures concernent l'organisation et la convocation des assemblées des copropriétaires. Une deuxième série de mesures concernent l'organisation des assemblées générales des sociétés et des associations.
Commentaire des articles
Chapitre 1er
Article 1er
La mesure a une durée limitée et s'applique du 10 mars jusqu'au 3 mai 2020 inclus mais cette période peut être prolongée par le Roi si nécessaire.
Le 10 mars, le gouvernement a annoncé les premières mesures de sécurité qui limitent la liberté de circulation des citoyens. Malgré le renforcement des mesures par la suite, ces limitations ont déjà eu un impact, en particulier pour les citoyens vulnérables, telles que les personnes âgées. En effet, la courbe d'âge des copropriétaires est variée mais généralement assez élevée.
Article 2
Les consignes de sécurité liées au pandémie Covid-19 ne permettent pas que les copropriétaires participent encore physiquement aux assemblées générales des copropriétaires.
Les assemblées générales de copropriétaires qui ne peuvent plus avoir lieu en raison de ces consignes de sécurité, depuis leur entrée en vigueur le 10 mars, sont reportées à une date ultérieure. Plus précisément, l'assemblée générale doit dans ce cas être tenue dans les cinq mois après la fin de cette période de crise.
Les assemblées générales qui, depuis cette date du 10 mars, ont encore été organisées régulièrement, gardent donc leur validité. Le présent arrêté ne vise donc nullement à mettre à néant les décisions de ces assemblées générales.
Le présent arrêté ne vise pas davantage à porter préjudice à la possibilité de mener l'assemblée générale par écrit, comme prévu à l'article 577-6, § 11, du Code civil. L'organisation de l'assemblée via une conférence téléphonique ou vidéo peut faire partie de cette procédure écrite. L'unanimité, requise par la loi, est maintenue dans ce cas. Il ne serait, en effet, pas justifié que, pendant cette période de crise, les copropriétaires qui ne disposent pas d'un appui technique soient systématiquement exclus de toute participation à une assemblée générale.
En cas de report de l'assemblée générale, les mesures nécessaires doivent être prises pour assurer la continuité de l'organisation.
Les mandats du syndic et des membres du conseil de copropriété sont prolongés, après l'expiration du délai pour lequel l'assemblée générale les a nommés, jusqu'à la première assemblée générale qui suivra.
Evidemment, les dispositions impératives restent applicables, dont, entre autres, la possibilité de révoquer le syndic ou encore celle de demander au juge de désigner un syndic provisoire
Le syndic reste donc habilité, durant cette période, à remplir toutes ses tâches en tant que syndic. Il doit respecter autant que possible les consignes de sécurité en vigueur. Il pourra toutefois encore toujours se déplacer, par exemple pour faire exécuter des travaux urgents, si nécessaire.
Toutes les dispositions contractuelles, en ce compris la rémunération qui devra être déterminée de manière proportionnelle, restent d'application.
Le budget pour le nouvel exercice éventuel de l'association des copropriétaires est, dans l'attente de l'assemblée générale visée à l'alinéa 1er, provisoirement réputé être égal au budget pour le fonds de roulement de l'exercice précédent. A cette fin, les syndic peuvent aussi, en conformité avec les décisions de l'exercice précédent, réclamer les provisions nécessaires aux copropriétaires.
Les missions et délégations de compétences du conseil de copropriété sont également prolongées pendant la période de crise, vu qu'à défaut, un vide risque de se produire. Si ce n'était pas le cas, la continuité des associations dans lesquelles une délégation de compétence a été donnée à ce conseil de copropriété, pourrait être menacée.
Article 3
Comme déjà indiqué à propos de l'article 1er, il y a lieu de faire rétroagir les effets de ce chapitre au moment où les premières mesures restreignant les activités des citoyens ont été dictées par le Gouvernement, à savoir le 10 mars 2020.
Chapitre 2
Article 4
Ces mesures ont également une durée limitée et s'appliquent du 1er mars jusqu'au 3 mai 2020 inclus, mais cette période peut être prolongée par le Roi s'il apparaît à ce moment que la pandémie ne permet toujours pas une application normale des règles de réunion.
Ces mesures exceptionnelles produisent leurs effets le 1er mars 2020. Elles permettent aux entités visées à l'article 5, alinéa 1er, quel que soit l'instrument juridique par ou en vertu duquel elles se sont vues conférer la personnalité juridique, qui ont convoqué ou auraient dû convoquer une réunion depuis le 1er mars 2020, et qui n'a pas encore eu lieu, d'utiliser ces mesures. Pour ce qui concerne les obligations liées à des délais légaux, pour ceux qui optent pour un report, la date du 1er mars 2020 est également retenue, logiquement.
En d'autres termes, le régime proposé s'applique à :
- toutes les réunions qui sont convoquées entre le 1er mars et le 3 mai (voy. également ci-dessous en ce qui concerne les réunions tenues après le 3 mai);
- toutes les réunions qui doivent être tenues entre le jour de la publication au Moniteur belge et le 3 mai ;
- toutes les réunions qui auraient dû être tenues entre le 1er mars et le jour de la publication au Moniteur belge en application d'une règle légale ou statutaire, mais qui n'ont pas été tenues (par exemple, en raison de l'incertitude sur la manière de tenir la réunion en sécurité).
Comme précisé à l'article 9, le régime ne vaut par contre pas pour les réunions qui ont effectivement eu lieu entre le 1er mars et le jour de la publication au Moniteur belge.
En raison de la pandémie de Covid-19, les entités concernées pour lesquelles la préparation des assemblées générales ordinaires vient souvent de commencer, sont confrontées à des difficultés pratiques insurmontables pour tenir effectivement ces assemblées selon les règles habituelles sans enfreindre les règles obligatoires imposées pour lutter contre le virus. C'est pourquoi, à l'instar d'initiatives similaires prises dans d'autres pays, un certain nombre d'assouplissements et d'options sont introduits à titre temporaire pour permettre aux entités mentionnées ci-dessus de gérer cette situation avec la souplesse nécessaire, sans perdre de vue les droits des actionnaires et des membres.
Le système proposé s'applique aux assemblées générales ordinaires, spéciales et extraordinaires. Ce dernier point revêt une importance particulière cette année, car de nombreuses sociétés et associations avaient prévu d'adapter leurs statuts au Code des sociétés et des associations, qui est devenu applicable le 1er janvier 2020 à toutes les sociétés et associations existantes. Bien qu'elles aient encore jusqu'au 1er janvier 2024 pour modifier leurs statuts, la plupart des sociétés et associations choisissent de le faire cette année.
Une assemblée générale ou une réunion d'un organe d'administration convoquée avant la date finale visée à l'alinéa 1er peut être tenue conformément aux dispositions du présent chapitre même si elle a lieu après ladite date.
Cette solution s'impose dans l'intérêt de la sécurité juridique, vu la longueur des délais de convocation et dans la mesure où il n'est pas possible de prévoir quand et dans quelle mesure les règles de lutte contre la propagation de la pandemie Covid-19 cesseront d'être applicables.
Les entités qui optent jusqu'au 3 mai pour un report de leur assemblée, pourront bénéficier de la prolongation des périodes visées à l'article 7.
Il n'en reste pas moins que les entités visées doivent faire usage des possibilités offertes avec sagesse et choisir l'option qui sert le mieux l'intérêt de toutes les parties prenantes. Ceci vaut aussi bien lorsqu'elles optent pour l'organisation d'une assemblée générale conformément à l'article 6 que lorsqu'elles optent pour un report conformément à l'article 7.
Les dispositions du présent chapitre ont un caractère strictement optionnel, en ce sens qu'elles mettent en place un régime adapté aux circonstances exceptionnelles que nous connaissons. On précise toutefois que les personnes et entités visées restent bien sûr libres de se conformer au régime légal habituel dans son intégralité si elles le jugent plus approprié.
Article 5
Le régime proposé s'applique à toute société, association, personne morale et OPC contractuel, y compris donc les personnes morales soumises au Code des sociétés et des associations de manière subsidiaire, telles que par exemple les personnes morales de droit public et la Banque nationale de Belgique.
Elle s'applique également aux personnes morales ayant obtenu la personnalité juridique par ou en vertu d'une législation particulière.
Le Roi peut rendre les dispositions du présent chapitre qui s'appliquent aux sociétés cotées applicables aux sociétés dont les actions ou les certificats se rapportant à ces actions sont négociés sur un système multilatéral de négociation, ou sur un système organisé de négociation.
Article 6
La première option consiste à permettre la poursuite de l'assemblée, mais selon des modalités compatibles avec les mesures prises en réponse à la pandémie Covid-19, tout en permettant aux actionnaires et aux membres d'exercer leur droit de vote et de poser des questions.
En outre, l'organe d'administration est habilité à décider que les actionnaires ou les membres peuvent uniquement voter à distance (le cas échéant dans le respect des règles du Code des sociétés et des associations pour certaines formes juridiques), en combinaison avec le vote par procuration (selon les mêmes modalités, et donc dans le respect, entre autres, des règles de conflit d'intérêts prévues par le Code des sociétés et des associations pour la société anonyme). Les formulaires de vote à distance et les procurations seront envoyés à l'entité à l'adresse indiquée, si nécessaire uniquement par voie électronique. Une version scannée ou photographiée suffira.
Dans la mesure où le vote à distance n'est organisé par la loi qu'en ce qui concerne les sociétés anonymes, l'article 7:146 du Code des sociétés et des associations est également temporairement rendu applicable à la société à responsabilité limitée, à la société coopérative, ainsi qu'aux autres personnes morales qui ne disposent pas d'une réglementation légale ou statutaire propre en ce qui concerne le vote à distance, à l'exception des éléments de l'article 7:146 du Code des sociétés et des associations qui s'appliquent spécifiquement à la société anonyme cotée.
L'arrêté permet à l'organe d'administration des entités visées d'imposer que les procurations soient accordées à une personne déterminée, étant entendu que ces procurations doivent alors contenir des instructions de vote spécifiques pour chaque proposition de décision. Ceci permet d'organiser l'assemblée générale en cercle fermé. Il est vrai qu'ainsi le droit des actionnaires et des membres de désigner le mandataire de leur choix est limité. Dans les circonstances actuelles il n'est toutefois pas possible, ni justifiable du point de vue de la santé publique, d'imposer, surtout aux sociétés et associations avec un grand nombre d'actionnaires ou de membres, d'organiser des assemblées où plusieurs dizaines, centaines ou milliers de personnes (actionnaires, membres ou les mandataires de ceux-ci) peuvent être physiquement présents. Des systèmes permettant à un tel nombre de personnes de participer activement à distance en garantissant en même temps que seuls ceux qui sont habilités à participer le font effectivement, ne sont pas très répandus sur le marché belge, et il est de toute manière maintenant impossible dans la pratique de les installer à temps et de manière fiable. En outre, il s'avère que même pour installer ces systèmes, une concentration d'un nombre relativement important de personnes en un même endroit est inévitable, entrainant des risques de propagation du virus. Contrairement à ce que le Conseil d'Etat suggère, les circonstances actuels ne permettent pas de maintenir la liberté des actionnaires des sociétés cotées de désigner leur propre mandataire et de permettre à ce dernier de participer - ne fût-ce qu`à distance - à l'assemblée. Dans les circonstances actuelles, les objectifs poursuivis par les dispositions auxquelles fait référence le Conseil d'Etat dans son avis ne pourraient être rencontrés sans l'encadrement prévu ici. Les procurations ne sont toutefois acceptées, comme précisé ci-dessus, que si elles contiennent des instructions de vote spécifiques pour chaque point à l'ordre du jour. Par ailleurs, l'arrêté en projet permet aux entités visées (en ce compris les sociétés non cotées) d'utiliser un moyen de communication électronique tel que visé à l'article 7:137 du Code des sociétés et des associations, en ce compris les garanties y afférentes, même au cas où elles ne disposent pas de l'habilitation statutaire nécessaire.
Il va de soi que les procurations comportant des instructions de vote déjà reçues seront prises en compte, mais le mandataire en question n'est pas tenu de se présenter physiquement à l'assemblée.
Contrairement à ce que le Conseil d'Etat semble indiquer, les deux versions linguistiques de l'article 6, § 1er, alinéa 4, correspondent effectivement : bien que l'ordre des mots soit différent, le texte néerlandais mentionne les mots « par dérogation à l'alinéa 2 »/« in afwijking van het tweede lid ».
Au cas où elle ne peut garantir que les mesures de lutte contre la propagation de la pandémie Covid-19 seront respectées, l'entité peut interdire toute présence physique, sauf si l'assemblée prend des décisions qui doivent être passées par acte authentique dans la seule mesure où le notaire doit être physiquement présent. Dans ce cas les règles relatives au social distancing doivent bien entendu être respectées.
Ceci permet au cas où cela est nécessaire de tenir la réunion en présence d'un seul mandataire uniquement. L'entité peut également exiger des actionnaires ou des membres qu'ils posent leurs questions par écrit jusqu'au quatrième jour avant l'assemblée. Si l'entité choisit de permettre aux actionnaires ou aux membres de suivre la réunion en direct ou en différé (par exemple via une webcam ou une conférence téléphonique, sans toutefois l'obligation que les actionnaires ou les membres puissent intervenir activement), elle peut répondre aux questions à ce moment-là. Elle peut également répondre à ces questions par écrit, auquel cas elle communiquera les réponses au plus tard le jour de la réunion. Les sociétés cotées le font sur leur site web ; les autres entités le font de la manière la plus appropriée.
En réponse à la remarque formulée à ce propos par le Conseil d'Etat, il est précisé que ce délai de quatre jours peut être imposé. C'est important notamment pour les sociétés cotées, afin de leur laisser un temps raisonnable pour la préparation des réponses écrites.
Les entités qui choisissent l'option d'une assemblée générale avec un seul mandataire, sont bien entendu encouragées à entretenir la dialogue avec leurs actionnaires ou membres, par exemple en répondant après l'assemblée aux questions de leurs actionnaires ou membres qui sont liées à l'agenda de l'assemblée mais auxquels il n'a pas été répondu le jour de l'assemblée. Il se peut en effet par exemple que les réponses données lors de l'assemblée générale suscitent de nouvelles questions pertinentes.
Le mandataire désigné, les membres du bureau, les administrateurs et le commissaire peuvent dans ce cas valablement participer à distance, par exemple par téléphone ou par vidéoconférence.
Dans le cas d'une assemblée générale qui doit se tenir devant un notaire, outre un représentant désigné par l'entité - par exemple le mandataire mentionné ci-dessus si l'entité fait usage de cette possibilité - le notaire doit bien sûr également être présent.
Compte tenu des circonstances particulières, les entités qui ont déjà convoqué leur assemblée au moment de l'entrée en vigueur de ce régime spécial, peuvent toujours y recourir, à condition que les actionnaires et les membres soient correctement informés.
Enfin, l'obligation pour les sociétés cotées d'envoyer certains documents par la poste aux actionnaires nominatifs est également temporairement supprimée.
En ce qui concerne l'avis du Conseil d'Etat, on précise ce qui suit. Le moyen de communication électronique visé aux articles 5:89 (SRL), 6:75 (SC) et 7:137 (SA) :
- est prévu pour des assemblées avec un grand nombre d'actionnaires que la société ne connaît pas ou ne peut pas connaître (donc en particulier les sociétés cotées ou les sociétés coopératives avec un grand nombre d'actionnaires) ;
- doit permettre d'avoir la certitude que (i) tous les actionnaires (ou leurs mandataires) peuvent se connecter et (ii) que seuls les actionnaires (ou leurs mandataires) peuvent se connecter et participer. Certaines sociétés disposent de l'habilitation statutaire nécessaire, mais aucune d'entre elles n'en a jamais fait usage. Le « moyen de communication électronique » visé par cet article est un moyen technique sophistiqué qui permet de participer massivement de manière virtuelle à une assemblée générale, et ne peut donc pas être assimilé à une conférence vidéo ou téléphonique.
Comme indiqué dans le commentaire de l'article 6, un tel système n'est pas disponible sur le marché belge.
Les articles 5:89 (SRL), 6:75 (SC) et 7:137 (SA) n'ont pas trait aux assemblées tenues par conférence vidéo ou téléphonique avec un nombre limité de personnes, dans lesquelles tous les participants se connaissent et peuvent identifier les autres participants et qui valent comme des assemblée générales réellement tenues (l'unanimité n'est donc pas requise comme dans une assemblée écrite).
Les assemblées tenues par conférence vidéo ou téléphonique avec un nombre limité de personnes restent parfaitement possibles. Les principes généraux qui valent pour les assemblées générales disposent que pour se réunir valablement, les actionnaires ou membres doivent pouvoir délibérer, prendre la parole et exercer leur droit de vote. Le respect de ces principes est également possible par liaison téléphonique ou vidéo, combinée à l'e-mail pour l'échange de documents écrits.
Article 7
La deuxième option consiste à reporter l'assemblée générale jusqu'à ce que la situation soit redevenue normale. Cela est également permis si l'assemblée a déjà été convoquée, à condition que les actionnaires et les membres soient correctement informés. Il va sans dire que, compte tenu des possibilités décrites à l'article 6, les entités doivent faire preuve de la prudence nécessaire, mais dans certaines circonstances, un report permettant de tenir la réunion ultérieurement, conformément aux règles en vigueur, peut être la meilleure option, dans l'intérêt de tous.
Dans ce cas, les entités concernées bénéficient également d'un report de dix semaines pour un certain nombre de délais légaux, tels que l'obligation de tenir l'assemblée générale dans les six mois suivant la clôture de l'exercice, ou l'obligation de déposer les comptes annuels et d'autres documents auprès de la BNB dans les sept mois suivant la clôture de l'exercice.
Le Conseil d'Etat remarque que l'article 7 proposé ne tient pas compte, sur plusieurs points, des articles 4, 5 et 6 de la directive 2004/109/CE (d'application aux sociétés cotées). Il ne serait toutefois pas justifié d'obliger les sociétés cotées à dévoiler des informations dont il apparaît qu'elles ne sont pas complètes ou pas correctes, par exemple en raison - suite à des situations de force majeure pour lesquelles elles ne portent aucune responsabilité - de l'absence de certaines personnes cruciales pour cause de maladie, ou en raison du fait que les commissaires ne sont pas en mesure de finaliser leurs travaux de contrôle dans les temps en raison de la pandémie de Covid-19. Cela obligerait les sociétés cotées à indiquer précisément sur quels points l'information est potentiellement fausse, incomplète ou non contrôlée. Cela rendrait le remède pire que le mal et conduirait à méconnaître les objectifs fondamentaux poursuivis par la directive 2004/109/CE. La différence de traitement avec les sociétés non cotées ne serait pas non plus justifiable.
La FSMA a déjà indiqué sa position en ce qui concerne l'impact de la pandémie Covid-19 sur les sociétés cotées dans un communiqué de presse du 26 mars 2020. Ces mesures assurent que le public soit à tout moment bien informé. L'article 7 proposé est donc intégralement maintenu.
Ce report n'est pas autorisé en cas d'application de la procédure de la sonnette d'alarme si l'actif net est négatif ou menace de le devenir, ou en cas de convocation de l'assemblée à la demande de 10 % des actionnaires ou du commissaire: dans ces cas, la société peut se rabattre sur la première option. Seules sont visées les situations dans lesquelles l'actif net de la société est négatif ou menace de le devenir, dans la mesure où l'on souhaite laisser une marge suffisante aux sociétés qui font face à des difficultés financières passagères en raison de la pandémie de Covid-19. Le Conseil d'Etat n'est pas suivi sur ce point.
Les succursales des personnes morales étrangères bénéficient également d'un report pour déposer les documents de leur société mère.
Article 8
Enfin, il est précisé que l'organe d'administration peut, en toutes circonstances, prendre une décision unanime par écrit. L'organe d'administration peut également délibérer et décider (si nécessaire à la majorité) via un moyen de communication électronique permettant la discussion. Dans le cas de décisions qui doivent être prises devant un notaire - notamment en ce qui concerne le capital autorisé - il suffit là encore qu'un membre de l'organe d'administration ou une personne désignée par celui-ci rencontre physiquement le notaire ; les autres membres peuvent participer via un moyen de communication électronique.
Article 9
Ces mesures exceptionnelles produisent leurs effets le 1er mars 2020. Elles permettent aux entités concernées qui ont convoqué une réunion depuis le 1er mars 2020, et qui n'a pas encore eu lieu, d'utiliser ces mesures. Pour ce qui concerne les obligations liées à des délais légaux, la date du 1er mars 2020 est également retenue, logiquement.
J'ai l'honneur d'être,
Sire,
de Votre Majesté
le très respectueux et très fidèle serviteur,
Le Vice-Premier Ministre, Ministre de la Justice et Ministre des Affaires Européennes, chargé de la Régie des Bâtiments,
K. GEENS
CONSEIL D'ETAT
section de législation
Avis 67.180/2 du 3 avril 2020 sur un projet d'arrêté royal n° 4 `portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et d'associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19'
Le 30 mars 2020, le Conseil d'Etat, section de législation, a été invité par le Vice-Premier Ministre et Ministre de la Justice, chargé de la Régie des Bâtiments, et Ministre des Affaires européennes à communiquer un avis, dans un délai de cinq jours ouvrables, sur un projet d'arrêté royal n° 4 `portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et d'associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19'.
Le projet a été examiné par la deuxième chambre le 3 avril 2020. La chambre était composée de Pierre Vandernoot, président de chambre, Patrick Ronvaux et Christine Horevoets, conseillers d'Etat, et Béatrice Drapier, greffier.
Le rapport a été présenté par Yves Chauffoureaux, premier auditeur.
Henri Culot, appelé en qualité d'expert sur la base de l'article 82 des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973, a également présenté un rapport.
La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de Pierre Vandernoot.
L'avis, dont le texte suit, a été donné le 3 avril 2020.
Comme la demande d'avis est introduite sur la base de l'article 4, alinéa 3, de la loi du 27 mars 2020 `habilitant le Roi à prendre des mesures de lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 (I)', qui fait référence à l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 3°, des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973, la section de législation limite son examen au fondement juridique du projet, à la compétence de l'auteur de l'acte ainsi qu'à l'accomplissement des formalités préalables, conformément à l'article 84, § 3, des lois coordonnées précitées.
Sur ces trois points, le projet appelle les observations suivantes.
EXAMEN DU PROJET
PREAMBULE
1. L'alinéa 1er du préambule doit être revu en visant « la loi du 27 mars 2020 habilitant le Roi à prendre des mesures de lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 (II), les articles 2, alinéa 1er, et 5, § 1er, 1°, 3°, 4° et 6° ».
Le préambule doit en outre viser explicitement l'article 4, alinéa 3, de la loi du 27 mars 2020 `habilitant le Roi à prendre des mesures de lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 (I)' (ci-après : « la loi du 27 mars 2020 (I) ») car cette disposition constitue une justification de l'urgence pour les arrêtés royaux entrant dans son champ d'application.
Dès lors qu'en vertu de cette disposition, dérogatoire à l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 3°, des lois coordonnées `sur le Conseil d'Etat', il n'est pas requis de faire figurer la motivation de l'urgence dans le préambule des arrêtés royaux de pouvoirs spéciaux pris sur la base de la loi du 27 mars 2020 (I), l'alinéa 2 du préambule doit être omis ou faire l'objet d'un considérant, à déplacer après le visa du présent avis.
S'il est fait usage de cette dernière faculté, cette motivation de l'urgence sera adaptée. Celle-ci se fonde actuellement sur le fait que les assemblées générales ordinaires des personnes morales doivent être reportées jusqu'après la fin de la crise du Covid-19 mais le dispositif en projet (i) prévoit plusieurs mesures autres qu'un simple report des assemblées générales, (ii) vise aussi des assemblées générales autres qu'ordinaires et (iii) s'applique à des entités qui ne sont pas des personnes morales. Il convient d'adopter une formulation plus large, faisant par exemple référence à la nécessité que les organes des sociétés, associations, personnes morales et organismes de placement collectif revêtant la forme contractuelle puissent délibérer et prendre des décisions sans mettre en danger la santé de leurs membres ni contribuer à la propagation de la pandémie.
2. Pour le même motif que celui qui est exposé ci-dessus, il y a lieu, dans le troisième alinéa, de remplacer la référence à l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 3°, des lois coordonnées `sur le Conseil d'Etat', par une référence à l'article 4, alinéa 3, de la loi du 27 mars 2020 `habilitant le Roi à prendre des mesures de lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 (I)'.
DISPOSITIF
Article 2
1. L'autorisation du report de la tenue des assemblées générales de copropriétaires au-delà de la date prévue par les règlements d'ordre intérieur de copropriété conformément à l'article 577-4, § 2, 3°, du Code civil, trouve un fondement juridique dans l'article 5, § 1er, 6°, de la loi du 27 mars 2020 `habilitant le Roi à prendre des mesures de lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 (II)' (ci-après : « la loi du 27 mars 2020 (II) »).
L'article 2, alinéa 1er, du projet, a cependant une portée contraignante, en ce qu'il impose le report des assemblées générales concernées, lesquelles « sont reportées et doivent être tenues endéans un délai de cinq mois après l'expiration de cette période ». Cette disposition, qui aboutit à interdire la tenue d'assemblées générales des copropriétaires durant la période définie à l'article 1er du projet, pourrait certes trouver un fondement juridique dans l'article 5, § 1er, 1°, de la loi du 27 mars 2020 (II).
Elle appelle cependant les observations suivantes.
2. Le report obligatoire des assemblées générales de copropriétaires crée une différence de traitement avec le régime prévu au chapitre 2 du projet pour d'autres entités, qui, pour leur part, peuvent décider de mesures organisationnelles leur permettant de tenir les réunions de leurs organes sociaux dans le respect des mesures générales d'urgence adoptées pour limiter la propagation du coronavirus Covid-19 (telles que définies dans l'arrêté ministériel du 23 mars 2020 `portant des mesures d'urgence pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19', notamment). Une telle différence de traitement doit être justifiée au regard (i) des règles constitutionnelles d'égalité et de non-discrimination et (ii) du droit au respect des biens garanti par l'article 1er du Premier Protocole additionnel à la Convention européenne des droits de l'homme, pareille justification, si cette différence est maintenue, gagnant à figurer dans le rapport au Roi.
A cet égard, il est douteux que l'explication figurant dans le commentaire de l'article 2 dans le rapport au Roi, fondée sur « la courbe d'âge des copropriétaires [...] variée mais généralement assez élevée, ce qui signifie que les consignes de sécurité ne permettent pas qu'ils participent encore à ces assemblées générales », puisse être considérée comme pertinente et suffisante dès lors que, pour ces situations, certains des procédés envisagés dans le chapitre 2 pourraient être mis en oeuvre moyennant les précautions nécessaires.
3. Même s'il est admissible au regard des principes précités, ce report obligatoire, et la prolongation « de plein droit » du mandat du syndic qu'il entraîne, ne justifie en tout cas pas de priver les copropriétaires des droits résultant notamment des articles 577-6, § 11, du Code civil, qui dispose que « les membres de l'association des copropriétaires peuvent prendre à l'unanimité et par écrit toutes les décisions relevant des compétences de l'assemblée générale, à l'exception de celles qui doivent être passées par acte authentique », et 577-8, §§ 6 et 7, du même Code, qui leur permet, en tout temps, de révoquer le syndic ou de demander au juge la désignation d'un syndic provisoire.
Le chapitre 1er du projet doit être complété en ce sens.
4. Une telle mesure ne peut aboutir à obliger les copropriétés ayant régulièrement tenu leur assemblée générale entre le 10 mars 2020 et la publication de l'arrêté en projet à tenir une nouvelle assemblée générale. Une telle rétroactivité porterait gravement atteinte à la sécurité juridique et serait, en outre, contreproductive au regard des objectifs poursuivis par l'auteur du projet en obligeant les intéressés à se réunir à nouveau.
Le chapitre 1er du projet doit également être complété en ce sens.
5. Dans son avis donné le 26 mars 2020 sur le projet à l'examen, l'Inspecteur des Finances a formulé l'observation suivante, qui rejoint les préoccupations exprimées ci-dessus :
« 2.1 De bepalingen omtrent mede-eigendom dienen meer rekening te houden met de belangen van de mede-eigenaars. Zeker als de sperperiode verlengd gaat worden na 5/4/2020, kan een algemeen verbod op het houden A.V. binnen mede-eigendommen (+ uitstel van 5 maanden na sperperiode) voor problemen zorgen(1). Zo is niet voordat een A.V. bv. volledig schriftelijk kan doorgaan als de mede-eigenaars belangrijke beslissingen wensen te nemen (ontslag syndicus, grote uitgaven, wanbetaling, goedkeuring rekeningen, etc.). Ook de procedure met het werken volmachthouders (art. 577-6, § 7) kan tijdelijk versoepeld worden. Terwijl het OKB bij vennootschappen bepaalt dat A.V. niet uitgesteld mag worden als 10 % van de aandeelhouders zelf om de A.V verzocht hebben, is deze regel van toepassing bij mede-eigendom. Art. 577-6, § 2 BW bevat nochtans een gelijkaardige bijeenroepingsbepaling (20 % mede-eigenaars). De vraag kan met andere woorden gesteld worden of de uitzonderingsbepalingen die men voorzien heeft voor de vennootschappen, ook niet deels kan voorzien voor de mede-eigendom ».
6. Alors que l'alinéa 1er tient compte du fait que la période visée à l'article 1er pourrait être « éventuellement prolongée », tel n'est pas le cas des alinéas 2 et 3. Il en résulte que, selon le texte du projet, les mandats des syndics et des membres des conseils de copropriété et les contrats entre le syndic et l'association des copropriétaires qui expireraient pendant l'éventuelle prolongation décidée par le Roi en vertu de l'article 1er ne seraient pas prolongés, à l'inverse des mandats et des contrats qui expireraient entre le 10 mars 2020 et le 19 avril 2020.
Les alinéas 2 et 3 seront revus pour éliminer cette incohérence.
7. L'alinéa 3 devrait préciser que le contrat qu'il vise est prolongé « de plein droit » et indiquer le terme de cette prolongation.
Articles 4 et 9
1. Selon le commentaire de l'article 4 dans le rapport au Roi, les mesures envisagées par le chapitre 2 « permettent aux sociétés, associations, OPC et autres personnes morales qui ont convoqué une réunion depuis le 1er mars 2020, et qui n'a pas encore eu lieu, d'utiliser ces mesures »(2) (italiques ajoutés). Pareille précision, selon laquelle le régime dérogatoire en projet ne s'applique pas aux réunions qui se sont déjà déroulées, est réitérée dans le commentaire de l'article 9.
Ce n'est pas ce que traduit le texte de cet article 9, alinéa 2, ainsi qu'en témoigne la présence du participe passé « tenue » au sein de cette disposition.
L'article 9, alinéa 2, sera revu de manière à se conformer au commentaire des articles 4 et 9, ce qui, pour plus de clarté, pourrait se faire comme suit, en distinguant la tenue de l'assemblée générale et sa convocation :
« Le présent chapitre s'applique à toute réunion d'organe d'administration et d'assemblée générale qui aurait dû être tenue, et à toute convocation d'organe d'administration et d'assemblée générale envoyée ou publiée ou qui aurait dû être envoyée ou publiée, à partir du 1er mars 2020, ainsi qu'à toute période [...] ».
Compte tenu de la rétroactivité de l'arrêté en projet au 1er mars 2020, prévue à l'article 9, il serait indiqué, dans un souci de sécurité juridique, que la précision selon laquelle le régime dérogatoire en projet ne s'applique pas aux réunions qui se sont déjà tenues figure expressément au dispositif, afin spécialement d'éviter de faire naître un contentieux sur la validité des réunions valablement tenues selon le droit actuellement en vigueur, même depuis le 1er mars 2020.
Pour ce faire, on pourrait compléter l'article 9, alinéa 2, par la phrase suivante :
« Le présent chapitre ne s'applique pas aux réunions des organes précités qui ont eu lieu depuis le 1er mars 2020 conformément aux règles applicables avant l'entrée en vigueur du présent arrêté ».
2. Cela étant, le texte français de l'article 4 vise la période du 10 mars 2020 au 19 avril 2020 alors que le texte néerlandais vise la période du 1er mars 2020 au 19 avril 2020.
Les deux versions linguistiques seront mises en concordance. Compte tenu notamment de la rédaction des deux versions linguistiques de l'article 9, il semble que ce soit le texte néerlandais de l'article 4 qui traduit correctement l'intention de l'auteur du projet.
L'ensemble du chapitre 2 sera en tout état de cause revu en fonction du choix qui sera opéré sur ce point par l'auteur du projet.
Article 5
1. L'alinéa 1er prévoit que le chapitre 2 du projet « s'applique à toute société, association, personne morale régie par le Code des sociétés et des associations [...] » (italiques ajoutés).
Or, l'article 41, § 1er, de la loi du 23 mars 2019 `introduisant le Code des sociétés et des associations et portant des dispositions diverses' prévoit que, pendant une période transitoire qui n'est pas terminée, les personnes morales qu'il vise « restent soumises aux dispositions du Code des sociétés [du 7 mai 1999], respectivement (sic) de la loi du 31 mars 1898 sur les unions professionnelles ».
Il convient de faire en sorte que ces personnes morales puissent aussi bénéficier des dispositions du chapitre 2 du projet en leur étendant le champ d'application de celui-ci, à peine de créer une différence de traitement non justifiée entre deux catégories de personnes morales, de sociétés ou d'associations.
2. Aux termes de l'article 5, alinéa 1er, le chapitre 2 s'applique non seulement à « toute société, association, personne morale régie par le Code des sociétés et des associations, et organisme de placement collectif revêtant la forme contractuelle » mais aussi « à la Banque nationale de Belgique ».
Dans la suite du projet, y compris dans les dispositions qui tendent à rappeler leur champ d'application, il n'est plus question de la Banque nationale de Belgique.
Aux termes de l'article 2, alinéa 2, de la loi du 22 février 1998 `fixant le statut organique de la Banque nationale de Belgique', cette dernière est régie, « à titre supplétif, par les dispositions sur les sociétés anonymes ». L'article 2, alinéa 4, des statuts de la Banque nationale de Belgique dispose que, « [s]ans préjudice du premier et du deuxième alinéa, la Banque est une société anonyme faisant ou ayant fait publiquement appel à l'épargne ».
De nombreuses autres personnes morales de droit belge disposent d'un statut relevant en partie du droit public qui est complété, pour le surplus, par un renvoi aux dispositions du droit des sociétés et des associations. Il en va par exemple ainsi des intercommunales.
L'arrêté en projet ou à tout le moins le rapport au Roi devrait dès lors clarifier si le chapitre 2 du projet s'applique à ces personnes morales, sans singulariser l'une d'entre elles, à peine de susciter des interprétations a contrario qui ne correspondent vraisemblablement pas à l'intention de l'auteur du projet ou d'entraîner un traitement discriminatoire des personnes morales qui ne pourraient pas bénéficier des dispositions de l'arrêté en projet.
En ce qui concerne les personnes morales de droit public créées par la loi, il va de soi que les mots « nonobstant toute disposition légale, réglementaire, statutaire, contraire » qui figurent à l'alinéa 1er ne peuvent s'interpréter comme empêchant le législateur concerné ou le Roi, par l'exercice de pouvoirs spéciaux, de prévoir des règles spécifiques concernant ces personnes morales durant la période de pandémie concernée.
Articles 6 et 7
Sauf lorsque des dispositions du chapitre 2 sont appelées à s'appliquer à telle ou telle forme de personne morale de manière spécifique(3), il y a lieu d'omettre du texte des dispositions particulières du projet les parties de celles-ci qui rappellent leur champ d'application tel qu'il résulte de manière générale de l'article 5, alinéa 1er, du projet. Pareille méthode suppose que la question de l'applicabilité du chapitre 2 à la Banque nationale de Belgique soit résolue.
Article 6
1. L'article 6, § 1er, alinéa 1er, 1°, prévoit qu'en cas de vote à distance, il faut suivre « les modalités du Code des sociétés et des associations dans la mesure où le présent article n'y déroge pas ».
Or, le Code précité ne contient de telles modalités qu'en son article 7:146, uniquement applicable aux sociétés anonymes. Le législateur a estimé ces modalités nécessaires pour préserver les droits des actionnaires en cas de vote par écrit.
Pour rendre l'utilisation du vote à distance possible et suffisamment respectueuse des droits des actionnaires, associés ou membres dans les autres formes de sociétés, dans les associations, dans les autres personnes morales et dans les organismes de placement collectif revêtant la forme contractuelle, l'arrêté en projet pourrait prévoir une application mutatis mutandis des dispositions de l'article 7:146 du Code des sociétés et des associations à ces autres entités.
2. Aux termes de l'article 6, § 1er, alinéa 2, l'organe d'administration de l'entité visée pourrait avoir la maîtrise de la désignation des mandataires en cas d'application du paragraphe 1er, alinéa 1er, 2°, puisque cet organe pourrait décider que seules l'entité elle-même ou toute autre personne désignée par l'organe d'administration aurait cette qualité de mandataire.
Pareil dispositif lui donne un pouvoir important sans tenir compte du fait :
- qu'aux termes de l'article 6, § 2, l'organe d'administration peut aussi prendre soin de faire se dérouler l'assemblée générale sans notamment la présence physique des mandataires ;
- qu'aux termes de l'article 6, § 4, les mandataires peuvent eux-mêmes choisir de participer à distance à la réunion de l'assemblée.
Dans de tels cas de figure, le souci de permettre la tenue de l'assemblée générale sans réunion physique de nombreuses personnes en violation des règles de protection nécessitées par la lutte contre la propagation du Covid-19 ne peut justifier cette maîtrise potentielle de la désignation des mandataires par l'organe d'administration.
L'existence d'une pandémie ne peut en effet justifier qu'une société ou entité analogue se contrôle elle-même ni que ses dirigeants soient soustraits au contrôle de l'assemblée générale, ce que les règles applicables ont toujours cherché à empêcher, ainsi qu'en témoignent notamment les articles 7:56, 7:217, § 1er, alinéa 2, et 7:224 du Code des sociétés et des associations.
La mesure, telle que proposée, dépasse ainsi le cadre strict de l'habilitation conférée au Roi par la loi du 27 mars 2020 (II), qui se limite à autoriser de prendre des mesures urgentes en vue de faire face à la pandémie du Covid-19.
Afin de mieux résister au test de proportionnalité inhérent à la mise en oeuvre des pouvoirs spéciaux, l'auteur du projet veillera à limiter les mesures qu'il propose à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre l'objectif poursuivi et à justifier la nécessité de ces mesures dérogatoires au droit des sociétés et des associations, au regard de l'objectif poursuivi pour l'adoption de mesures dans le cadre des pouvoirs spéciaux tels qu'ils sont limités par la loi d'habilitation.
Ainsi, le dispositif pourrait par exemple distinguer, d'une part, les cas dans lesquels la réunion de l'assemblée générale est appelée à se dérouler sans la présence physique des actionnaires, des membres ou d'autres personnes ayant le droit de participer à la réunion, ainsi que des mandataires de ceux-ci et, d'autre part, les autres cas. Il serait admissible alors que l'indication de mandataires autres que l'entité elle-même ou autres que désignés par l'organe d'administration ne soit autorisée que si le mandataire fait usage de la faculté de participer à distance à la réunion de l'assemblée générale, telle qu'elle est prévue par l'article 6, § 4.
On pourrait aussi concevoir dans toutes les entités visées, à l'instar de ce qui est déjà prévu pour les sociétés cotées à l'article 7:143, § 4, alinéa 1er, 2°, du Code des sociétés et des associations dans l'hypothèse qu'il régit, que le mandataire, s'il est l'entité elle-même ou s'il est imposé par cette entité, ne puisse exercer le droit de vote que si son mandat exclut tout pouvoir d'appréciation du mandataire, c'est-à-dire uniquement « à la condition qu'il dispose d'instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l'ordre du jour ».
Enfin, le projet d'arrêté pourrait offrir la possibilité, même si les statuts l'interdisent ou ne l'autorisent pas, d'organiser une assemblée générale permettant aux associés, actionnaires ou membres de participer et de voter par l'intermédiaire d'un moyen de communication électronique (sur le modèle de l'article 7:137 du Code des sociétés et des associations). Dans les entités ne comptant qu'un nombre restreint d'associés, d'actionnaires ou de membres, cette possibilité serait, en pratique, aisée à mettre en oeuvre et serait plus protectrice des droits des associés, actionnaires ou membres que le vote par correspondance ou par procuration, en ce qu'elle permet notamment la participation de l'associé, actionnaire ou membre à la délibération de l'assemblée générale. L'article 8, alinéa 2, du projet prévoit d'ailleurs cette possibilité pour les réunions de l'organe d'administration, qui, dans de nombreux cas, ne compte pas significativement moins de participants que l'assemblée générale.
3. En ce qui concerne plus particulièrement les sociétés cotées, l'article 6, § 1er, alinéa 2, permet à la société de limiter le choix du mandataire par l'actionnaire.
Or, l'article 10 de la directive n° 2007/36/CE du Parlement européen et du Conseil du 11 juillet 2007 `concernant l'exercice de certains droits des actionnaires de sociétés cotées' prévoit notamment ce qui suit :
« 1. Chaque actionnaire a le droit de désigner comme mandataire toute autre personne physique ou morale pour participer à l'assemblée générale et y voter en son nom. [...]
Indépendamment de l'exigence selon laquelle le mandataire doit posséder la capacité juridique, les Etats membres abrogent toute disposition légale qui limite ou autorise les sociétés à limiter la possibilité pour des personnes d'être désignées comme mandataires.
[...]
3. Outre les limitations expressément autorisées aux paragraphes 1 et 2, les Etats membres ne limitent ou n'autorisent les sociétés à limiter l'exercice des droits de l'actionnaire par un mandataire que pour régler des conflits d'intérêts potentiels entre le mandataire et l'actionnaire, dans l'intérêt duquel le mandataire doit agir, et, pour ce faire, ils n'imposent pas d'autres exigences que les suivantes :
[...] ».
Dès lors que les articles 36 et 52 du Traité `sur le fonctionnement de l'Union européenne' ne peuvent être utilement invoqués en l'espèce et qu'aucune autre disposition du droit de l'Union européenne ne permet aux Etats membres de l'Union européenne, pour des dispositifs tels que celui en projet, de déroger à ses prescrits, le dispositif sera revu pour éviter toute incompatibilité avec la directive précitée, dans la mesure de son champ d'application.
4. L'article 6, § 1er, alinéa 2, permet « que le mandataire soit la société, l'association, la personne morale ou l'organisme de placement collectif revêtant la forme contractuelle ». Or, seule une personne juridique peut agir en tant que mandataire.
Il convient, en conséquence, de restreindre la portée de cette disposition aux « personnes morales » ou, plus simplement, d'indiquer que « l'organe d'administration peut imposer que le mandataire soit toute personne qu'il désigne, dans le respect [...] ».
5. Les mots « Par dérogation à l'alinéa 2, » qui figurent dans le texte français de l'article 6, § 1er, alinéa 4, n'ont pas de correspondants dans le texte néerlandais de cette disposition.
Les deux versions linguistiques seront mises en concordance.
6. L'article 6, § 1er, alinéa 5, prévoit que les documents doivent parvenir à la société, l'association, la personne morale ou l'organisme de placement collectif revêtant la forme contractuelle « au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l'assemblée générale ».
La section de législation n'aperçoit pas en quoi la fixation d'un tel délai - alors qu'aucun délai n'est fixé par le Code des sociétés et des associations en ce qui concerne les sociétés non cotées et que le Code précité prévoit un délai de six jours pour les sociétés cotées - serait nécessaire au regard des objectifs de l'habilitation sur laquelle le projet repose, à savoir, selon les termes de l'article 2, alinéa 1er, de la loi du 27 mars 2020 (II), « réagir à l'épidémie ou la pandémie du coronavirus COVID-19 et [...] en gérer les conséquences ».
La même observation s'applique à l'article 6, § 3, du projet.
7. Dans le contexte d'une disposition relative au fonctionnement interne d'une société, d'une association, d'une personne morale ou d'un organisme de placement collectif revêtant la forme contractuelle, le début de l'article 6, § 3, alinéa 2, doit être complété en visant l'organe d'administration de ces entités et non ces entités elles-mêmes.
8. Le paragraphe 6 pourrait aussi prévoir des modalités dérogatoires applicables aux sociétés, cotées ou non, pour les dispenser de mettre des documents à disposition à leur siège (voir par exemple les articles 7:132, alinéa 2, et 7:148 du Code des sociétés et des associations), en remplaçant cette obligation par celle d'envoyer ces documents électroniquement aux personnes qui ont le droit de les recevoir et qui en font la demande.
Article 7
1. Etendre les délais, comme le dispose le paragraphe 2, alinéa 2, 1°, de l'article 7, constituerait une violation des articles 4, § 1er, 5, § 1er, et 6 de la directive n° 2004/109/CE du Parlement européen et du Conseil du 15 décembre 2004 `sur l'harmonisation des obligations de transparence concernant l'information sur les émetteurs dont les valeurs mobilières sont admises à la négociation sur un marché réglementé et modifiant la directive 2001/34/CE', qui disposent respectivement que « [l]'émetteur publie son rapport financier annuel au plus tard quatre mois après la fin de chaque exercice », que « [l]'émetteur [...] publie un rapport financier semestriel couvrant les six premiers mois de chaque exercice, le plus tôt possible après la fin du semestre couvert et au plus tard trois mois après la fin de ce semestre » et que « [l]e rapport est rendu public au plus tard six mois après la fin de chaque exercice ».
2. Le paragraphe 3, alinéa 1er, devrait viser tous les cas dans lesquels la convocation d'une assemblée générale (autre qu'une assemblée générale ordinaire) est obligatoire, notamment les cas visés aux articles 5:153, § 2, 6:119, § 2, et 7:228 du Code des sociétés et des associations, qui ne sont pas, ou pas complètement, inclus dans l'expression « lorsque l'actif net de la société risque de devenir ou est devenu négatif » utilisée dans le projet.
3. Les articles 2:24, § 3, 2°, et 3:20, § 1er, alinéa 2, du Code des sociétés et des associations ne s'appliquent pas seulement aux succursales belges de sociétés étrangères relevant du droit d'un autre Etat de l'Union européenne mais aux succursales belges de toutes les sociétés étrangères.
Le dispositif doit être élargi pour viser aussi les succursales belges de sociétés étrangères relevant du droit d'un Etat non membre de l'Union européenne.
Le Greffier, Le Président,
Béatrice DRAPIER Pierre VANDERNOOT
_______
Notes
(1) Note de bas de page n° 2 de l'avis cité : Incl. bijkomende geschillen voor vrederechters.
(2) Selon la suite qui sera donnée à l'observation formulée au point 2, la date pertinente pourrait être le 10 mars 2020.
(3) Tel est par exemple le cas à l'article 6, §§ 3, alinéas 3 et 4, et 5, alinéas 2 et 3, à l'article 7, §§ 2, alinéas 2 et 3, et 3, alinéas 2 et 3, pour respectivement les sociétés cotées et les autres personnes morales concernées, ou pour les différents cas de figure énoncés à l'article 7, §§ 2 et 4.
9 AVRIL 2020. - Arrêté royal n° 4 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19
PHILIPPE, Roi des Belges,
A tous, présents et à venir, Salut.
Vu la loi du 27 mars 2020 habilitant le Roi à prendre des mesures de lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 (I), l'article 4, alinéa 3 ;
Vu la loi du 27 mars 2020 habilitant le Roi à prendre des mesures de lutte contre la propagation du coronavirus Covid-19 (II), les articles 2, alinéa 1er, et 5, § 1er, 1°, 3°, 4° et 6° ;
Vu l'urgence motivée par le fait que la crise liée à la pandémie Covid-19 nécessite que des mesures urgentes soient prises concernent l'organisation et la convocation des assemblées des copropriétaires, et des réunions des personnes morales;
Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 26 mars 2020;
Vu l'analyse d'impact de la réglementation du 26 mars 2020 ;
Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 28 mars 2020 ;
Vu l'avis 67.180/2 du Conseil d'Etat, donné le 3 avril 2020, en application de l'article 4, alinéa 3, de la loi du 27 mars 2020 habilitant le Roi à prendre des mesures de lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 (I);
Sur la proposition du Ministre de la Justice et de l'avis des Ministres qui en ont délibéré en Conseil,
Nous avons arrêté et arrêtons :
CHAPITRE 1er. - Des assemblées générales des copropriétaires
Section 1er. - Période durant
laquelle les mesures du présent chapitre sont d'application
Article 1er. Les dispositions prévues dans le présent chapitre sont d'application durant la période du 10 mars 2020 jusqu'au 3 mai 2020 inclus. Le Roi peut, par arrêté délibéré en Conseil des ministres, adapter la date finale de cette période.
Section 2. - Report des assemblées générales et conséquences
Art. 2. Toutes les assemblées générales des copropriétaires visées aux articles 577-3 et suivants du Code civil qui, en raison des mesures de sécurité liées au pandémie Covid-19, ne peuvent avoir lieu durant la période visée à l'article 1er, doivent être tenues endéans un délai de cinq mois après l'expiration de cette période, sans préjudice de la possibilité prévue à l'article 577-6, § 11, du Code civil.
En cas de report de l'assemblée générale, la durée des mandats des syndics et des membres des conseils de copropriété nommés par décision de l'assemblée générale qui expirent durant la période visée à l'article 1er, est prolongée de plein droit jusqu'à la première assemblée générale qui sera tenue après cette période.
En cas de report de l'assemblée générale, durant la période visée à l'article 1er, et jusqu'à la première assemblée générale qui sera tenue après cette période, le contrat entre le syndic et l'association des copropriétaires est prolongé de plein droit. Le syndic exerce ses compétences conformément aux décisions de la dernière assemblée générale et en conformité avec le budget approuvé lors de cette assemblée.
En cas de report de l'assemblée générale, la durée de validité des missions et délégations de compétences confiées par l'assemblée générale au conseil de copropriété est prolongée jusqu'à la première assemblée générale des copropriétaires qui suit.
Section 3. - Entrée en vigueur
Art. 3. Le présent chapitre produit ses effets le 10 mars 2020.
CHAPITRE 2. - Des assemblées générales
et réunions des organes d'administration
Section 1re. - Période durant laquelle les mesures
du présent chapitre sont d'application et portée
Art. 4. Les dispositions prévues dans le présent chapitre sont d'application durant la période du 1er mars 2020 jusqu'au 3 mai 2020 inclus. Le Roi peut, par arrêté délibéré en Conseil des ministres, adapter la date finale de cette période.
Nonobstant l'alinéa 1er, une assemblée générale ou une réunion d'un organe d'administration convoquée avant la date finale visée à l'alinéa 1er peut être tenue conformément aux dispositions du présent chapitre même si elle a lieu après ladite date.
Les dispositions du présent chapitre mettent en place un régime optionnel. Les entités visées à l'article 5, alinéa 1er, qui choisissent de ne pas faire usage de l'une ou de l'autre des options ainsi offertes se conforment intégralement au régime qui leur serait autrement applicable en la matière.
Section 2. - Champ d'application
Art. 5. Le présent chapitre s'applique :
1° à toute société, association et personne morale régie par le Code des sociétés et des associations, par le Code des sociétés, par la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les fondations, les partis politiques européens et les fondations politiques européennes, par la loi du 31 mars 1898 sur les unions professionnelles, et par la loi du 12 juillet 1989 portant diverses mesures d'application du Règlement (CEE) n° 2137/85 du Conseil du 25 juillet 1985 relatif à l'institution d'un groupement européen d'intérêt économique, et à tout organisme de placement collectif revêtant la forme contractuelle, nonobstant toute disposition légale, réglementaire ou statutaire contraire ;
2° aux personnes morales constituées par ou en vertu d'une loi ou d'un règlement particulier, pour autant qu'elles disposent d'un organe d'administration ou d'une assemblée générale.
Le Roi peut rendre les dispositions du présent chapitre qui s'appliquent aux sociétés cotées applicables aux sociétés dont les actions ou les certificats se rapportant à ces actions sont négociés sur un système multilatéral de négociation visé à l'article 3, 10°, de la loi du 21 novembre 2017 relative aux infrastructures des marchés d'instruments financiers et portant transposition de la directive 2014/65/UE, ou sur un système organisé de négociation au sens de l'article 3, 13° de la loi précitée.
Section 3. - Tenue des assemblées générales
Art. 6. § 1er. L'organe d'administration peut imposer, même en l'absence de toute autorisation statutaire, aux participants à toute assemblée générale d'exercer leurs droits exclusivement :
1° en votant à distance avant l'assemblée générale par correspondance ; et
2° en donnant une procuration avant l'assemblée générale, en suivant les modalités du Code des sociétés et des associations dans la mesure où le présent article n'y déroge pas.
En ce qui concerne l'alinéa 1er, 1°, l'organe d'administration des sociétés anonymes met à disposition un formulaire, ou publie celui-ci sur un site internet, conformément à l'article 7:146 du Code des sociétés et des associations, dans la mesure où le présent article n'y déroge pas. Les autres entités visées à l'article 5, alinéa 1er, se conforment à leurs statuts, ou, à défaut de disposition statutaire, à l'article 7:146 du Code des sociétés et des associations en ce qui concerne les dispositions de celui-ci qui s'appliquent à toutes les sociétés anonymes, dans la mesure où le présent article n'y déroge pas.
En ce qui concerne l'alinéa 1er, 2°, l'organe d'administration peut imposer que le mandataire soit toute personne qu'il désigne, dans le respect des éventuelles règles de conflits d'intérêts prévues par le Code des sociétés et des associations ou, le cas échéant, prévues par d'autres lois ou règlements particuliers si celles-ci s'appliquent. Ce mandataire n'est autorisé à exercer le droit de vote pour compte de l'actionnaire ou du membre qu'à la condition qu'il dispose d'instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l'ordre du jour.
Les dispositions du Code des sociétés et des associations relatives à la sollicitation publique de procurations ne s'appliquent pas dans le cadre du présent article.
Par dérogation à l'alinéa 3, si l'entité visée à l'article 5, alinéa 1er, a déjà reçu une procuration valable contenant des instructions de vote spécifiques mais pour laquelle le mandataire n'est ni l'entité visée à l'article 5, alinéa 1er, ni une autre personne désignée par son organe d'administration, les votes ou abstentions exprimés dans cette procuration sont pris en compte, sans qu'il soit nécessaire que ce mandataire soit présent.
Les documents visés par le présent paragraphe pourront être envoyés à l'adresse indiquée par l'entité visée à l'article 5, alinéa 1er, par tous moyens, en ce compris par l'envoi d'un courrier électronique accompagné d'une copie scannée ou photographiée du formulaire ou de la procuration complétée et signée. Ces documents doivent parvenir à la société cotée au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l'assemblée générale. Les autres entités visées à l'article 5, alinéa 1er, peuvent imposer que ces documents leur parviennent au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l'assemblée générale.
§ 2. Lorsqu'une entité visée à l'article 5, alinéa 1er, met en oeuvre le paragraphe 1er, elle peut, au cas où elle ne peut garantir que les mesures de lutte contre la propagation de la pandémie Covid-19 en vigueur à ce moment seront respectées, interdire toute présence physique d'actionnaires, de membres ou d'autres personnes ayant le droit de participer à l'assemblée, ou de mandataires de ceux-ci, au lieu où se tient l'assemblée générale, sauf, le cas échéant, en ce qui concerne les personnes visées au paragraphe 4.
Les entités visées à l'article 5, alinéa 1er, sont également autorisées à mettre à disposition des participants à toute assemblée générale un moyen de communication électronique tel que visé à l'article 7 :137 du Code des sociétés et des associations en suivant les modalités du Code des sociétés et des associations, même en absence d'autorisation statutaire.
§ 3. Lorsqu'une entité visée à l'article 5, alinéa 1er, met en oeuvre le paragraphe 1er, elle peut imposer que seules des questions écrites lui soient posées, en suivant les modalités du Code des sociétés et des associations dans la mesure où le présent article n'y déroge pas.
Elle peut également imposer que les actionnaires ou membres communiquent leurs questions au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l'assemblée générale.
L'organe d'administration répond à ces questions par écrit au plus tard le jour de l'assemblée générale mais avant le vote, ou oralement lors de l'assemblée générale s'il choisit (i) d'organiser une diffusion en direct ou en différé de l'assemblée par conférence téléphonique ou vidéo telle que visée au paragraphe 4, accessible à toute personne ayant le droit de participer à l'assemblée générale, ou (ii) de faire usage du paragraphe 2, dernier alinéa.
Pour les sociétés cotées, qui choisissent de répondre aux questions par écrit conformément à l'alinéa précédent, la publication des réponses aux questions écrites se fait sur le site internet de la société.
Pour les autres entités visées à l'article 5, alinéa 1er, la publication des réponses aux questions écrites se fait de manière à ce qu'elle soit raisonnablement portée à la connaissance des actionnaires, membres et autres personnes ayant le droit de participer à l'assemblée générale.
§ 4. Lorsqu'une entité visée à l'article 5, alinéa 1er, met en oeuvre le paragraphe 1er, les membres du bureau de l'assemblée générale, si un tel bureau est constitué, les membres de l'organe d'administration, le commissaire et la personne à laquelle, le cas échéant, une procuration aurait été donnée en vertu du paragraphe 1er, alinéa 1er, 2°, peuvent valablement participer à distance à l'assemblée, en ce compris par conférence téléphonique ou vidéo, et remplir leurs fonctions relatives à l'assemblée générale de cette manière. Le présent alinéa n'oblige pas les entités visées à l'article 5, alinéa 1er, à organiser une participation selon les mêmes modalités pour les actionnaires, les membres ou les autres personnes ayant le droit de participer à l'assemblée, au cas où elle ne peuvent garantir que les mesures de lutte contre la propagation de la pandémie Covid-19 en vigueur à ce moment seront respectées.
Pour ce qui concerne les assemblées générales dont les décisions doivent être constatées par acte authentique, il suffit que comparaisse physiquement devant le notaire en vue de la signature de l'acte :
1° dans le cas visé au paragraphe 1er, alinéa 1er, 1°, un seul membre de l'organe d'administration, dûment habilité, ou toute autre personne désignée par lui dans une procuration ; et/ou
2° dans le cas visé au paragraphe 1er, alinéa 1er, 2°, le mandataire désigné conformément à cette disposition ; dans le cas visé au paragraphe 1er, alinéa 5, il n'est pas nécessaire que le mandataire participe à l'assemblée générale.
§ 5. L'entité visée à l'article 5, alinéa 1er peut modifier toute convocation déjà publiée ou envoyée lors de l'entrée en vigueur du présent chapitre pour mettre en oeuvre le présent article ou pour modifier le lieu de l'assemblée générale, sans que les formalités de convocation et de participation à l'assemblée générale s'appliquent à nouveau.
Pour les sociétés cotées, cette modification est annoncée par voie de communiqué de presse et sur le site internet de la société, au plus tard le sixième jour qui précède la date de l'assemblée générale.
Les autres entités visées à l'article 5, alinéa 1er, veillent, dans la mesure du possible, à ce que cette modification soit portée à la connaissance des actionnaires, membres et autres personnes ayant le droit de participer à l'assemblée générale, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur leur site internet, par courrier électronique ou, pour les personnes dont l'entité concernée ne dispose pas de l'adresse électronique, par courrier ordinaire.
§ 6. Les sociétés cotées sont dispensées de toute obligation de communiquer par courrier ordinaire la convocation et les autres documents devant être mis à la disposition des actionnaires et des autres personnes ayant le droit de les recevoir ou de les tenir à disposition au siège de la société. Les sociétés non cotées communiquent les documents conformément à l'article 2:32, à l'exception de l'alinéa 4, du Code des sociétés et des associations.
Section 4. - Faculté de report des assemblées générales, de l'approbation et du dépôt des comptes annuels et de la publication des informations périodiques
Art. 7. § 1er. L'organe d'administration qui le souhaite peut reporter l'assemblée générale ordinaire ou, en ce qui concerne les fondations, l'approbation des comptes annuels, à une date ultérieure conformément au présent article, même si l'assemblée générale a déjà été convoquée.
Pour les sociétés cotées, ce report est annoncé par voie de communiqué de presse et sur le site internet de la société, au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l'assemblée générale déjà convoquée.
Les autres entités visées à l'article 5, alinéa 1er, veillent, dans la mesure du possible, à ce que ce report soit porté à la connaissance des actionnaires, membres et autres personnes ayant le droit de participer à l'assemblée générale, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur leur site internet ou par courrier électronique ou, pour les personnes dont l'entité ne dispose pas de l'adresse électronique, par courrier ordinaire.
Pour l'application des règles relatives aux convocations, aux avis de participation, aux procurations, au vote par correspondance et toutes autres modalités, l'assemblée reportée est considérée comme une nouvelle assemblée.
§ 2. Dans le cas visé au paragraphe 1er, les périodes suivantes sont prolongées de dix semaines :
1° la période de six mois visée à l'article 3:1, § 1er, alinéa 2, la période de sept mois visée aux articles 2:99, alinéa 2, 3:10, alinéa 2, 3:12, § 1er, 3:13, alinéa 3, 3:26, § 2, 4°, a) et 3:35, alinéa 2, du Code des sociétés et des associations, et les périodes de neuf, dix, douze et treize mois visées à l'article 3:13, alinéa 4, du Code des sociétés et des associations ;
2° la période de six mois visée à l'article 3:47, § 1er, alinéa 2, du Code des sociétés et des association ;
3° la période de six mois visée aux articles 3:51, § 1er, alinéa 1er et 11:12 du Code des sociétés et des associations.
Sont en outre prolongées de dix semaines:
1° la période de quatre mois visée à l'article 12, § 1er, la période de trois mois visée à l'article 13, § 1er et la période de six mois visée à l'article 14 de l'arrêté royal du 14 novembre 2007 relatif aux obligations des émetteurs d'instruments financiers admis à la négociation sur un marché réglementé ; et
2° la période de quatre mois visée à l'article 4, § 1er, alinéa 2, 4° de l'arrêté royal du 21 août 2008 fixant les règles complémentaires applicables à certains systèmes multilatéraux de négociation ; il est précisé que l'article 4, § 1er, alinéa 2, 3° de l'arrêté royal précité du 21 août 2008 s'applique compte tenu du 1° ci-dessus.
§ 3. Pour autant que de besoin, il est précisé que l'organe d'administration qui le souhaite peut reporter à la date de son choix toute autre assemblée générale déjà convoquée lors de l'entrée en vigueur du présent chapitre, à l'exception des assemblées convoquées lorsque l'actif net de la société risque de devenir ou est devenu négatif, des assemblées convoquées par ou à la demande du commissaire ou des assemblées convoquées à la demande d'actionnaires ou de membres conformément aux dispositions du Code des sociétés et des associations, lesquelles ne peuvent pas être reportées, mais peuvent se tenir selon les modalités prévues à l'article 6.
Pour les sociétés cotées, ce report est annoncé par voie de communiqué de presse et sur le site internet de la société.
Les autres entités visées à l'article 5, alinéa 1er, veillent, dans la mesure du possible, à ce que ce report soit porté à la connaissance des actionnaires, membres et autres personnes ayant le droit de participer à l'assemblée générale, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur son site internet ou par courrier électronique ou, pour les personnes dont l'entité concernée ne dispose pas de l'adresse électronique, par courrier ordinaire.
Pour l'application des règles relatives aux convocations, aux avis de participation, aux procurations, au vote par correspondance et toutes autres modalités, l'assemblée reportée est considérée comme une nouvelle assemblée.
§ 4. Pour les personnes morales étrangères disposant en Belgique d'une succursale, les périodes suivantes sont prolongées de dix semaines :
1° en ce qui concerne les succursales d'une société étrangère, la période de sept mois visée aux articles 2:24, § 3, 2° et 3:20, § 1er, alinéa 2, du Code des sociétés et des associations ;
2° en ce qui concerne les succursales d'une association dotée de la personnalité juridique valablement constituée à l'étranger, la période de sept mois visée aux articles 2:25, § 2, 2° et 3:50, alinéa 2, du Code des sociétés et des associations ; et
3° en ce qui concerne les succursales d'une fondation valablement constituée à l'étranger, la période de sept mois visée aux articles 2:26, § 2, 2° et 3:54, alinéa 2, du Code des sociétés et des associations.
Section 5. - Tenue des réunions des organes d'administration
Art. 8. Toute décision d'un organe d'administration collégial peut, nonobstant toute disposition statutaire contraire, être prise par consentement unanime de l'ensemble des membres, exprimé par écrit ou par tout autre moyen de communication visé à l'article 2281 du Code civil.
Toute réunion d'un organe d'administration collégial peut, même en l'absence de toute autorisation statutaire et nonobstant toute disposition contraire, être tenue au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo. Pour ce qui concerne les organes d'administration dont les décisions doivent être constatées par acte authentique, il suffit que comparaisse physiquement devant le notaire un seul membre de l'organe d'administration dûment habilité ou toute autre personne désignée par l'organe d'administration en vertu d'une procuration.
Section 6. - Entrée en vigueur et application dans le temps
Art. 9. Le présent chapitre produit ses effets le 1er mars 2020.
Le présent chapitre s'applique à toute réunion d'organe d'administration et d'assemblée générale à tenir ou qui aurait dû être tenue mais qui n'a pas été tenue, et à toute convocation d'organe d'administration et d'assemblée générale envoyée ou publiée ou qui aurait dû être envoyée ou publiée, à partir du 1er mars 2020, ainsi qu'à toute période, visée à l'article 7, § 2 et § 4, commencée le 1er mars 2020.
Le présent chapitre ne s'applique pas aux réunions des organes précités qui ont eu lieu depuis le 1er mars 2020 conformément aux règles applicables avant l'entrée en vigueur du présent arrêté.
Art. 10. Le ministre qui a la Justice dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Donné à Bruxelles, le 9 avril 2020.
PHILIPPE
Par le Roi :
Le Vice-Premier Ministre, Ministre de la Justice et Ministre des Affaires Européennes, chargé de la Régie des Bâtiments,
K. GEENS


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Publié le : 2020-04-09