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Titre
8 AOUT 1980. - Arrêté royal relatif à la tenue des documents sociaux.
(NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 11-02-1984 et mise à jour au 29-07-2019)

Publication : 27-08-1980 numéro :   1980080803 page : 9863       PDF : version consolidée
Dossier numéro : 1980-08-08/03
Entrée en vigueur : 01-01-1981

Table des matières Texte Début
CHAPITRE I. DISPOSITIONS LIMINAIRES.
Art. 1-3, 3bis
CHAPITRE II. - LA TENUE DES DOCUMENTS SOCIAUX.
Section 1ère. <AR 2003-02-25/31, art. 4, 009; En vigueur : 01-01-2003> - Le registre général du personnel et le registre spécial du personnel.
Sous-section 1re. <Insérée par AR 2003-02-25/31, art. 5, 009; En vigueur : 01-01-2003> - Le registre général du personnel.
Art. 4-10, 10bis
Sous-section 2. <Insérée par AR 2003-02-25/31, art. 5; En vigueur : 01-01-2003> - Le registre spécial du personnel.
Art. 11-12
SECTION 2. - COMPTE INDIVIDUEL.
Art. 13-21
(Section 3. - Le contrat d'occupation d'étudiants.) <inséré par AR 1991-06-24/30, art. 3, En vigueur : 1991-06-29>
Art. 21bis
Section 4. <Inséreé par AR 2002-11-29/36, art. 2; En vigueur : 01-09-2002> - Le contrat d'occupation de travailleur à domicile.
Art. 21ter
Section 5. <Insérée par AR 2002-11-29/36, art. 2, 008; En vigueur : 01-09-2002> - Convention d'immersion professionnelle.
Art. 21quater
SECTION 6. [1 L'accord portant sur l'allocation de mobilité et l'accord portant sur le budget mobilité]1
Art. 21quinquies, 21sexies
CHAPITRE III. - LA CONSERVATION DES DOCUMENTS SOCIAUX.
Art. 22-25
CHAPITRE IV. - DISPOSITIONS GENERALES ET FINALES.
Art. 26-30

Texte Table des matières Début
CHAPITRE I. _ DISPOSITIONS LIMINAIRES.

  Art. 1.Les documents sociaux dont la tenue et la conservation sont règlées par le présent arrêté sont:
  (1° le registre général du personnel et le registre spécial du personnel;) <AR 2003-02-25/31, art. 1, 009; En vigueur : 01-01-2003>
  2° le compte individuel;
  (3° l'écrit visé à l'article 123 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail appelé ci-après contrat d'occupation d'étudiants;) <AR 1991-06-24/30, art. 1, 003; En vigueur : 1991-06-29>
  (4° l'écrit visé à l'article 119.4 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail appelé ci-après contrat d'occupation de travailleur à domicile;
  5° l'écrit visé à l'article 105 de la loi-programme du 2 août 2002 appelé ci-après la convention d'immersion professionnelle;) <AR 2002-11-29/36, art. 1, 008; En vigueur : 01-09-2002>
  [1 6° l'accord visé à l'article 7 de la loi du 30 mars 2018 concernant l'instauration d'une allocation de mobilité;]1
  [1 7° l'accord visé à l'article 7 de la loi du 17 mars 2019 concernant l'instauration d'un budget mobilité. ]1
  ----------
  (1)<AR 2019-07-17/01, art. 1, 011; En vigueur : 08-08-2019>

  Art. 2.Pour l'application du présent arrêté, on entend par:
  1° la tenue: l'inscription des mentions dans les documents sociaux et leur garde en dehors de la période de conservation prévue au 2°; la signification des abréviations ou codes éventuellement utilisés est signalée sur les documents.
  2° la conservation: la garde des documents sociaux pendant la période qui débute:
  a. pour (le registre général du personnel et le registre spécial du personnel) : à partir de la date de l'inscription de la dernière mention obligatoire; <AR 2003-02-25/31, art. 2, 009; En vigueur : 01-01-2003>
  b. pour le compte individuel: à partir de l'expiration de la période de la tenue de ce document;
  (c) pour le contrat d'occupation d'étudiants : à partir du jour qui suit celui de la fin de l'exécution du contrat;) <AR 1991-06-24/30, art. 2, 003; En vigueur : 1991-06-29>
  [1 d) pour l'accord portant sur l'allocation de mobilité : à partir du jour qui suit celui de la fin de l'exécution de l'accord portant sur l'allocation de mobilité;]1
  [1 e) pour l'accord portant sur le budget mobilité: à partir du jour qui suit celui de la fin de l'exécution de l'accord portant sur le budget mobilité.]1
  ----------
  (1)<AR 2019-07-17/01, art. 2, 011; En vigueur : 08-08-2019>

  Art. 3. <AR 2003-02-25/31, art. 3, 009; En vigueur : 01-01-2003> § 1er. L'employeur qui a l'obligation de faire une déclaration immédiate de l'emploi en vertu de l'arrêté royal du 5 novembre 2002 instaurant une déclaration immédiate de l'emploi, en application de l'article 38 de la loi du 26 juillet 1996 portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions, ne doit tenir un registre spécial du personnel que dans les cas définis à la sous-section 2 du chapitre II.
  § 2. L'employeur qui ne doit pas faire de déclaration immédiate de l'emploi en vertu de l'arrêté royal du 5 novembre 2002 précité doit, pour tous les travailleurs exclus du champ d'application du même arrêté, tenir un seul registre général du personnel tel que visé à la sous-section 1re du chapitre II et également un registre spécial du personnel dans les cas visés à la sous-section 2 du chapitre II.
  § 3. L'employeur doit tenir, par année, un compte individuel pour chaque travailleur.

  Art. 3bis. <Inséré par AR 2001-10-01/32, art. 1; En vigueur : 01-10-2001> L'employeur visé à l'article 1er, § 1er, de l'arrêté royal du 22 février 1998 instaurant une déclaration immédiate de l'emploi, en application de l'article 38 de la loi du 26 juillet 1996 portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions, est dispensé de l'obligation de tenir le registre du personnel, à condition de communiquer à l'institution, chargée de la perception des cotisations de sécurité sociale, les données visées à l'article 2, §§ 1er, 1bis et 1ter, de cet arrêté, selon les modalités fixées dans ce même arrêté.
  L'employeur visé à l'article 1er de l'arrêté royal du 24 septembre 1998 instaurant une déclaration immédiate de l'emploi des intérimaires, en application de l'article 38 de la loi du 26 juillet 1996 portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions, est dispensé de l'obligation de tenir le registre du personnel, à condition de communiquer à l'institution, chargée de la perception des cotisations de sécurité sociale, les données visées à l'article 2, § 1er, de cet arrêté, selon les modalités fixées dans ce même arrêté.

  CHAPITRE II. - LA TENUE DES DOCUMENTS SOCIAUX.

  Section 1ère. <AR 2003-02-25/31, art. 4, 009; En vigueur : 01-01-2003> - Le registre général du personnel et le registre spécial du personnel.

  Sous-section 1re. <Insérée par AR 2003-02-25/31, art. 5, 009; En vigueur : 01-01-2003> - Le registre général du personnel.

  Art. 4. <AR 2003-02-25/31, art. 5, 009; En vigueur : 01-01-2003> § 1er. A chaque travailleur visé à l'article 3, § 2, il est attribué, dans le registre général du personnel, un numéro suivant une numérotation continue et suivant l'ordre chronologique de sa mise au travail.
  § 2. Le registre général du personnel est constitué de feuilles reliées; les pages sont numérotées de façon continue.
  Il peut consister en une feuille unique lorsque l'employeur occupe moins de cinq travailleurs.
  Il peut être composé de plusieurs volumes lorsque les mentions ne peuvent plus être inscrites dans le volume précédent faute de place. La numérotation attribuée aux travailleurs et la numérotation des pages se fait de façon continue d'un volume à l'autre.
  § 3. Le registre général du personnel peut être remplacé par un nouveau registre, à condition que les mentions relatives aux travailleurs qui sont encore en service à ce moment soient recopiées dans le nouveau registre. Pour chacun de ces travailleurs, le numéro qui leur est attribué dans le nouveau registre est suivi du numéro qu'ils avaient dans le registre remplacé.

  Art. 5. <AR 2003-02-25/31, art. 5, 009; En vigueur : 01-01-2003> Le registre général du personnel énonce :
  1° pour l'employeur: les nom, prénom et domicile ou la raison sociale et le siège social et, le cas échéant, la dénomination sous laquelle l'employeur s'adresse au public.
  2° pour chaque travailleur :
  a) le numéro d'inscription;
  b) les nom et prénom;
  c) le lieu et la date de naissance;
  d) le sexe;
  e) le domicile;
  f) la nationalité;
  g) la nature et le numéro du document d'identité;
  h) le numéro du compte individuel de pension à la Caisse générale d'épargne et de retraite; pour les travailleurs qui sont inscrits dans le registre général du personnel à partir du 1er janvier 2003, ce numéro est remplacé par le numéro d'identification à la sécurité sociale du travailleur, visé à l'article 1er, 4°, de l'arrêté royal du 18 décembre 1996 portant des mesures en vue d'instaurer une carte d'identité sociale à l'usage de tous les assurés sociaux, en application des articles 38, 40, 41 et 49 de la loi du 26 juillet 1996 portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions;
  i) la date du début de la mise au travail;
  j) la date à laquelle le contrat a pris fin.

  Art. 6. <AR 2003-02-25/31, art. 5, 009; En vigueur : 01-01-2003> Les mentions de l'article 5, 2°, d, e, f, g et h, ne doivent pas être inscrites dans le registre général du personnel si l'employeur tient des fiches individuelles d'identification pour tous ses travailleurs et si :
  1° toutes les mentions énumérées à l'article 5 sont inscrites sur ces fiches;
  2° ces fiches sont tenues et conservées au même endroit que le registre général du personnel et conformément aux dispositions applicables à la tenue et à la conservation du registre général du personnel;
  3° ces fiches sont tenues à la disposition des fonctionnaires et agents chargés de la surveillance de l'exécution du présent arrêté.

  Art. 7. <AR 2003-02-25/31, art. 5, 009; En vigueur : 01-01-2003> L'employeur inscrit dans le registre général du personnel:
  1° avant toute autre mention, les mentions énumérées à l'article 5, 1°;
  2° au plus tard au moment de la mise au travail du travailleur, les mentions énumérées à l'article 5, 2°, a jusqu'à i ;
  3° dans les sept jours civils qui suivent celui au cours duquel le contrat a pris fin, la mention de l'article 5, 2°, j.

  Art. 8. <AR 2003-02-25/31, art. 5, 009; En vigueur : 01-01-2003> L'employeur qui occupe ses travailleurs en un seul lieu de travail tient le registre général du personnel en ce lieu.
  Toutefois, l'employeur qui occupe ses travailleurs soit habituellement moins de cinq jours ouvrables consécutifs en un même lieu, soit à des travaux énumérés à l'article 1er de la loi du 6 avril 1960 concernant l'exécution de travaux de construction, peut tenir le registre général du personnel, soit:
  1° à l'adresse sous laquelle il est inscrit en Belgique auprès d'un organisme chargé de la perception des cotisations de sécurité sociale;
  2° à son domicile ou au siège social lorsque ceux-ci sont situés en Belgique; à défaut, au domicile belge d'une personne physique qui tient le registre général du personnel en tant que mandataire ou préposé de l'employeur.
  L'employeur qui tiendra ou fera tenir le registre général du personnel en un des lieux visés à l'alinéa 2, le fait connaître, au préalable, par lettre recommandée à la poste, à l'inspecteur-chef de district de l'Inspection des lois sociales du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale dans le district duquel le registre sera tenu.

  Art. 9. <AR 2003-02-25/31, art. 5, 009; En vigueur : 01-01-2003> L'employeur qui occupe des travailleurs en plusieurs lieux de travail, tient le registre général du personnel, soit :
  1° à l'adresse sous laquelle il est inscrit en Belgique auprès d'un organisme chargé de la perception des cotisations de sécurité sociale;
  2° à un des lieux de travail;
  3° à son domicile ou au siège social lorsque ceux-ci sont situés en Belgique; à défaut, au domicile belge d'une personne physique qui tient le registre général du personnel en tant que mandataire ou préposé de l'employeur.
  L'employeur qui tiendra ou fera tenir le registre général du personnel en un des lieux visés à l'alinéa 1er, 2° ou 3°, le fait connaître, au préalable, par lettre recommandée à la poste, à l'inspecteur-chef de district de l'Inspection des lois sociales du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale dans le district duquel le registre sera tenu.

  Art. 10. <AR 2003-02-25/31, art. 5, 009; En vigueur : 01-01-2003> Sans préjudice des dispositions des articles 8 et 9, les employeurs doivent tenir le registre général du personnel en un endroit facilement accessible afin que les fonctionnaires et agents chargés de la surveillance de l'exécution du présent arrêté puissent en prendre connaissance à tout moment.

  Art. 10bis. (Abrogé) <AR 2003-02-25/31, art. 5, 009; En vigueur : 01-01-2003>

  Sous-section 2. <Insérée par AR 2003-02-25/31, art. 5; En vigueur : 01-01-2003> - Le registre spécial du personnel.

  Art. 11. <AR 2003-02-25/31, art. 5, 009; En vigueur : 01-01-2003> § 1er. L'employeur visé à l'article 3, § 1er, qui occupe les travailleurs en plusieurs lieux de travail tient un registre spécial du personnel.
  L'employeur visé à l'article 3, § 2, qui occupe les travailleurs en plusieurs lieux de travail tient un registre spécial du personnel.
  Sont dispensées de l'obligation de tenir un registre spécial du personnel :
  1° l'employeur qui occupe habituellement ses travailleurs moins de cinq jours de travail consécutifs en un même lieu;
  2° l'employeur qui occupe ses travailleurs à des travaux énumérés à l'article 1er de la loi du 6 avril 1960 concernant l'exécution de travaux de construction;
  3° l'employeur qui ressortit à la Commission Paritaire du travail intérimaire, pour ses travailleurs intérimaires.
  § 2. L'employeur inscrit dans le registre spécial du personnel les mentions suivantes :
  1° pour l'employeur et avant toute autre mention :
  a) le numéro sous lequel l'employeur est inscrit à l'institution chargée de la perception des cotisations de sécurité sociale. Si ce numéro n'est pas disponible, l'employeur, s'il s'agit d'une personne physique, communique son numéro d'identification à la sécurité sociale visé à l'article 1er, 4°, de l'arrêté royal du 18 décembre 1996 précité, ou, à défaut, ses nom, prénom et résidence principale. S'il s'agit d'une personne morale, il communique la raison sociale, la forme juridique et le siège social ou tout autre moyen d'identification déterminé par l'institution;
  b) le lieu du travail;
  2° pour chaque travailleur :
  a) le numéro d'identification à la sécurité sociale du travailleur, visé à l'article 1er, 4°, de l'arrêté royal du 18 décembre 1996 précité, au plus tard au moment de la mise au travail du travailleur; si ce numéro n'est pas disponible, les données énumérées à l'article 5, 2°, b et c ;
  b) la date du début de la mise au travail, au plus tard au moment de la mise au travail du travailleur;
  c) la date à laquelle le contrat a pris fin, dans les sept jours civils qui suivent celui au cours duquel le contrat a pris fin.
  Le registre spécial du personnel doit être tenu sur papier ou sur support électronique pour autant que les fonctionnaires et agents chargés de la surveillance de l'exécution de cet arrêté puissent à tout moment en prendre connaissance sur le lieu de travail.

  Art. 12. (Abrogé) <AR 2003-02-25/31, art. 12, 009; En vigueur : 01-01-2003>

  SECTION 2. - COMPTE INDIVIDUEL.

  Art. 13. Pour l'application de la présente section, la notion de rémunération est déterminée par l'article 2 de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération des travailleurs.

  Art. 14. Le compte individuel énonce pour l'employeur:
  1° les nom, prénom et domicile ou la raison sociale et le siège social et, le cas échéant, la dénomination sous laquelle l'employeur s'adresse au public;
  2° le numéro sous lequel il est inscrit en Belgique auprès d'un organisme chargé de la perception des cotisations de sécurité sociale;
  3° le numéro d'inscription auprès de l'Office national des vacances annuelles ou auprès d'une caisse spéciale de vacances et la dénomination de celle-ci;
  4° la dénomination de l'organisme d'assurance auprès duquel l'employeur est assuré contre les accidents du travail et le numéro de la police d'assurance;
  5° le numéro d'inscription auprès d'une caisse de compensation pour allocations familiales et la dénomination de celle-ci;
  6° la dénomination du secrétariat social agréé d'employeurs auquel il est éventuellement affilié, ainsi que le numéro d'affiliation;
  7° la dénomination de la commission paritaire ou éventuellement de la sous-commission paritaire compétente.

  Art. 15. (§ 1er.) Le compte individuel énonce pour le travailleur: <AR 2003-06-26/43, art. 1, 010 ; En vigueur : 25-10-2002>
  1° les nom et prénom;
  2° la date de naissance;
  3° le sexe;
  4° le domicile;
  5° l'état civil;
  6° le nombre de personnes fiscalement à charge;
  7° le numéro du compte individuel de pension à la Caisse générale d'épargne et de retraite (pour les comptes individuels qui sont établis pour les prestations de l'année 2003 et des années suivantes, ce numéro est remplacé par le numéro d'identification à la sécurité sociale du travailleur, visé à l'article 1er, 4°, de l'arrêté royal du 18 décembre 1996 précité;) <AR 2003-02-25/31, art. 7, 009; En vigueur : 01-01-2002>
  8° le numéro d'inscription au registre du personnel;
  9° la nature juridique du contrat;
  10° le numéro du contrat d'apprentissage agréé par le Ministre compétent en matière de formation permanente des classes moyennes, ou du contrat d'apprentissage conclu sous le contrôle de la Commission paritaire de l'industrie et du commerce du diamant;
  11° (la fonction qu'il exerce principalement auprès de l'employeur, ainsi que le titre, le grade, la qualité ou la catégorie d'emploi en lesquels le travailleur est occupé, ou la caractérisation ou la description sommaires du travail;) <AR 2001-10-02/30, art. 1, 007; En vigueur : 01-01-2002>
  12° la qualification professionnelle qui lui est attribuée par l'employeur, conformément aux clauses des conventions collectives de travail déterminant les conditions de travail et de rémunération, ou conformément aux dispositions des arrêtés fixant les rémunérations forfaitaires pour l'application de la législation relative à la sécurité sociale;
  13° la date du début de la mise au travail;
  14° la date à laquelle le contrat a pris fin.
  (15° le lieu de travail; à défaut de lieu de travail fixe ou prédominant, le principe que le travailleur est occupé à divers endroits;) <AR 2001-10-02/30, art. 1, 007; En vigueur : 01-01-2002>
  (16° le montant de base initial, les autres éléments constitutifs ainsi que la périodicité de versement de la rémunération à laquelle le travailleur a droit.) <AR 2001-10-02/30, art. 1, 007; En vigueur : 01-01-2002>
  (§ 2. Au sein des entreprises de travail intérimaire, les employeurs sont dispensés, pour le personnel qu'ils occupent en tant que travailleur intérimaire, de l'obligation d'inscrire les mentions énumérées au § 1er, 11° et 15°.) <AR 2003-06-26/43, art. 1, 010 ; En vigueur : 25-10-2002>

  Art. 16. Le compte individuel énonce en matière de sommes payées ou dues au travailleur;
  § 1er. par période de paie:
  1° la période de paie;
  2° le nombre de jours de travail effectif;
  3° le nombre de journées d'activité habituelle pendant lesquelles le travailleur n'a pas travaillé et qui sont considérées comme des journées de travail ou qui sont assimilées à des journées de travail pour la déclaration à un organisme chargé de la perception des cotisations de sécurité sociale, et le motif de l'inactivité;
  4° le nombre de journées d'activité habituelle du travailleur pendant lesquelles le travailleur n'a pas travaillé et qui ne sont pas considérées comme des journées de travail ni assimilées à des journées de travail pour la déclaration à un organisme chargé de la perception des cotisations de sécurité sociale, et le motif de l'inactivité;
  5° les éléments constitutifs de la rémunération:
  a. le montant de la rémunération de base, quelle que soit l'unité de mesure appliquée, telle que: heure, jour, semaine, mois, pièce, prestation;
  b. l'unité de mesure de la rémunération appliquée et le nombre d'unités;
  c. le nombre d'heures normales de travail, à savoir celles pour lesquelles aucune majoration de la rémunération n'est due en vertu de l'article 29 de la loi sur le travail du 16 mars 1971;
  d. le nombre d'heures de travail par jour, si ce nombre est nécessaire pour calculer la majoration de la rémunération due en vertu de l'article 29 de la loi sur le travail du 16 mars 1971;
  e. le nombre d'heures pour lesquelles une majoration de la rémunération est payée, réparties suivant les pourcentages de majoration qui ont été appliqués;
  (ebis. le nombre d'heures pour lesquelles le paiement de la rémunération normale est différé en vertu de l'article 9bis,§1er de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération des travailleurs.) <AR 1984-01-20/35,art. 1er,1°, 002>
  f. pour les autres éléments constitutifs de la rémunération, y compris notamment, des avantages, indemnités et primes qui sont dus en contrepartie des prestations de travail fournies: toutes les données nécessaires pour calculer chacun de ces éléments constitutifs de la rémunération. Ces éléments doivent être mentionnés quelle que soit la raison pour laquelle ils sont dus, ainsi: les petits chômages, les jours fériés, les salaires hebdomadaires et mensuels garantis, les indemnités de rupture de contrat, le treizième mois, la prime de fin d'année, les avantages complémentaires aux prestations de sécurité sociale et aux indemnités en matière d'accidents de travail et de maladies professionnelles ,(les sommes payées sur base de l'article 9bis,§1er de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération des travailleurs;) <AR 1984-01-20/35,art. 1,2°, 002>
  g. l'énumération des avantages en nature fournis à titre de rémunération ainsi que le montant de leur évaluation;
  h. les montants forfaitaires ou minimums journaliers pris en considération pour le calcul des cotisations de sécurité sociale;
  6° les différentes sommes telles qu'elles résultent de chacun des éléments constitutifs de la rémunération ou des montants mentionnés au 5°, ainsi que l'indication de leur nature;
  7° les données suivantes relatives au calcul du montant de la rémunération et de toute autre somme due au travailleur:
  a. le total des montants sur lesquels les cotisations de sécurité sociale doivent être calculées;
  b. le total des rémunérations forfaitaires ou minimums sur lesquelles les cotisations de sécurité sociale doivent être calculées;
  c. les montants plafonnés pour le calcul des cotisations de sécurité sociale;
  d. le montant de la cotisation de sécurité sociale du travailleur;
  e. les montants imposables sur lesquels aucune cotisation de sécurité sociale ne doit être calculée;
  f. le montant imposable;
  g. le montant du précompte professionnel;
  h. le montant de la rémunération et de toute autre somme, déduction faite des cotisations de sécurité sociale et du précompte professionnel;
  i. le montant de l'évaluation des avantages en nature;
  j. les montants séparés des saisies, des cessions et d'autres sommes déduites, ainsi que l'indication de leur motif;
  k. le montant en espèces devant être payé au travailleur;
  8° les motifs et les montants de tout autre payement fait par l'employeur au travailleur soit en raison de son engagement, tel que l'indemnité pour frais de transport, de séjour ou l'abonnement social, soit en dehors de toute obligation légale ou contractuelle, tel que les gratifications, même allouées à l'occasion de certains événements.
  § 2. par trimestre:
  1° le nombre de journées de travail effectif;
  2° le nombre de journées d'inactivité visées au § 1er, 3° et 4°, réparties selon les motifs de l'inactivité;
  3° le total des sommes et éventuellement des rémunérations forfaitaires ou minimums sur lesquelles les cotisations de sécurité sociale doivent être calculées;
  4° les montants plafonnés pour le calcul des cotisations de sécurité sociale;
  5° le montant des cotisations de sécurité sociale du travailleur.
  Par trimestre, on entend la période couverte par les paies dont le jour de clôture se situe dans un même trimestre civil. Lorsque le dernier jour de cette période est suivi immédiatement d'un ou de plusieurs jours de repos normaux, le jour de repos qui n'est pas un dimanche est pris en considération.
  § 3. par an:
  1° le total des montants sur lesquels les cotisations de sécurité sociale doivent être calculées;
  2° les montants plafonnés pour le calcul des cotisations de sécurité sociale;
  3° le montant des cotisations de sécurité sociale du travailleur;
  4° le montant imposable de la rémunération et des autres sommes;
  5° le montant du précompte professionnel.

  Art. 17. L'employeur inscrit sur le compte individuel les mentions énumérées:
  1° aux articles 14 et 15, 1° à 13°: avant l'utilisation du compte individuel;
  2° à l'article 15, 14°: dans les sept jours civils qui suivent celui au cours duquel le contrat a pris fin;
  3° à l'article 16, § 1er, 1° à 7°:
  a. soit au plus tard au moment auquel la rémunération est exigible;
  b. soit au jour normal de paie, si le travailleur n'a pas droit à une rémunération pour la période de paie écoulée;
  4° à l'article 16, § 1er, 8°: au plus tard le dixième jour du mois civil suivant celui au cours duquel les sommes ont été payées;
  5° à l'article 16, § 2: au plus tard le dernier jour auquel il doit faire la déclaration à un organisme chargé de la perception des cotisations de sécurité sociale, sauf s'il ne conserve pas ces mentions par écrit; dans ce cas il doit inscrire ces mentions au plus tard au jour fixé au 6°;
  6° à l'article 16, § 3: au plus tard le dernier jour auquel il doit faire la déclaration pour le quatrième trimestre à un organisme visé au 5°.

  Art. 18. L'employeur doit tenir les comptes individuels, soit:
  1° à l'adresse sous laquelle il est inscrit en Belgique auprès d'un organisme chargé de la perception des cotisations de sécurité sociale;
  2° à un des lieux de travail;
  3° à son domicile ou au siège social si ceux-ci sont fixés en Belgique; à défaut, au domicile belge d'une personne physique qui tient les comptes individuels en tant que mandataire ou préposé de l'employeur;
  4° au siège du secrétariat social agréé d'employeurs auquel il est affilié.
  L'employeur qui tiendra ou fera tenir les comptes individuels en un des lieux visés à l'alinéa 1er, 2°, 3° ou 4° le fait savoir, au préalable, par lettre recommandée à la poste, à l'inspecteur-chef de district de l'inspection des lois sociales du Ministère de l'Emploi et du Travail dans le district duquel les comptes individuels seront tenus.

  Art. 19. § 1. L'employeur ne doit pas inscrire sur le compte individuel les mentions visées à:
  1° l'article 16, § 1er, si elles sont mentionnées dans le décompte visé à l'article 15 de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération;
  2° l'article 16, § 1er, 5°, d, à condition qu'il conserve d'autres documents groupés par période de paie dans lesquels sont inscrites toutes les mentions nécessaires au calcul de l'augmentation de la rémunération;
  3° l'article 16, § 1er, 2°, 3°, 4° et 5°, d, à condition qu'il tienne, par travailleur, un tableau indiquant jour par jour le nombre d'heures de travail ou le motif de l'absence du travailleur;
  4° l'article 16, § 1er, 5°, en ce qui concerne les travailleurs rémunérés sous forme de commissions, participations aux bénéfices, à la pièce ou par prestation, à condition qu'il conserve un document reprenant toutes les données nécessaires au calcul de ces prestations, et à condition que, s'agissant d'un représentant de commerce visé à l'article 4 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail, ces données correspondent aux mentions reprises dans les états et documents visés à l'article 97 de la loi du 3 juillet 1978 précitée.
  § 2. L'employeur ne peut invoquer les dispositions du § 1er que s'il tient et conserve une copie du document visé au § 1er, 1° ou le document visé au § 1er, 2°, 3° ou 4°, au même endroit que les comptes individuels, conformément aux dispositions applicables à la tenue et à la conservation des comptes individuels, et s'il tient cette copie ou ce document à la disposition des fonctionnaires et agents chargés de la surveillance de l'exécution du présent arrêté.

  Art. 20. § 1. Pour les travailleurs qui, en tout lieu choisi par eux, oeuvrent à façon des matières premières ou des produits partiellement achevés qu'un ou plusieurs commercants leur ont confiés et qui travaillent seuls ou occupent habituellement quatre travailleurs au maximum, l'employeur ne doit pas inscrire sur le compte individuel les mentions énumérées à l'article 16, § 1er, 5°, a à e et 6°.
  Toutefois, au moment ou il passe commande d'ouvrage avec un travailleur, l'employeur doit inscrire les mentions suivantes sur le compte individuel:
  1° la date à laquelle les matières premières ou produits sont fournis au travailleur;
  2° la quantité et la nature des pièces;
  3° le prix unitaire convenu;
  4° l'indemnité convenue pour les biens qui doivent être fournis par le travailleur;
  5° l'indemnité convenue pour l'utilisation de l'atelier, du matériel ou pour tout autre motif.
  Lors de chaque commande d'ouvrage, l'employeur remet au travailleur une copie des mentions énumérées à l'alinéa 2.
  Au moment ou lui sont remis les produits achevés, l'employeur en mentionne la date dans le compte individuel.
  § 2. L'employeur qui occupe des travailleurs visés au § 1er, ne doit pas inscrire dans le compte individuel les mentions énumérées aux alinéas 2 et 4 du même paragraphe, s'il les inscrit sur un document particulier et à condition:
  1° qu'il inscrive dans ce document, outre les mentions énumérées au § 1er, alinéa 2:
  a. ses nom, prénom et domicile ou la raison sociale et le siège social et, le cas échéant, la dénomination sous laquelle il s'adresse au public;
  b. les nom, prénom et domicile du travailleur;
  2° qu'au moment de chaque commande d'ouvrage, il remette une copie de ce document au travailleur;
  3° qu'il conserve ce document au même endroit que le compte individuel;
  4° qu'il tienne ce document à la disposition des fonctionnaires et agents chargés de la surveillance de l'exécution du présent arrêté.

  Art. 21. (§ 1er. L'employeur doit fournir au travailleur une copie du compte individuel portant les mentions visées aux articles 14 et 15, dans les deux mois après le début de la mise au travail.
  Toute modification aux dispositions visées par l'article 15, 11° ou 15°, doit, dans le mois après la date de la prise d'effet de la modification concernée, être portée à la connaissance du travailleur par écrit.) <AR 2001-10-02/30, art. 2, 007; En vigueur : 01-01-2002>
  (Au sein des entreprises de travail intérimaire, les employeurs sont dispensés, pour le personnel qu'ils occupent en tant que travailleur intérimaire, des obligations visées aux alinéas précédents.) <AR 2003-06-26/43, art. 2, 010 ; En vigueur : 25-10-2002>
  (§ 2.) L'employeur doit fournir au travailleur une copie du compte individuel de l'année écoulée ainsi que le tableau visé à l'article 19, § 1er, 3° avant le 1er mars de l'année suivante. <AR 2001-10-02/30, art. 2, 007; En vigueur : 01-01-2002>
  Lorsque le contrat prend fin dans le courant de l'année, l'employeur doit fournir au travailleur une copie du compte individuel de l'année en cours dans les deux mois qui suivent la fin du trimestre pendant lequel le contrat a pris fin.
  Lorsqu'une rémunération ou toute autre somme est payée au travailleur après la fin du contrat, l'employeur doit fournir une copie du compte relatif à ce paiement dans les deux mois qui suivent.

  (Section 3. - Le contrat d'occupation d'étudiants.) <inséré par AR 1991-06-24/30, art. 3, En vigueur : 1991-06-29>

  Art. 21bis. <inséré par AR 1991-06-24/30, art. 3, 003; En vigueur : 1991-06-29> L'employeur tient le contrat d'occupation d'étudiants des étudiants qu'il occupe au lieu de travail où l'étudiant est occupé.

  Section 4. <Inséreé par AR 2002-11-29/36, art. 2; En vigueur : 01-09-2002> - Le contrat d'occupation de travailleur à domicile.

  Art. 21ter. <Inséré par AR 2002-11-29/36, art. 2, 008; En vigueur : 01-09-2002> L'employeur tient le contrat d'occupation de travailleur à domicile soit :
  1° à l'adresse sous laquelle il est inscrit en Belgique auprès d'un organisme chargé de la perception des cotisations de sécurité sociale;
  2° à son domicile ou au siège social lorsque ceux-ci sont situés en Belgique; à défaut, au domicile belge d'une personne physique qui tient le registre du personnel en tant que mandataire ou préposé de l'employeur.
  L'employeur qui tiendra ou fera tenir le contrat d'occupation de travailleur à domicile au lieu prévu par l'alinéa 1er, 2°, le fait savoir, au préalable, par lettre recommandée à la poste, à l'inspecteur-chef de district de l'inspection des lois sociale du Ministère de l'Emploi et du travail dans le district duquel le contrat d'occupation de travailleur à domicile sera tenu.

  Section 5. <Insérée par AR 2002-11-29/36, art. 2, 008; En vigueur : 01-09-2002> - Convention d'immersion professionnelle.

  Art. 21quater. <Inséré par AR 2002-11-29/36, art. 2, 008; En vigueur : 01-09-2002> L'employeur tient la convention d'immersion professionnelle des stagiaires qu'il occupe au lieu de travail où le stagiaire est occupé.

  SECTION 6. [1 L'accord portant sur l'allocation de mobilité et l'accord portant sur le budget mobilité]1
  ----------
  (1)<Inséré par AR 2019-07-17/01, art. 3, 011; En vigueur : 08-08-2019>
  

  Art. 21quinquies. [1 L'employeur communique une copie de l'accord portant sur l'allocation de mobilité ou une copie de l'accord portant sur le budget mobilité au travailleur avec qui il a conclu un tel accord, au plus tard au moment de l'entrée en vigueur de cet accord. ]1
  ----------
  (1)<Inséré par AR 2019-07-17/01, art. 4, 011; En vigueur : 08-08-2019>
  

  Art. 21sexies.[1 L'employeur tient l'accord portant sur l'allocation de mobilité ou l'accord portant sur le budget mobilité du travailleur avec qui il a conclu un tel accord au lieu de travail où ce travailleur est occupé.]1
  ----------
  (1)<Inséré par AR 2019-07-17/01, art. 5, 011; En vigueur : 08-08-2019>
  

  CHAPITRE III. - LA CONSERVATION DES DOCUMENTS SOCIAUX.

  Art. 22. L'employeur conserve les documents sociaux:
  1° soit à l'adresse sous laquelle il est inscrit en Belgique auprès d'un organisme chargé de la perception des cotisations de sécurité sociale;
  2° soit à son domicile ou au siège social lorsque ceux-ci sont situés en Belgique; à défaut, au domicile belge d'une personne physique qui tient ces documents en tant que mandataire ou préposé de l'employeur.
  L'employeur peut également conserver les comptes individuels au siège du secrétariat social agréé d'employeurs auquel il est affilié.
  L'employeur qui conservera ou fera conserver ces documents en un lieu visé à l'alinéa 1er, 2° ou à l'alinéa 2, le fait connaître, au préalable, par lettre recommandée à la poste, à l'inspecteur-chef de district de l'inspection des lois sociales du Ministère de l'Emploi et du Travail dans le district duquel ces documents seront conservés.

  Art. 23. L'employeur qui n'occupe plus de travailleurs en Belgique, conserve les documents sociaux à son domicile ou au siège social lorsque ceux-ci sont situés en Belgique.
  Lorsque l'employeur visé à l'alinéa 1er n'a pas ou n'a plus de domicile ou de siège social en Belgique, il doit conserver ces documents au domicile belge d'une personne physique qui conserve ces documents en tant que mandataire ou préposé de l'employeur. Dans ce cas l'employeur le fait connaître, au préalable, par lettre recommandee à la poste, au fonctionnaire visé à l'article 22, alinéa 3.

  Art. 24. L'employeur peut conserver les documents sociaux sous toute forme de reproduction, à la condition qu'ils soient bien lisibles et que la forme de reproduction utilisée permette une surveillance efficace.

  Art. 25.<AR 2002-11-29/36, art. 3, 008; En vigueur : 01-09-2002> L'employeur conserve pendant cinq ans (le registre général du personnel et le registre spécial du personnel), les registres spéciaux du personnel, les comptes individuels et leurs annexes, les contrats d'occupation d'étudiants, les contrats d'occupation de travailleurs à domicile [1 , l'accord portant sur l'allocation de mobilité en application de la loi du 30 mars 2018 concernant l'instauration d'une allocation de mobilité, l'accord portant sur le budget mobilité en application de la loi du 17 mars 2019 concernant l'instauration d'un budget mobilité]1 et les conventions d'immersion professionnelles. <AR 2003-02-25/31, art. 8, 009; En vigueur : 01-01-2003>
  ----------
  (1)<AR 2019-07-17/01, art. 6, 011; En vigueur : 08-08-2019>

  CHAPITRE IV. - DISPOSITIONS GENERALES ET FINALES.

  Art. 26. Les documents sociaux prescrits par la loi du 26 janvier 1951 relative à la simplification des documents sociaux dont la tenue est imposée par la législation sociale, modifiée par la loi du 28 mai 1953, sont conservés conformément aux dispositions du présent arrêté.

  Art. 27. Sont abrogés:
  1° l'arrêté royal du 12 novembre 1952 relatif à la simplification des documents dont la tenue est imposée par la législation sociale, modifié par l'arrêté royal du 14 octobre 1953;
  2° l'arrêté royal du 15 juillet 1935 pris en exécution de l'article 29 de la loi du 10 février 1934 portant réglementation du travail à domicile du point de vue des salaires et de l'hygiène.

  Art. 28. L'arrêté royal no 5 du 23 octobre 1978 relatif à la tenue des documents sociaux entre en vigueur le 1er janvier 1981, à l'exception de l'article 4, § 2 qui entrera en vigueur à un date à fixer ultérieurement, et des sections 1 et 3 du chapitre V, ainsi que de l'article 17 qui sont déjà entrés en vigueur.

  Art. 29. Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 1981.

  Art. 30. Notre Ministre de l'Emploi et du Travail et Notre Ministre de la Prévoyance sociale sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Préambule Texte Table des matières Début
   Vu l'arrêté royal n° 5 du 23 octobre 1978 relatif à la tenue des documents sociaux, notamment les articles 4,§ 1er, et 5;
   .....
   Vu l'urgence;
   Sur la proposition de Notre Ministre de l'Emploi et du Travail et de Notre Ministre de la Prévoyance sociale;
   .....
Errata Texte Début

version originale
1981000890
PUBLICATION :
1981-06-10
page : 7447

ERRATA


version originale
1981000922
PUBLICATION :
1981-06-16
page : 7698

ERRATUM


Modification(s) Texte Table des matières Début
version originale
  • ARRETE ROYAL DU 17-07-2019 PUBLIE LE 29-07-2019
    (ART. MODIFIES : 1; 2; 21quinquies; 21sexies; 25)
  • version originale
  • ARRETE ROYAL DU 26-06-2003 PUBLIE LE 28-07-2003
    (ART. MODIFIES : 15; 21)
  • version originale
  • ARRETE ROYAL DU 25-02-2003 PUBLIE LE 05-03-2003
    (ART. MODIFIES : 1; 2; 3; 4-11; 12; 15; 25)
  • version originale
  • ARRETE ROYAL DU 29-11-2002 PUBLIE LE 20-12-2002
    (ART. MODIFIES : 1; 21TER; 25)
  • version originale
  • ARRETE ROYAL DU 02-10-2001 PUBLIE LE 19-10-2001
    (ART. MODIFIES : 15; 21)
  • version originale
  • ARRETE ROYAL DU 01-10-2001 PUBLIE LE 09-10-2001
    (ART. MODIFIES : 3BIS; 8; 10BIS; 11)
  • version originale
  • ARRETE ROYAL DU 31-03-2000 PUBLIE LE 13-04-2000
    (ART. MODIFIES : 8; 11)
  • version originale
  • ARRETE ROYAL DU 08-11-1998 PUBLIE LE 02-12-1998
    (ART. MODIFIE : 11)
  • ARRETE ROYAL DU 12-08-1994 PUBLIE LE 02-09-1994
    (ART. MODIFIE : 11)
  • ARRETE ROYAL DU 24-06-1991 PUBLIE LE 28-06-1991
    (ART. MODIFIES : 1; 2; 21BIS; 25)
  • ARRETE ROYAL DU 20-01-1984 PUBLIE LE 11-02-1984

  • Début Premier mot Dernier mot Modification(s) Préambule
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    Errata Version néerlandaise