J U S T E L     -     Geconsolideerde wetgeving
Einde Eerste woord Laatste woord Wijziging(en)
Inhoudstafel 1 gearchiveerde versie
Handtekening Einde Franstalige versie
 
belgiŽlex . be     -     Kruispuntbank Wetgeving
Raad van State
ELI - Navigatie systeem via een Europese identificatiecode voor wetgeving

Titel
14 JANUARI 2015. - Omzendbrief houdende instructies inzake legalisatie en onderzoek van vreemde documenten
(NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 22-01-2015 en tekstbijwerking tot 20-12-2018)

Bron : BUITENLANDSE ZAKEN, BUITENLANDSE HANDEL EN ONTWIKKELINGSSAMENWERKING
Publicatie : 22-01-2015 nummer :   2015015007 bladzijde : 5483       PDF :   originele versie    
Dossiernummer : 2015-01-14/01
Inwerkingtreding : 22-01-2015

Deze tekst wijzigt de volgende tekst :2006015175       

Inhoudstafel Tekst Begin
Art. M
BIJLAGE.
Art. N

Tekst Inhoudstafel Begin
Artikel M.Deze omzendbrief vervangt de omzendbrief van 14 december 2006 houdende instructies inzake legalisatie.
  
  1. BRONNEN
  1.1. Wettelijke basis.
  - Verdrag tot afschaffing van de vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten, opgemaakt te Den Haag op 5 oktober 1961 en goedgekeurd door de wet van 5 juni 1975;
  - Verdrag betreffende de afschaffing van de legalisatie van akten in de lidstaten van de Europese Gemeenschappen, ondertekend te Brussel op 25 mei 1987 en goedgekeurd door de wet van 27 november 1996;
  - Wet van 16 juli 2004 houdende het Wetboek van internationaal privaatrecht, inzonderheid artikel 30;
  - Wet van 21 december 2013 houdende het Consulair Wetboek;
  - Koninklijk besluit van 23 maart 1857 betreffende de bevoegdheden van de consuls op het gebied van de legalisaties en de betekening van gerechtelijke stukken, gewijzigd bij koninklijke besluit van 5 december 2003;
  - Koninklijk besluit van 12 juli 2006 betreffende de legalisatie van buitenlandse rechterlijke beslissingen of authentieke akten, gewijzigd bij koninklijk besluit van 19 april 2014;
  - Koninklijk besluit van 19 april 2014 tot vaststelling van de datum van inwerkingtreding van de wet van 21 december 2013 houdende het Consulair Wetboek.
  1.2. Parlementaire werkzaamheden.
  - Parlementaire Stukken, Senaat, Toelichting, zitting 2003-2004, nr. 3-27/1.
  - Kamer van volksvertegenwoordigers, zitting 2012-2013, nr. 53-2841/1 tot 53-2841/5 (integraal verslag : 10 oktober 2013)
  - Senaat, zitting 2013-2014, nr. 53-2300/1 tot 53-2300/4 (Handelingen van de Senaat : 21 november 2013).
  
  2. LEGALISATIE
  2.1. Definitie en begrip
  Het artikel 30 van het Wetboek van internationaal privaatrecht, in werking getreden op 1 oktober 2004, bevat een definitie van legalisatie :
  " Art. 30. Legalisatie.
  ß 1. Een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte moet worden gelegaliseerd om in BelgiŽ geheel of bij uittreksel, in origineel of bij afschrift, te worden voorgelegd. De legalisatie bevestigt slechts de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of de stempel op het stuk.
  ß 2. De legalisatie wordt gedaan :
  1į door een Belgische diplomatieke of consulaire ambtenaar die geaccrediteerd is in de Staat waar de beslissing is gewezen of de akte is opgesteld;
  2į bij gebreke hiervan, door een diplomatieke of consulaire ambtenaar van de buitenlandse Staat die de belangen van BelgiŽ in die Staat behartigt;
  3į bij gebreke hiervan, door de Minister van Buitenlandse Zaken.
  ß 3. De Koning bepaalt de nadere regels van de legalisatie. "
  Voor een goed begrip van deze wettelijke bepaling wordt eveneens het gedeelte betreffende artikel 30 uit de memorie van toelichting bij het Wetboek van internationaal privaatrecht toegevoegd :
  " Volgens de huidige praktijk worden de stukken gelegaliseerd wanneer geen verdrag is gesloten met de Staat waar de beslissing is geveld of de akte werd opgesteld. Deze handelswijze berust evenwel niet op een wetsbepaling met algemene draagwijdte. Het Wetboek wil die leemte aanvullen. De vereiste te legaliseren wordt slechts gesteld bij gebreke aan enige andersluidende bepaling in een internationaal verdrag.
  Met het oog op legalisatie moeten de identiteit en de bevoegdheid van de buitenlandse autoriteit worden onderzocht, alsook de vertegenwoordigingsbevoegdheid en de rechtmatigheid van de opdracht van de persoon die de legalisatie verricht. De vereisten inzake vertaling die gelden in administratieve en gerechtelijke materies, worden ook gesteld met betrekking tot de overlegging van bedoelde stukken.
  De controle is beperkt tot een formele verificatie, waarvan de inhoud in ß 1, tweede lid, wordt geformuleerd naar het voorbeeld van artikel 2 van het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten. BelgiŽ heeft dit verdrag geratificeerd. Een dergelijke controle verschilt van een verificatie inzake de erkenning van de beslissing of betreffende de geldigheid van de akte ten opzichte van het normaal toepasselijk recht, wat wordt beheerst door de andere relevante bepalingen in het Wetboek. "
  De legalisatie bevestigt, volgens de van kracht zijnde internationale en Belgische wetgeving, de echtheid van de handtekening en de hoedanigheid waarin de ondertekenaar heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van de stempel of het zegel waarmee het document is bekleed. In de praktijk wordt door het consulair posthoofd of de Minister van Buitenlandse Zaken de handtekening van de laatste legaliserende ambtenaar gelegaliseerd, dus niet de handtekening van degene die het document afgaf. Deze praktijk, die internationaal gekend en aanvaard is, wordt ook omschreven met de term "legalisatie in cascade" : elke handtekening wordt gelegaliseerd door degene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening kent, meestal omdat hij over een specimen beschikt.
  Het is echter uitzonderlijk mogelijk de handtekening van de ambtenaar die het document afgaf direct te legaliseren om op die manier de inspanningen en kosten voor de aanvrager te beperken. Dit kan enkel als de handtekening van de ambtenaar die het document afgaf gekend is bij de consulaire ambtenaar of de Minister van Buitenlandse Zaken (onder de vorm van een specimen) of wanneer de controle direct kan gebeuren.
  Het is van belang om met zekerheid vast te stellen dat de handtekening en de stempel/het zegel authentiek zijn. Hiervoor wendt het consulair posthoofd of de Minister van Buitenlandse Zaken de gebruikelijke controlemiddelen aan : het specimen waarover hij al beschikt of dat hij ad hoc opvraagt. Er mag geen twijfel blijven bestaan aangaande de authenticiteit van de handtekening of van de stempel/het zegel.
  2.2. Doel van de legalisatieprocedure
  De legalisatie is een controle aangaande de oorsprong van een document. Het is een goed instrument om fraude te bestrijden, door na te gaan of een document wel degelijk door de bevoegde overheid met de vereiste hoedanigheid is afgegeven. Legalisatie is echter ook en wellicht in de eerste plaats een dienst die door de ambtenaren en de Minister van Buitenlandse Zaken wordt verleend. Door deze dienst wordt aan vreemde documenten bewijskracht verleend in BelgiŽ of in het buitenland en dit door de authenticiteit vast te stellen van de handtekening en de stempel/het zegel. Dit optreden vormt een onderdeel van de consulaire dienstverlening ten voordele van Belgische burgers en van andere personen en vennootschappen.
  2.3. Bevoegdheid
  2.3.1. Bevoegdheid van de consulaire posten.
  Overeenkomstig artikel 33 van het Consulair Wetboek, van kracht sinds 15 juni 2014, is het hoofd van een beroepsconsulaire post bevoegd om buitenlandse gerechtelijke beslissingen of authentieke akten te legaliseren overeenkomstig het artikel 30 van het Wetboek van internationaal privaatrecht. Het gaat in dit geval om het hoofd van de Belgische beroepsconsulaire post aangesteld in het consulaire ressort waar de gerechtelijke beslissing/authentieke akte genomen/opgesteld werd.
  In tegenstelling met de regeling van toepassing vůůr 15 juni 2014, bepaalt het Consulair Wetboek dat het hoofd van een ereconsulaire post deze bevoegdheden alleen kan uitoefenen indien hij daartoe door de Minister van Buitenlandse Zaken gemachtigd werd.
  Aangezien de legalisatie onder de consulaire werkzaamheden is opgenomen in het Consulair Wetboek, kan uit artikel 4 van het Consulair Wetboek worden afgeleid dat in geval van afwezigheid of verhindering van het beroepsconsulaire posthoofd, deze van rechtswege wordt vervangen door de consulaire ambtenaar van de hoogste klasse bij deze post.
  Overeenkomstig artikel 30, ß 2, 2į, Wetboek IPR kan, in geval van totale afwezigheid van een consulaire ambtenaar bevoegd voor legalisatie in een Belgische consulaire post, de legalisatie worden gedaan door een diplomatiek of consulaire agent van een buitenlandse Staat die de belangen van BelgiŽ in deze Staat vertegenwoordigt. De beroepspost kan hiervoor een overeenkomst sluiten met een andere vertegenwoordiging van de Europese Unie die aanvaardt tijdelijk de documenten bestemd voor BelgiŽ te legaliseren. De legalisaties zullen dan gebeuren naar de vorm en mits de betaling van de kosten die gebruikelijk zijn voor de vertegenwoordiging die tijdelijk de legalisatie voor BelgiŽ overneemt.
  2.3.2. Bevoegdheid van de Minister van Buitenlandse Zaken.
  De Minister van Buitenlandse Zaken is bevoegd voor de legalisatie van Belgische documenten die in het buitenland gebruikt zullen worden alsmede voor de legalisatie van de documenten afgegeven door de buitenlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordigingen in BelgiŽ (de Belgische consulaire posten in het buitenland mogen geen documenten afgegeven in BelgiŽ en bestemd voor het buitenland legaliseren).
  Een dienst Legalisatie is daarvoor opgericht op de Directie-generaal Consulaire Zaken van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Bovendien kan de Minister ook buitenlandse documenten legaliseren, maar het is een subsidiaire bevoegdheid : de Minister kan legaliseren indien de onder punt 2.3.1 genoemde ambtenaren niet kunnen optreden (artikel 30, ß 2, Wetboek IPR).
  2.4. Welke documenten mogen gelegaliseerd worden?
  2.4.1. [1 ...]1 documenten die gelegaliseerd mogen worden door consulaire posten
  - Documenten afgegeven door de buitenlandse overheid :
  Het consulair posthoofd mag alle documenten legaliseren die zijn afgegeven door de overheden van zijn consulair ressort : afschriften of uittreksels van akten van de burgerlijke stand, notariŽle akten, nationaliteitsattesten, attesten aangaande de burgerlijke stand, verblijfsattesten, verklaringen van gezinssamenstelling, vonnissen, ... enz.
  Af en toe wordt ook verzocht om andere verklaringen van de lokale overheid te legaliseren zoals douanepapieren of attesten van uitvoer of van invoer. Hiervoor gelden steeds dezelfde regels : legalisatie indien het document aan de wettelijke voorwaarden hiervoor voldoet.
  - Documenten ondertekend door een privťpersoon :
  Deze documenten kunnen gelegaliseerd worden, op voorwaarde dat de persoon die het document heeft ondertekend zich persoonlijk aanbiedt. Het consulair posthoofd controleert de identiteit van de ondertekenaar en de handtekening.
  - Vertalingen :
  Wanneer een door een buitenlandse autoriteit afgegeven document aangeboden wordt samen met een vertaling in ťťn van onze landstalen dient het consulair posthoofd of de Minister van Buitenlandse Zaken zowel het origineel als de vertaling te legaliseren. Hij legaliseert de handtekening van de bevoegde ambtenaar op het origineel en de handtekening van de vertaler op de vertaling en hecht beide documenten samen met een omgeslagen bovenhoek waarop de zegel van de consulaire post of de zegel van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking wordt aangebracht, zodanig dat het onmogelijk is beide documenten te scheiden zonder dat dit zichtbaar is.
  Voor de vertaling van verstotingakten hebben de consulaire posten die hiermee te maken hebben ad hoc instructies gekregen vanwege de Directie-generaal Consulaire Zaken van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking betreffende de opmerking die aangebracht moet worden wanneer het gaat om een procedure van ontbinding van het huwelijk gebaseerd op eenzijdige wil van ťťn van de echtgenoten.
  - Voor eensluidend verklaarde afschriften :
  Voor eensluidend verklaarde afschriften/uittreksels mogen slechts afgegeven worden door de vreemde autoriteiten die het origineel afgegeven hebben. Deze afschriften mogen daarna gelegaliseerd worden volgens de procedure die van kracht is in dit land.
  De Belgische consulaire posten zijn evenmin bevoegd om uittreksels of voor eensluidende verklaarde kopieŽn van door andere Belgische overheden afgegeven documenten uit te reiken. [1 De Belgische consulaire posten kunnen eensluidend verklaarde kopieŽn van de datapagina van Belgische paspoorten en reisdocumenten maken en er volgende vermelding aan toevoegen "dit voor eensluidend verklaard afschrift geldt niet als reisdocument".
   Deze afschriften mogen daarna gelegaliseerd worden volgens de procedure van kracht in dit land.
   De afgifte van Belgische paspoorten en reisdocumenten behoort immers tot de bevoegdheid van de Minister van Buitenlandse Zaken.
   De regel dat van geen enkel ander document afgegeven door enige andere Belgische overheid, een afschrift of een uittreksel mag gemaakt worden door de Belgische consulaire post in het buitenland blijft dus uiteraard gelden.
   Aldus is het consulair posthoofd niet bevoegd om een voor eensluidend verklaard afschrift van een Belgische identiteitskaart af te geven. Er kan, indien nodig, een consulair attest van bezit van een Belgisch identiteitsdocument worden afgegeven. Dit attest vermeldt dat aan betreffende persoon een identiteitsdocument is afgegeven, met aanduiding van het nummer, de plaats en datum van afgifte, en de geldigheidsduur ervan.
   Indien dit attest moet voorgelegd worden aan een vreemde overheid kan de handtekening van het consulair posthoofd daarna worden gelegaliseerd volgens de procedure van kracht in dat land.]1
  Wanneer de documenten voor de behandeling van een dossier door de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking of de consulaire posten moeten dienen en de originele documenten aan de aanvrager teruggeven moeten worden, worden gewone fotokopieŽn, en geen voor eensluidend verklaarde kopieŽn, van de gelegaliseerde originele documenten in het dossier bewaard of naar de Dienst Vreemdelingenzaken gestuurd voor de visumaanvragen.
  Diploma's :
  Het consulair posthoofd mag geen voor eensluidend verklaarde kopie maken van diploma's die hem soms voorgelegd worden door buitenlandse studenten voor gebruik in BelgiŽ. Een voor eensluidend verklaarde kopie mag slechts afgegeven worden door de autoriteit die het origineel afgaf. Deze voor eensluidend verklaarde kopie mag dan gelegaliseerd worden volgens de procedure die in dat land gebruikelijk is.
  2.4.2. Belgische documenten of documenten afgegeven in BelgiŽ die gelegaliseerd mogen worden
  - Publieke akten : afschriften of uittreksels van akten van de burgerlijke stand, vonnissen die geveld werden in BelgiŽ, notariŽle akten, enzovoort.
  - Administratieve documenten : getuigschriften afgeleverd door de federale, regionale, communautaire, provinciale en gemeentelijke autoriteiten, sanitaire getuigschriften of getuigschriften van herkomst voor goederen, douaneattesten, diploma's, enzovoort.
  - Eensluidende kopieŽn van Belgische documenten die door de bevoegde Belgische autoriteit afgegeven werden.
  - BeŽdigde vertalingen opgesteld door een beŽdigd vertaler in BelgiŽ.
  - Onderhandse documenten voorzien van de handtekening van een Belgische autoriteit (notaris of gemeente), onderhandse documenten getekend door een Belg die geen verblijfplaats meer heeft in BelgiŽ, enzovoort.
  - Certificaten afgegeven door de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid.
  - Akten en getuigschriften afgegeven door de buitenlandse diplomatieke en consulaire vertegenwoordigingen in BelgiŽ.
  [1 ...]1
  [1 - een eensluidend verklaarde kopie van de datapagina van een Belgisch paspoort of reisdocument gemaakt door de gemeente of door een Belgische notaris en waarop de volgende vermelding is aangebracht "dit voor eensluidend verklaard afschrift geldt niet als reisdocument" kan door het Ministerie van Buitenlandse Zaken worden gelegaliseerd."
   - een attest afgegeven door de Belgische gemeente of een Belgische notaris waarin de gegevens van een Belgische identiteitskaart zijn opgenomen, kan door het Ministerie van Buitenlandse Zaken worden gelegaliseerd.
   - een eensluidend verklaard afschrift of uittreksel uit een vreemd reis- of identiteitsdocument gemaakt door de vertegenwoordiging van het betrokken land kan door het Ministerie van Buitenlandse Zaken worden gelegaliseerd.]1
  2.5. Legalisatieformule aangebracht op alle documenten
  Het model van de legalisatieformule bestaat in de drie landstalen. Het is door het Koninklijk besluit van 12 juli 2006 betreffende de legalisatie van buitenlandse rechterlijke beslissingen of authentieke akten vastgelegd en gewijzigd door het Koninklijk besluit van 19 april 2014.
  De volgende tekst is opgenomen in de legalisatieformule : "Deze legalisatie waarborgt niet de authenticiteit van de inhoud van het document". Hiermee wordt vermeden dat de autoriteit die een gelegaliseerd document ontvangt er verkeerdelijk zou van uitgaan dat ook de inhoud werd nagekeken, en dat het document voor waar en echt wordt aangenomen louter op basis van het feit dat het gelegaliseerd is.
  De legalisatiegegevens - met de vermelding van de persoon wiens handtekening wordt gelegaliseerd, de naam van de post en de datum - zijn afgedrukt op een speciaal zelfklevend etiket (sticker).
  Dit etiket wordt op het te legaliseren document gekleefd, vervolgens ondertekend door het consulair posthoofd die zijn exacte naam vermeldt (of zijn stempel) en het zegel van de post aanbrengt gedeeltelijk op de sticker en gedeeltelijk op het gelegaliseerde document.
  Is er uitzonderlijk geen plaats op het buitenlands document om de legalisatiesticker aan te brengen, dan kan men de legalisatiesticker op een bijgevoegd blad kleven, dat aan het buitenlands document wordt vastgemaakt, door het zegel van de post gedeeltelijk op het buitenlands document zelf en gedeeltelijk op het bijgevoegd blad te plaatsen.
  2.6. Controle van de legalisatie
  Samen met de legalisatiegegevens wordt een uniek controlecijfer van 16 cijfers afgedrukt, die de veiligheid van de legalisatie waarborgt.
  Een Belgische autoriteit (gemeente, notaris...) die een document op deze wijze gelegaliseerd ontvangt, kan op een website via het intikken van het controlecijfer de gegevens van de legalisatie nakijken. Na het invoeren van het controlecijfer verschijnt de naam van de post en de datum waarop het document werd gelegaliseerd.
  Er zijn twee mogelijke resultaten : ofwel meldt de website dat het om een onbestaand nummer gaat (de legalisatie is een vervalsing of er werd een fout ingetikt op de website), ofwel meldt de website dat het document werd afgegeven op datum X in post Y. dat kan vergeleken worden met de vermeldingen op het document zelf.
  Deze informatie is eenvoudig toegankelijk via internet, en vereist geen enkele bijzondere apparatuur noch een programma.
  De naam van de website : http://Legalweb.diplomatie.be
  2.7. Weigering legalisatie
  2.7.1. Weigeringsgronden.
  Een legalisatie kan geweigerd worden in volgende gevallen :
  - de handtekening is niet die van de bevoegde ambtenaar (b.v. na nazicht van het specimen);
  - de ondertekenende ambtenaar is niet bevoegd (bv een ambtenaar van een andere gemeente of provincie dan die waar het document werd opgesteld);
  - het zegel of de stempel is vals of vervalst, of ongewoon.
  Indien de aanvrager een document voorlegt in een vreemde taal die voor het consulair posthoofd of de Minister van Buitenlandse Zaken onverstaanbaar is, kan deze de persoon die het document voorlegt, uitnodigen een officiŽle vertaling in een begrijpbare taal te voorzien alvorens het document te legaliseren. Als dergelijke vertaling niet wordt ingediend, moet hij de legalisatie weigeren.
  Een legalisatie kan ook geweigerd worden als het ingediende document strijdig met de Belgische openbare orde wordt beoordeeld.
  In andere gevallen legaliseert het consulair posthoofd of de Minister van Buitenlandse Zaken het voorgelegde document.
  Het doel van het document waarvan de legalisatie wordt gevraagd, mag en moet niet in overweging worden genomen.
  De legalisatie moet niet door de betrokkene persoonlijk aangevraagd worden, behalve voor documenten ondertekend door een privťpersoon (zie 2.4.1 Onderhandse documenten).
  2.7.2. Betekening van weigering.
  Indien het consulair posthoofd of de Minister van Buitenlandse Zaken vaststelt dat niet aan de voorwaarden is voldaan om een document te legaliseren, deelt hij zijn gemotiveerde beslissing mee aan de aanvrager, per brief aangetekend met ontvangstbewijs.
  2.8. Prima facie problemen met een buitenlandse rechterlijke beslissing of een buitenlandse authentieke akte : opmerking aanbrengen na legalisatie
  In sommige gevallen kan het consulair posthoofd of de Minister van Buitenlandse Zaken vaststellen dat er een materiŽle vergissing is in een buitenlandse rechterlijke beslissing of een buitenlandse authentieke akte, ook al is deze afgegeven door een bevoegde ambtenaar en zijn alle voorwaarden voor legalisatie vervuld.
  Zo kan de vorm correct zijn, maar kan er in de buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte een schrijf- of spellingsfout staan.
  In dit geval vermeldt het consulair posthoofd of de Minister van Buitenlandse Zaken bondig maar duidelijk wat het probleem is met het voorgelegde buitenlandse document zodat de Belgische overheid die het document ontvangt het probleem snel kan begrijpen en oordelen of dit van aard is een onderzoek (zie punt 3.) of een weigering tot erkenning van de buitenlandse gerechtelijk beslissing of de buitenlandse authentiek akte te verantwoorden.
  De opmerking moet een materiŽle fout in de buitenlandse gerechtelijke beslissing of de buitenlandse authentieke akte betreffen (overeenkomstig de elementen in bezit van het consulair posthoofd of de Minister van Buitenlandse Zaken). De opmerking wordt toegevoegd op een aangehecht blad en vermeldt de volledige tekst van de bemerkingen op dat afzonderlijk blad dat vastgehecht wordt aan de gelegaliseerde buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte, waarbij het zegel van de consulaire post of het zegel van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking gedeeltelijk op de buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte en gedeeltelijk op het aangehecht blad is aangebracht.
  
  3. ONDERZOEK VAN DE VREEMDE DOCUMENTEN
  3.1. Inleiding
  Het blindelings aanvaarden van buitenlandse rechtelijke beslissingen en buitenlandse authentieke akten, slechts op basis van een controle van de hoedanigheid van de ondertekenaar, dient niet het belang van ons land op het vlak van fraudebestrijding en strijd tegen illegale immigratie in het kader van de Belgische wetgeving en de internationale verplichtingen van BelgiŽ.
  Het feit dat een buitenlandse rechtelijke beslissing of buitenlandse authentieke akte is gelegaliseerd, betekent niet dat deze aanvaard moet worden in ons land. Het is wel een noodzakelijke voorwaarde, maar geen voldoende voorwaarde.
  Het Koninklijk besluit van 12 juli 2006 met betrekking tot de legalisatie van buitenlandse rechtelijke beslissingen of buitenlandse authentieke akten, voorzag de mogelijkheid voor de Belgische overheid die een gelegaliseerd document ontvangt, een onderzoek aan te vragen bij onze posten in het buitenland betreffende de geldigheid van het document of de echtheid van de gegeven feiten.
  Evenwel, was de aanrekening van de eventuele kosten verbonden aan een, aan de post gevraagd, onderzoek van een gelegaliseerd document aan de persoon die het gelegaliseerd document voorlegde niet mogelijk bij gebrek aan wettelijke basis in de Belgische wetgeving. Het gevolg hiervan was dat een onderzoek kosteloos moest gebeuren of indien de post kosten moest maken om het onderzoek in naam van de Belgische overheid uit te voeren, dit onderzoek alleen maar kon doorgaan op voorwaarde dat de betrokken Belgisch overheid zelf die kosten droeg.
  Sedert 15 juni 2014 reikt het Consulair Wetboek, in artikel 34, de wettelijke basis aan om de echtheid, conformiteit aan de lokale wetgeving of inhoudelijke authenticiteit van een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte te onderzoeken.
  Wie het onderzoek mag doen en wie de kosten ervan moet dragen zijn ook bepaald. De wet voorziet ook dat het resultaat van het onderzoek op de akte wordt vermeld.
  3.2. Wanneer kan een onderzoek gevraagd worden ?
  Het onderzoek mag gevraagd worden in geval van ernstige twijfel betreffende :
  - de echtheid van een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte;
  - de conformiteit van een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte aan de lokale wetgeving;
  - de inhoudelijke authenticiteit van een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte.
  Het gaat hier over een onderzoek naar de grondvoorwaarden, onafhankelijk van het onderzoek naar de "vorm" eigen aan de legalisatie. Daarom kan het onderzoek plaats hebben vůůr of na de legalisatie, van een geapostilleerd document of een document vrijgesteld van legalisatie, en kan gebeuren ongeacht een voorafgaande prima facie bemerking aan de legalisatie toegevoegd.
  3.3. Wie kan een onderzoek vragen ?
  Elke Belgische overheid waaraan een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte wordt voorgelegd kan een onderzoek vragen in geval van ernstige twijfel betreffende de echtheid, de conformiteit aan lokale wetgeving en de inhoudelijke authenticiteit van het document.
  Deze overheid kan zijn een ambtenaar van de burgerlijke stand, de Dienst voor Vreemdelingenzaken, de Dienst Naturalisatie van de Kamer van Volksvertegenwoordigers, de FOD Justitie, een procureur des Konings... enz. die een gelegaliseerde, geapostilleerde of van legalisatie vrijgestelde buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte als stavingstuk of bewijsstuk vereist voor een aanvraag waarvoor hij krachtens de wet bevoegd, ontvangt.
  Het consulair posthoofd kan op eigen initiatief een onderzoek voeren wanneer een buitenlandse rechterlijke beslissing of een buitenlandse authentieke akte, onafhankelijk van zijn gebruik en in het consulair ressort opgemaakt, ter legalisatie wordt voorgelegd.
  In dit geval gebeurt het onderzoek vůůr de legalisatie, die in afwachting van het resultaat wordt opgeschort.
  Het consulair posthoofd kan eveneens een onderzoek vragen van een gelegaliseerde, geapostilleerde of van legalisatie vrijgestelde buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte, als stavingstuk of bewijsstuk vereist voor een vraag waarvoor hij krachtens de wet bevoegd is, bv. voor de ondertekening van een akte van burgerlijke stand.
  3.4. Wie doet het onderzoek ?
  Het onderzoek wordt gevoerd onder leiding van de consulaire beroepspost in wiens consulair ressort het ter onderzoek voorgelegd buitenlands document werd opgesteld.
  Het onderzoek gebeurt door :
  1) de consulaire beroepspost zelf;
  2) via de diensten van een consulaire beroepspost van een lidstaat van de Europese Unie;
  3) via een daartoe door de consulaire beroepspost aangestelde persoon die de nodige expertise bezit.
  Hierbij kunnen zowel de bevoegde lokale overheden, de bevoegde centrale overheden als de personen die bij de in de akte beschreven gebeurtenis aanwezig waren, worden ondervraagd.
  3.5. Waar wordt het resultaat van het onderzoek vermeld ?
  Het Consulair Wetboek voorziet dat het resultaat van het onderzoek op de akte wordt vermeld. In praktijk, wordt het resultaat van het onderzoek vermeld op een bijgevoegd blad dat aan de buitenlandse rechterlijke beslissing of buitenlandse authentieke akte vastgehecht wordt met aanbrenging van het zegel van de consulaire post, gedeeltelijk op het buitenlandse document en gedeeltelijk op het aangehechte blad.
  3.6. Wie betaalt de kosten van het onderzoek ?
  Voor ieder onderzoek wordt een vastgelegd bedrag van € 50 per document betaald. Dit bedrag dekt niet de kosten van de legalisatie.
  Het bedrag wordt betaald door de persoon of de personen op wie het document betrekking heeft of diegene die het document voor onderzoek voorlegt (deze verhaalt het bedrag eventueel terug op de betrokken persoon).
  Indien het onderzoek uitwijst dat het document vals is, niet conform aan de lokale wetgeving of inhoudelijk niet authentiek is, vallen de kosten van het onderzoek ten laste van de persoon of de personen op wie het document betrekking heeft of ten laste van diegene die het document voor onderzoek voorlegt. Dit houdt in dat het vastgelegde bedrag niet terugbetaald wordt.
  In het tegenovergestelde geval, m.a.w. indien uit het onderzoek blijkt dat het document zowel materieel als inhoudelijk authentiek is en conform aan de lokale wetgeving, vallen de kosten van het onderzoek ten laste van het Belgische Staat. Het vastgelegd bedrag wordt bijgevolg terugbetaald.
  3.7. Welke procedure moet een Belgische overheid volgen om een onderzoek te vragen voor een voorgelegd vreemd document ?
  * Elke Belgische overheid die een buitenlandse gelegaliseerde/ geapostilleerde of van legalisatie vrijgestelde rechtelijke beslissing of authentieke akte ontvangt, kan een onderzoek betreffende die beslissing of akte schriftelijk aanvragen bij de dienst C3.5 - Legalisatie en Bestrijding van documentaire fraude - FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, Karmelietenstraat 15, te 1000 Brussels.
  * Daarvoor vult de Belgische overheid het als bijlage aan deze omzendbrief gehecht formulier Aanvraag van onderzoek van een buitenlands document in en stuurt het naar hierboven vermelde dienst met het origineel document en het bewijs van betaling van het bedrag van 50 € voor het onderzoek. De elementen die een onderzoek vereisen moeten duidelijk worden vermeld. B.v. : "gelieve een onderzoek te willen uitvoeren om te bepalen of de geboortedatum van de betrokken persoon xx/xx/xxxx of yy/yy/yyyy is" of "rekening houdend met het feit dat in document x betrokkene als ongehuwd is vermeld en document y die persoon als gehuwd vermeldt, gelieve een onderzoek te willen uitvoeren om na te gaan wat de burgerlijke stand van betrokken persoon is".
  * De Belgische overheid stort gelijktijdig het vastgelegde bedrag van € 50 per document (of verzoekt de persoon op wie het document betrekking heeft de betaling te verrichten) op de bankrekening vermeld op het formulier Aanvraag van onderzoek van een buitenlands document.
  De FOD Buitenlandse Zaken behoudt zich tevens het recht voor een storting op basis van een kostenraming te vragen.
  * Het volledig dossier wordt door de FOD Buitenlandse Zaken overgemaakt aan de consulaire beroepspost in wiens consulair ressort het buitenlands document werd afgegeven. De consulaire post voert het onderzoek of laat het onderzoek uitvoeren afhankelijk van de plaatselijke omstandigheden en vermeldt het resultaat van het onderzoek op een blad aan het document vastgehecht.
  * De FOD Buitenlandse Zaken maakt vervolgens het buitenlands document, waaraan het resultaat van het onderzoek is vastgehecht, over aan de verzoekende Belgische overheid. Het gestorte bedrag van € 50 wordt eventueel terugbetaald afhankelijk van het resultaat van het onderzoek (zie punt 3.6.).
  De FOD Buitenlandse Zaken kan zich niet uitspreken over de duur van de procedure.
  ----------
  (1)<MO 2018-11-29/13, art. M, 002; Inwerkingtreding : 20-12-2018>

  BIJLAGE.

  Art. N. Aanvraag van onderzoek van een buitenlands document
  (Formulier niet opgenomen om technische redenen, zie B.St. van 22-01-2015, p. 5493-5494)

Handtekening Tekst Inhoudstafel Begin
   Brussel, 14 januari 2015.
De Minister van Buitenlandse Zaken,
D. REYNDERS

Wijziging(en) Tekst Inhoudstafel Begin
originele versie
  • MINISTERIELE OMZENDBRIEF VAN 29-11-2018 GEPUBL. OP 20-12-2018
    (GEWIJZIGD ART. : M)

  • Begin Eerste woord Laatste woord Wijziging(en)
    Inhoudstafel 1 gearchiveerde versie
    Franstalige versie