Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning

3 JULI 2023. - Omzendbrief nr. 718. - Aanbevelingen voor de organisatie van de eedaflegging

Aan de diensten die behoren tot het federaal administratief openbaar ambt zoals bepaald in artikel 1 van de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken.
Geachte collega's,
Geachte mevrouw,
Geachte heer,
1. Inleiding
De eedaflegging is een belangrijk en plechtig moment dat het begin vormt van een loopbaan als rijksambtenaar. De eedaflegging bevestigt het bijzondere karakter van de verbintenis die de ambtenaar aangaat jegens de federale overheid en de Belgische samenleving.
De eedaflegging is tevens een moment om het belang te benadrukken dat men in de federale overheid hecht aan integriteit. Wanneer de federale personeelsleden zich integer gedragen, verhoogt dit het vertrouwen van de burger in de overheid.
Deze omzendbrief wil het belang van de eedaflegging beklemtonen en wil aanbevelingen formuleren over de organisatie van dit plechtige moment.
Hij heeft als doel artikelen 45 tot 48 van het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het Rijkspersoneel en artikelen 2 en 3 van het decreet van 20 juli 1831 betreffende de eedaflegging bij de aanvang der grondwettelijke vertegenwoordigende monarchie toe te lichten.
2. De eedaflegging
Het is belangrijk dat er bijzondere aandacht uitgaat naar de organisatie van de eedaflegging om de plechtigheid van een dergelijke ceremonie te benadrukken.
Bovendien draagt dit evenement bij tot het tot stand brengen van een korpsgeest onder eenzelfde lichting van personeelsleden, en geeft het de mogelijkheid om contacten te leggen en netwerken te creëren.
Het is daarom aanbevolen om de eedaflegging bijvoorbeeld gepaard te doen gaan met:
1° een receptie;
2° een officieel document in verband met de beslissing tot benoeming, met de vermelding van de datum van de eedaflegging waaraan het deontologisch kader wordt gehecht;
3° een foto van het personeelslid met de bevoegde minister of met de hoogste leidinggevende, en een groepsfoto van de deelnemers aan de ceremonie;
4° de mogelijkheid voor het personeelslid om er zijn familie en vrienden voor uit te nodigen.
De aanwezigheid op de ceremonie van de bevoegde minister en/of van de hoogste leidinggevende en het voltallige directiecomité van de betrokken federale overheidsorganisatie is zeer aan te bevelen, omdat dat blijk geeft van het plechtige karakter van het evenement.
Wat betreft de federale overheidsorganisaties waar een beperkt aantal ambtenaren de eed afleggen, kan de ceremonie worden georganiseerd in samenwerking met een andere federale overheidsorganisatie, waarbij er rekening wordt gehouden met de specifieke kenmerken van elke organisatie. De bedoeling is dat de ceremonie een voldoende groot aantal personeelsleden bijeenbrengt, zodat het belang van het evenement kan worden benadrukt.
3. Benadrukken van de fundamenten van de federale integriteit
Om te herinneren aan de bestaansreden van de eedaflegging en de verbintenissen die tijdens de eedaflegging worden aangegaan, is het aangewezen dat er tijdens de ceremonie aandacht wordt gegeven aan onder andere het deontologisch kader, de waarden van het federaal openbaar ambt, de basisconcepten van overheidsopdrachten, de werking van de democratie en de samenwerking tussen de overheid en de politiek.
De federale overheidsorganisaties kunnen zich hierbij voor ondersteuning tot de FOD BOSA richten.
4. Herinneren aan de verbintenis die bij de eedaflegging wordt aangegaan
Om een symboliek te creëren rond elke lichting personeelsleden die in hetzelfde jaar de eed afleggen, is het aan te raden om een evenement te organiseren dat deze personeelsleden om de vijf tot tien jaar terug bijeenbrengt.
Dit evenement biedt de gelegenheid om te herinneren aan de verbintenissen die de ambtenaar als gevolg van zijn eedaflegging moet nakomen. Deze herinnering bevat tevens de informatie over het deontologische kader en de fundamentele waarden van het federaal openbaar ambt.
Ook sommige sleutelmomenten tijdens de loopbaan van het personeelslid, bijvoorbeeld een bevordering, zijn bijzondere momenten om de verbintenissen die aan de functie verbonden zijn in herinnering te brengen.
5. De contractuelen op het evenement uitnodigen
Het is aanbevolen de contractuelen die in dienst werden genomen sinds de laatste eedaflegging op de ceremonie bedoeld in punt 2 uit te nodigen. Dit draagt bij tot een gemeenschappelijke basis van waarden en betrokkenheid bij de lichting die de eed aflegt.
Op deze wijze geeft men ook de contractuelen de kans om lessen te trekken uit de in punt 3 bedoelde boodschappen bij de eedaflegging, aangezien ook zij er mee voor helpen te zorgen dat het federaal openbaar ambt naar behoren functioneert.
Het is ook aanbevolen de contractuelen uit te nodigen voor de in punt 4 bedoelde evenementen.
De Minister van Ambtenarenzaken,
P. DE SUTTER